как доказать что документы переданы

Как доказать, что работник получил и подписал электронный документ

Цифровизация трудовых отношений в нашей стране до недавнего времени развивалась трудно – лишь пандемия разбудила законотворческие процессы. И новый закон об удаленной работе приняли, и электронные трудовые книжки ввели, и электронный обмен документов разрешили. Но улучшило ли это отношения компании и работников?

Главный вопрос к любому цифровому документу – как доказать, что конкретный человек получил и подписал его? Для трудовых отношений он чрезвычайно важен. От ответа на него зависит все кадровое делопроизводство: от оформления в штат до увольнения. Но закон о дистанционной работе не только внес ясность, но и дал новые поводы для раздумья. Сразу две статьи ТК – 312.3 и 312.9 – содержат размытые формулировки. Они гласят, что обмениваться документами можно любыми способами, которые достоверно идентифицируют личность сотрудника. Но много ли реальных вариантов?

В первую очередь, это собственноручная подпись сотрудника на бумаге. Для многих компаний это самый действенный и легкий инструмент. Издал документ, ознакомил сотрудников, собрал подписи – и все. Но сбор подписей – самая большая головная боль служб персонала. Практика показывает, что более 40% кадровых документов не имеют подписей работников. Забыл, отсутствовал, был в отпуске или на больничном – в итоге документ остается нелегитимным и становится проблемой при проверке инспекции труда и конфликте с сотрудником.

Способов подтверждения личности и идентификации больше, если речь идет об электронных документах. Во многих организациях, особенно в финансовой сфере, уже давно и эффективно применяется такая идентификация. Разница лишь в платформах и способах подписания.

Источник

Что делать, если уволенный сотрудник забрал документы компании

Правовые основания для истребования документов

На первоначальном этапе компания может напрямую обратиться к бывшему руководителю с требованием о возврате документов. В требовании нужно уточнить, какой объем документов и за какой период необходимо вернуть. Руководитель, даже лишенный своих полномочий в силу увольнения, обязан вернуть все документы новому руководству в силу закона.

Напомним, в соответствии с п. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Как видно, в законе идет речь о документах бухучета. Но перечень документов, который может быть запрошен у бывшего директора, отнюдь не ограничен товарными накладными, актами приемки-передачи и счетами-фактурами. Например, банковские документы, договоры и документы об исполнении этих договоров также относятся к документам бухгалтерского учета.

Запрошена может быть и иная документация. Например, перечень документов, которые общество обязано хранить по месту нахождения его единоличного исполнительного органа, приведен в п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Соответственно, организация вправе требовать возврата любого документа, ответственность за хранение которого была возложена на директора.

То же самое касается и бухгалтеров, и любых других сотрудников, присвоивших себе или забывших вернуть тот или иной документ. В этом случае необходимо руководствоваться п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная норма гласит, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

Иными словами, именно руководитель определяет лиц, ответственных за ведение, хранение и обеспечение сохранности документов. И если из внутриорганизационных документов (штатное расписание, приказ, распоряжение и т.д.) прямо следует, что вся кадровая документация должна храниться у главного бухгалтера, то именно главбух обязан передать такие документы руководителю или новому сотруднику в случае увольнения.

Разумеется, мирно договориться о возврате документации получается не во всех случаях. Иногда сотрудник сознательно не возвращает ее в целях причинения организации ущерба. В таких случаях разрешить спор можно только в судебном порядке. Подобные споры, относящиеся к категории корпоративных, разрешают арбитражные суды (п. 4 ст. 225.1 АПК РФ).

Истребование документов по суду

В суде организация обязана будет представить доказательства того, что истребуемые ею документы находились у сотрудника в период исполнения им должностных полномочий. Если сотрудник являлся, скажем, главным бухгалтером, в суд нужно будет представить распоряжение/приказ о том, что в обязанности главного бухгалтера вменяется ведение и хранение документации.

Кроме того, нужно будет доказать, что документы не были возвращены при увольнении сотрудника. К примеру, если документация запрашивается с бывшего генерального директора, нужно будет доказать, что он не исполнил свою прямую обязанность по передаче документов новому директору (п. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для этого в суд следует представить акт об отказе бывшего директора вернуть документы.

В свою очередь, бывший сотрудник доказывает факт передачи истребуемых документов вновь назначенному на должность работнику. Таким доказательством может являться, например, акт приема-передачи. В акте должно быть указано, какие конкретно документы передаются сотрудником, кто назначен ответственным за хранение этих документов, а также определено место их хранения.

Кроме того, сторонами спора могут быть представлены и косвенные доказательства, свидетельствующие об исполнении/неисполнении законных обязанностей по возврату документов.

В настоящее время судебная практика разрешения подобных споров исходит из презумпции невиновности работника. Собственно, работник не обязан доказывать, что не брал никаких документов. Даже если он не представил прямых доказательств возврата документов (акта приемки-передачи), суд не удовлетворит иск, если организация не докажет двух моментов:

Арбитражная практика

Суд не станет удовлетворять требование лишь на основании того, что сотрудник являлся ответственным лицом и по окончанию своих полномочий был обязан передать всю необходимую документацию. Это подтвердил, к примеру, Арбитражный суд Кабардино-Балкарской Республики в решении от 01.06.2016 № А20-4646/2015.

Суд установил, что организация не направляла бывшему директору никакого требования о возврате документов. В свою очередь директор официально не отказывался от их представления. При этом общество не представило сведений о том, каким образом оно осуществляло свою деятельность без документов, не возвращенных бывшим директором. В спорный период оно осуществляло продажи, вело переписку с различными органами, а также дела в арбитражных судах. При этом новый директор общества подписывал документы и заверял их, а также представлял контрагентам учредительные документы.

Общество не смогло объяснить, как оно исполняло обязанности налогоплательщика в соответствующий период, осуществляло переписку и вступало в правоотношения со своими контрагентами. Кроме того, не было представлено и данных проведенной инвентаризации в связи с прекращением полномочий директора, в ходе которой было бы выявлено отсутствие спорных документов. При таких обстоятельствах суд отказал в удовлетворении требования обязать бывшего сотрудника возвратить запрошенные документы.

В другом же деле, рассмотренном Десятым арбитражным апелляционным судом (постановление от 07.11.2014 № А41-30682/14) общество доказало, что его деятельность была затруднена из-за невозврата документов.

Из материалов дела следовало, что уволенный сотрудник, не возвративший документы, занимал в организации должность не только генерального директора, но и главного бухгалтера. В его обязанности входило обеспечение сохранности всех документов, имеющих отношение к организации, которые при смене исполнительного органа подлежали передаче последним вновь назначенному директору общества.

Суд установил, что организация направляла директору требование о возврате документов, но получила отказ. На директоре лежали все обязанности по ведению дел во взаимоотношениях с контрагентами и с проверяющими. Лишившись документов, организация утратила возможность продолжения своей деятельности. На основании этого суд обязал бывшего руководителя возвратить обществу всю запрошенную им документацию.

Таким образом, споры об истребовании документов с бывших сотрудников имеют в суде реальные перспективы. Для этого организации потребуется доказать, что:

Источник

Споры о передаче документов

1. Споры о передаче документов

1.1. Акт приёма-передачи документа, подписанный обеими сторонами без разногласий, не может автоматически подтверждать, что переданный документ был надлежащим образом оформлен.

Определение СК ЭС ВС РФ от 05.10.2017 № 309-ЭС17-6308:

«Суды ошибочно отождествили доказательства передачи обществу «Аверс» документа, поименованного векселем, со свидетельствами действительности вексельного обязательства (соблюдения требований к форме и реквизитам) и свидетельствами наличия у общества «КОМП» прав из векселя (проставления на векселе непрерывного ряда индоссаментов), а также передачи этих прав обществу «Аверс» в установленном законодательством порядке.

