как сделать выпадающее меню в ячейке excel

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться.

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

Источник

Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Добавим в таблицу новое значение «елка».

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Теперь удалим значение «береза».

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Private Sub Worksheet_Change( ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range( «C2:C5» )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & «,» & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Источник

Связанные выпадающие списки в Excel

Выпадающий список в Excel (или раскрывающийся список) — это список в ячейке Excel, из которого можно выбрать одно из нескольких заранее заданных значений. Это удобно для быстрого и правильного заполнения данных: не вбивать руками, а просто выбрать. Тут же можно настроить контроль, чтобы пользователи не могли вносить значения, не предусмотренные в списке.

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Создание выпадающего списка

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Источником данных может быть:

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

В этом способе используется всего одна простая формула — ДВССЫЛ (правда, непривычная обычным пользователям) и форматированная smart-таблица Excel (иногда их еще называют «умные» таблицы). Зато вы получите взаимозависимые списки и будете пользоваться ими по принципу «сделал и забыл». Не нужно будет переживать о том, что «слетит» диапазон и переделывать всю архитектуру данных. Просто один раз сделаете и будете пользоваться.

Справка:

Форматированная («умная») таблица Excel

Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ( B1 ) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ( « А1 » ).

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ( B1 & C1 ) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ( B1 & C1 ) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Таблица «Источник» создана. Теперь можно обращаться к таблице и её элементам по имени. Например, название заголовка таблицы будет выглядеть так: = Источник[#Заголовки]

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Столбец таблицы: = Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Форматированная таблица «статьи» создана.

Шаг 2. Создайте две сводные таблицы – одну с названиями групп, вторую — со статьями.

Для чего используем сводные таблицы? Во-первых, чтобы вручную не создавать перечень групп, а во-вторых, как уже упоминали выше, чтобы вручную не сортировать справочники статей (что иногда забывают сделать пользователи, а это важно, иначе формула СМЕЩ «срабатывает» с ошибкой). «Ручную» работу сделает вместо нас кнопка «Обновить» в меню Данные — нажимаем ее каждый раз после появления новых статей.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Пояснения к формуле:

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.

Пояснения к формуле:

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Шаг 4. Создайте выпадающие списки.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи

Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.

Источник

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Сообщение для ввода.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Выводить сообщение об ошибке, выберите параметр в поле Вид и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?

Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Сообщение или «Предупреждение». Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel, а если «Предупреждение» — со значком как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel.

Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.

Примечание: Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.

Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Смотреть картинку как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Картинка про как сделать выпадающее меню в ячейке excel. Фото как сделать выпадающее меню в ячейке excel, чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке.

См. также

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Сообщение для ввода.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать сообщения и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать оповещения, выберите параметр в поле Тип и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *