кадровый электронный документооборот что это
Кадровый ЭДО: что это такое, как внедряется и реализуется
Что такое кадровый ЭДО
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:
По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.
Какие документы нельзя перевести в электронную форму
Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.
Переход на кадровый ЭДО
Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.
Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.
Утверждение порядка кадрового ЭДО
Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):
Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.
Уведомление работников и получение их согласия
Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.
Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.
Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.
Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).
При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Выбор системы кадрового ЭДО
Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):
Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.
Подписание кадровых документов
Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.
При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):
Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.
Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).
Электронный кадровый документооборот
Если в компании есть хотя бы один работник, появляется обязанность вести кадровый учет. В крупных организациях ежегодно оформляются тысячи кадровых документов. В среднем на одного работающего сотрудника создается от 14 до 89 различных документов в год.
Это не только трудовой договор и изменения к нему. Отдел кадров каждый раз готовит приказ, когда сотрудник уходит в отпуск или отправляется в командировку. Приказы нужны при увольнении и приеме на работу, перемещении по службе, вознаграждениях или взысканиях.
Кроме того, существуют массовые документы, которые касаются всех сотрудников или определенных подразделений: инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты и регулярные изменения к ним.
Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве
В российском трудовом законодательстве закреплено более 80 типов документов, связанных с работой. При этом срок хранения у некоторых из них гораздо больше, чем у бухгалтерских. Например, у приказов по личному составу, трудовых договоров и документов по оплате труда — 75 или 50 лет, в зависимости от даты создания (до 2003 года или позже), у актов несчастных случаев и журнала учета инструктажей — 45 лет.
Количество кадровых документов, образующихся в компании за год, необходимость долговременного хранения и рост популярности удаленного режима работы — основные предпосылки к переходу на электронный формат. Законодательство активно развивается, поэтому кадровый электронный документооборот (КЭДО) становится доступным для российских работодателей.
В чем суть перехода на электронные кадровые документы
Электронные кадровые документы — цифровые аналоги бумажных. Они заменяют документы, оформленные на традиционных носителях, то есть дублировать их на бумаге не нужно.
Когда организация переходит на КЭДО, работа с документами выглядит так: кадровая служба оформляет их в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Приходить лично в отдел кадров уже не нужно. Представитель работодателя и сотрудники ставят на документ электронные подписи.
Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены с учетом действующего законодательства:
Что происходит с КЭДО в России (станет ли кадровый ЭДО обязательным)
Сейчас в России активно формируется нормативно-правовая база для КЭДО. В 2017 году при Минтруде была сформирована рабочая группа. В период с 2017 до 2020 года Минтруд запустил три кадровых эксперимента для работодателей. Один из них относился к электронной проверке кадровых документов, а два других затрагивают обмен кадровыми документами.
К первым пилотным проектам привлекали только пару десятков крупных российских компаний, которые при обмене электронными документами с сотрудниками должны были создавать бумажные версии.
В третий эксперимент организации могли вступить уже по желанию, а дублировать электронные документы на бумаге не понадобилось. В этот раз участников намного больше — к добровольному эксперименту подключился 381 работодатель. Перечень документов тоже расширился. Третий эксперимент распространяется на все документы, связанные с работой (кроме трудовых книжек). Срок окончания эксперимента — 15 ноября 2021 года. Используя промежуточные результаты эксперимента, рабочая группа при Минтруде сформировала поправки к трудовому законодательству.
Эксперты ожидают, что после окончания эксперимента в Трудовом кодексе появится понятие электронного взаимодействия в сфере трудовых отношений, будут закреплены порядок перевода сотрудников на электронные документы и правила использования электронной подписи. Также на уровне закона должны быть решены вопросы хранения электронных кадровых документов и обеспечения их юридической силы при длительном хранении, даже когда закончится срок действия сертификата электронной подписи. Самый важный вопрос, который волнует всех участников пилотного проекта, — станут ли электронные кадровые документы законными для всех.
Кадровый электронный документооборот уже легализован для удаленных сотрудников. С 1 января 2021 года вступили в силу поправки к Трудовому кодексу. Теперь дистанционные и удаленные сотрудники — одно и то же. Они могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при подписании трудового договора и допсоглашений, ученического договора, договора о материальной ответственности и изменений к этим документам. В остальных случаях может использоваться другой вид электронной подписи, главное — закрепить это в локальном нормативном акте. Дублировать документы на бумаге требуется, только когда об этом просит сам сотрудник.