Факт передачи документа, действительно, допустимо подтверждать соответствующим актом. Однако наличие такого акта само по себе не указывает ни на отсутствие у переданного векселя дефекта формы, ни на наличие непрерывного ряда передаточных надписей. В качестве средства доказывания в этой части могла быть использована копия векселя, воспроизводящая оригинал с индоссаментами и другими отметками, содержащимися на документе».

Определение СК ЭС ВС РФ от 23.11.2017 № 305-ЭС17-10308:

«В подтверждение требования продавец представил только договор, реестр передачи векселей, а также сослался на факт дальнейшего использования векселя должником в своей коммерческой деятельности.

Вместе с тем названные доказательства не могли подтвердить факт надлежащего исполнения продавцом своей обязанности, за исключением передачи владения (вручения) самой бумагой. В частности, по названным документам в принципе невозможно установить, соответствовал ли вексель законодательным требованиям к форме и наличию реквизитов, кто являлся законным (по непрерывному и последовательному ряду индоссаментов) векселедержателем на момент заключения договора, а также была ли совершена продавцом передаточная надпись на векселе».

«Не принимая во внимание наличие исполнительного производства по изъятию документации должника у Меркулова А.В. и не опровергая вывод суда первой инстанции об отсутствии в акте от 16.12.2013 сведений о запрашиваемых документах, а ограничившись лишь ссылкой на отсутствие каких-либо оговорок при приемке документов, суд апелляционной инстанции, тем не менее, признал данный акт допустимым доказательством, подтверждающим передачу ответчиком всей документации должника конкурсному управляющему.

По мнению судебной коллегии, само по себе отсутствие оговорок не означает надлежащее исполнение указанной обязанности, поскольку, принимая документы, конкурсный управляющий по общему правилу не должен обладать информацией о том, что переданные документы позволяют проведение соответствующих процедур, в том числе информацией об их комплектности и полноте содержания. Лишь проанализировав полученные документы, конкурсный управляющий имеет возможность определить, все ли необходимые документы переданы. Тем более, что ответчиком опись документов не составлялась, а копии первичных документов, как указывает истец, были получены им от иных лиц».

«Основанием же для отказа в удовлетворении такого ходатайства может служить факт передачи документов и материальных ценностей.

Обращаясь в суд с соответствующим ходатайством, конкурсный управляющий Блинкова О.Л. указала, что бывшим руководителем должника Вайнберг Аллен А.Л. надлежащим образом не исполнена обязанность по передаче бухгалтерской и иной документации должника, печатей, штампов и иных материальных ценностей. При этом ответчиком доказательств исполнения указанной обязанности не представлено.

В нарушение требований части 2 статьи 9 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации суды неправомерно переложили на конкурсного управляющего негативные последствия несовершения контролирующим лицом процессуальных действий по представлению доказательств».

1.4. При истребовании документов, изготовление которых находится в пределах компетенции и возможностей обязанного лица, фактическое отсутствие документов не освобождает от обязанности по их изготовлению и передаче – Определение СК ЭС ВС РФ от 09.04.2021 по делу № 307-ЭС20-19764:

«По общему правилу, именно на ответчике как на предыдущей управляющей организации, лежит бремя доказывания объективной невозможности исполнения законодательно установленной обязанности по передаче испрашиваемых истцом документов, технических средств и оборудования, в том числе по причине их фактического отсутствия.

Однако, освобождая общество «Эгида-Строй-Инвест» от установленной законом обязанности, суды не учли вышеуказанные нормы права, оставив без внимания доводы истца об обязанности управляющей организации привести за период управления МКД документацию, технические средства и оборудование в соответствие с требованиями действующего законодательства».

2. Взыскание судебной неустойки (астрента) за неисполнение обязанности по предоставлению доказательств (передаче документов)

2.1. Право на взыскание неустойки за непередачу документов:

2.2. Судебная практика ориентируется на следующие размеры астрента:

Реквизиты постановления

Взысканная сумма

Постановление АС ЗСО от 28.01.2019 по делу № А81-491/2017

Постановление АС МО от 19.12.2018 по делу № А40-55962/2017

Постановление АС МО от 06.09.2018 по делу № А40-122605/2017

50 тыс. руб. за первую неделю неисполнения,

100 тыс.руб. за вторую неделю неисполнения,

150 тыс.руб. за третью неделю и так далее из расчета, что каждая последующая неделя неисполнения подлежит оплате неустойкой путем увеличения неустойки за предыдущую неделю неисполнения судебного акта на 50 тыс.руб. до даты фактического исполнения судебного акта

Постановление АС ПО от 07.02.2019 по делу № А12-34248/2014

Постановление АС СКО от 24.05.2019 по делу № А53-25263/2017

500 руб. за первую неделю неисполнения,

1 тыс.руб. за вторую неделю неисполнения,

2 тыс.рублей за третью неделю неисполнения,

3 тыс.рублей за четвертую неделю неисполнения,

5 тыс.рублей, начиная с пятой недели неисполнения за полную неделю просрочки исполнения

Постановление АС УО от 15.01.2019 по делу № А60-12782/2016

Постановление АС УО от 05.12.2018 по делу № А60-27961/2017

Постановление АС УО от 26.12.2018 по делу № А76-21123/2017

5 тыс.руб. за первую неделю просрочки исполнения;

8 тыс.руб. за вторую неделю просрочки исполнения;

11 тыс.руб. за третью неделю просрочки исполнения и т.д.; начиная с четвертой недели просрочки исполнения решения суда, за каждую последующую неделю размер подлежит увеличению на 3 тыс.руб

Постановление АС УО от 23.05.2017 по делу № А60-5615/2016

Единомоментно 4,47 млн.руб. с продолжением начисления неустойки в размере 30 тыс. руб. в день

Постановление АС УО от 02.07.2018 по делу № А60-49820/2015

Определение СК ЭС ВС РФ 15.04.2015 № 304-ЭС14-6750:

«Поскольку нет доказательств того, что исполнить судебный акт невозможно по независящим от должника обстоятельствами, у суда первой инстанции имелись основания изменить способ и порядок исполнения судебного решения: взыскать стоимость того количества товара, которое ответчик обязан был передать.

Определяя стоимость товара, суд первой инстанции справедливо исходил из представленных взыскателем доказательств его рыночной цены. Должник не привел доказательств, которые опровергали бы предъявленные истцом доказательства и свидетельствовали об иной цене».

Постановление Президиума ВАС РФ от 04.03.1997 № 5205/94:

«При отсутствии у должника возможности исполнить обязанность по возврату имущества в натуре взыскатель вправе требовать взыскания стоимости имущества, рассчитанной исходя из цены, которая действует на момент предъявления требования о замене способа исполнения решения».

Постановление АС Уральского округа от 25.11.2014 по делу № А76-8675/2009:

«С учетом изложенного, а также приняв во внимание, что замена неденежного обязательства денежным не изменяет сущности иска по настоящему спору и направлена на защиту нарушенных прав истца, суды обоснованно удовлетворили требование общества об изменении способа и порядка исполнения судебного акта путем взыскания с предпринимателя стоимости имущества, возврат которого в натуре невозможен».

3. Уничтожение или иное избавление от документов до завершения кокурсного производства является неправомерным действием арбитражного управляющего

Определение СК ЭС ВС РФ от 25.11.2019 № 305-ЭС19-15519:

«В обязанности конкурсного управляющего должником входит организация упорядочения архивных документов последнего, самостоятельное хранение документации или передача на хранение в архив (пункт 2 статьи 129 Закона о банкротстве, часть 3 статьи 6, части 1, 10 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пункт 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Судебная практика исходит из того, что и в случае ликвидации юридического лица, в том числе в результате банкротства, его документы не подлежат уничтожению безусловно, даже по причине истечения сроков их хранения (определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда Российской Федерации от 02.02.2016 № 302-ЭС15-14349).

К подобной обязанности косвенно отсылают и положения пункта 5 статьи 61.14 Закона о банкротстве, устанавливающие предельно допустимый срок обращения в суд с заявлением о привлечении к ответственности по основаниям, предусмотренным главой III.2 Закона о банкротстве.

Таким образом, нормы действующего законодательства не содержат положений о том, что документация должника, потенциально относящаяся к числу доказательств по делу, может быть уничтожена конкурсным управляющим по своему усмотрению до завершения конкурсного производства, даже в отсутствие возражений конкурсных кредиторов, и тем более при наличии в суде не рассмотренного заявления о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности по обязательствам должника, что указывает на преждевременность выводов судов о необоснованности жалобы, в связи с чем принятые по обособленному спору судебные акты на основании пункта 1 статьи 291.11 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации подлежат отмене с направлением обособленного спора в Арбитражный суд города Москвы на новое рассмотрение для установления обстоятельств, имеющих существенное значение для правильного рассмотрения спора».

Источник

Споры, связанные с передачей документов новому директору

Естественным выглядит заявление о том, что лишенный полномочий руководитель ООО обязан передать документацию общества новому руководителю. Согласно п. 1 ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Причем документы общества по закону хранятся по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа (директора). Этот же адрес отражается в ЕГРЮЛ в качестве адреса организации.

Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность документов (в т. ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должен, прежде всего, руководитель общества. И, по логике, он же должен следить и за тем, чтобы при смене руководства все бумаги были переданы вновь избранному руководителю, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности. Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент их не существует.

Конечно, уставом общества или иными внутренними документами может быть урегулирован подробный порядок передачи документации общества при смене руководства. Однако на практике такой вариант, к сожалению, не распространен.

Так, например, при благоприятном стечении обстоятельств прошлое и новое руководство просто подписывают акт приема-передачи документации и вопрос закрывается сам собой.

Споры относительно документации общества возникают прежде всего при желании одной из сторон злоупотребить своими правами.

Чаще всего на практике складывается ситуация, когда бывший директор незаконно уклоняется от передачи документов, особенно если его полномочия прекратились без его согласия, например, по решению участников общества. В таких случаях бывший директор спекулирует на невозможности общества вести нормальную хозяйственную деятельность. Такие судебные споры решаются обычно быстро и безальтернативно. Решением суда бывший директор обязывается передать документацию общества новому руководству.

Однако на практике есть и обратные ситуации, когда новый директор, фактически получив по месту нахождения общества доступ ко всей документации компании, требует от бывшего директора документы повторно. Тогда бывший директор попадает в опасную ситуацию. Документов общества у него нет, однако доказать обратное в суде без подписанного новым директором общества акта приема-передачи достаточно проблематично.

Восстановление документации, даже по решению суда, в таком случае также невозможно, так как, во-первых, у бывшего директора отсутствует право требования чего-либо у третьих лиц от имени общества, а, во-вторых, запрос копий документов сам по себе не может обеспечить надлежащее исполнение требования общества передать ему оригиналы всей документации общества.

В этой связи полагаем, что доказанная невозможность исполнения решения суда о передаче документов является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении таких исковых требований. И в этом месте мы переходим к самой главной проблеме: «Как именно это можно доказать?».

Задача, прямо скажем, не из простых. Обычно все зависит от того, насколько демонстративно ведет себя новый директор, насколько явным будет его намерение причинить вред бывшему директору. Насколько очевидным будет для суда факт наличия у нового директора документов общества.

Ну и, конечно, самое главное – от выводов суда, которые при разном фактическом составе, закономерно также могут быть противоположно разными.

За подобными, к счастью, немногочисленными исками обычно стоит либо желание нового директора избежать привлечения к субсидиарной ответственности в рамках дела о банкротстве, возбужденного по требованию одного из кредиторов общества, или взыскании убытков с бывшего директора со ссылкой на якобы непередачу ему документации бывшим директором.

Также полагаем, что подобное требование может иллюстрировать незаконный интерес в получении компенсации за неисполнение решения суда, которое исполнить не будет никакой возможности. В таких случаях, в частности, заявляется требование о применении астрента при неисполнении решения суда в сроки, предусмотренные законом.

В практике автора было дело, когда новый директор и по совместительству один из учредителей, явно злоупотребляя своими правами, предпринимал многочисленные инициативы с целью причинения максимального материального и репутационного вреда прежнему директору (№ А73–2392/2017).

Указанное дело было рассмотрено в суде первой, апелляционной и кассационной инстанции. Все суды согласились с тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства, которые бы объективно свидетельствовали о том факте, что спорные документы находятся в настоящее время именно у прежнего директора, были изъяты им, и он располагает данными документами.

То обстоятельство, что бывший директор являлся единоличным исполнительным органом общества, само по себе не свидетельствует о том, что истребуемая документация находится в его личном владении с учетом того, что по общему правилу документация хранится по месту нахождения самого общества, а доказательств наличия иного порядка хранения документов в обществе в материалы дела предоставлено не было.

Судом при вынесении решения также было принято во внимание, что участники почти три года после смены директора находятся в корпоративном конфликте, о чем свидетельствуют дела, рассмотренные арбитражными судами.

При этом при смене единоличного исполнительного органа общества и прекращении полномочий директора на основании решения собрания участников общества акты приема-передачи документации не составлялись и не подписывались.

В дальнейшем инвентаризация в обществе не проводилась, акты приема-передачи документов не составлялись. Ревизия годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и аудиторская проверка в обществе не проводились.

Факт отсутствия документов в обществе по юридическому и фактическому месту нахождения никак не фиксировался.

Доказательства утраты (отсутствия) истребуемых документов по месту нахождения общества (акты документальной инвентаризации) новый директор также не предоставил.

Также бывший директор акцентировал внимание на том, что требование об истребовании документации в судебном порядке заявлено приблизительно спустя два года после смены руководителя, при том, что ответ от бывшего директора об отсутствии у него документации общества был получен обществом в 2015 году, что новым директором не отрицалось.

Так, на протяжении двух лет общество не обращалось к бывшему директору с требованием о предоставлении каких-либо дополнительных документов. В суд об истребовании документации новый директор также не обращался. Также общество не обращалось с требованием о возмещении затрат, связанных с восстановлением документации.

Парадокс указанного дела заключался в том, что новый директор требовал у истца документы, которые были у него в наличии, а у ответчика отсутствовали. И как ни странно, именно показания свидетелей, вызванных истцом, дали суду основания полагать, что по юридическому адресу общества присутствовала большая часть истребуемой истцом документации общества.

На основании вышеизложенного, суды трех инстанций пришли к обоснованному выводу об отсутствии доказательств нахождения документации общества у бывшего директора, что повлекло отказ в удовлетворении заявленных требований, поскольку судебный акт при данных обстоятельствах не мог обладать признаками исполнимости в соответствии со статьей 16 АПК РФ.

Обращаем внимание читателей, что указанная выше категория дел относится к категории сложных корпоративных дел, так как требует особого внимания к доказательной базе и доводам второй стороны. В связи с чем рекомендуется для грамотного построения своей позиции по делу обратиться за консультацией к квалифицированному юристу.

МЕДВЕДЕВА АЛЕКСАНДРА, ЮРИСКОНСУЛЬТ ООО «ЦЕНТР ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 04 (186) дата выхода от 19.04.2018.

Статья размещена на основании соглашения от 20.10.2016, заключенного с учредителем и издателем информационного ежемесячника «Верное решение» ООО «Фирма «НЭТ-ДВ».

Источник