КЭДО для участников эксперимента и компаний с удаленными сотрудниками
Еще один шаг к массовому внедрению КЭДО — переход на электронные трудовые книжки. К 1 января 2021 года работники должны были выбрать, хотят ли они оставить книжку в бумажном виде или перевести ее в электронный формат. Тем, кто впервые устраивается на работу, заведут сразу электронную трудовую. Это нововведение должно помочь минимизировать риск утери сведений о трудовом стаже, а также отслеживать на сайте ПФР, как работодатель перечисляет страховые взносы, и быстрее получать сведения для оформления визы, загранпаспорта или банковского кредита.
Выгоды перевода кадрового документооборота в электронный вид
В кадровом документообороте участвуют абсолютно все сотрудники в организации. И для каждой роли преимущества от перехода на КЭДО будут свои.
Для руководства компании
Для кадровой службы
Для сотрудников
Проблемы внедрения электронного кадрового документооборота
Каждый бумажный документ проходит большой путь, прежде чем попадет в архив. Разберем этапы на примере инструкции по пожарной безопасности. Специалист по кадрам создает документ, передает его на подписание руководству, затем собирает подписи сотрудников. Чтобы компания не получила штраф, ознакомиться с документом должны все работники. Кадровик проверяет по длинным спискам, кто не подписал бумагу, напоминает лично или через непосредственного руководителя. Если компания крупная, то за каждым кадровиком закреплено в среднем 300 сотрудников, ежемесячно он должен контролировать подписание тысяч документов.
Самая важная задача при переходе на КЭДО — перенести все процессы и цепочки согласования в онлайн и в результате упростить кадровый документооборот. В Диадоке для этого есть возможности:
Если нужна интеграция, внедрение КЭДО может занять от 1,5 до 3 месяцев. Чтобы начать работать через веб-сервис, хватит пяти рабочих дней. Обычно интеграцию настраивают, чтобы специалисты кадровой службы экономили время: если работать с ЭДО там же, где и рождаются документы, а не загружать их из другой системы, то это в разы ускоряет процесс и избавляет от ошибок. Исходящие документы кадровик создает и отправляет в привычной ему программе учета, там же проверяет статусы в режиме онлайн. На основании входящих создает документы в программе кадрового учета.
Рассмотрим пример. Сотрудник подает заявление на отпуск через веб-сервис, руководитель согласует его в мобильном приложении. На основании подписанного заявления кадровик в учетной системе создает приказ на отпуск и сразу же передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Документы не нужно больше печатать, нести на подпись, напоминать о необходимости подписать — КЭДО придется сначала настроить, но в результате специалисты кадровой службы будут экономить ежемесячно часы и даже дни рабочего времени.
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Продолжим пример с отпуском. В системе КЭДО можно выстроить процесс так, как нужно вам. По опыту наших клиентов, даже подача заявления на отпуск может происходить по-разному. В одном случае заявление на отпуск сотрудник отправляет руководителю на согласование, потом оно попадает в кадровую службу. В другом случае, наоборот, сначала заявление проверяет кадровик и только после этого подпись ставит руководитель. Возможен третий вариант, когда уведомление о времени начала отпуска формируется автоматически на основании графика отпусков и отправляется сотруднику. Он может поменять даты в сервисе или пойти в отпуск по графику.
Если у вас бизнес-процесс происходит по другому сценарию, его тоже можно реализовать. При внедрении КЭДО команда Диадока учитывает индивидуальные особенности кадрового документооборота в вашей компании.
Стоимость внедрения КЭДО
Стоимость зависит от выбранного решения: веб-сервис или интеграция. Также на цену повлияет количество сотрудников.
Оставьте заявку, чтобы рассчитать цену или задать другой вопрос о КЭДО
С чего начать компаниям, которые планируют переход на КЭДО
Внедрение КЭДО чаще всего проходит в несколько этапов. Ниже пять шагов для перехода на электронные кадровые документы.
Для перехода на КЭДО понадобится подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи и при необходимости внести изменения в коллективный договор и другие локальные нормативные акты, составить соглашения об ЭДО с работниками.
Подключить кадровый электронный документооборот могут участники государственного эксперимента по 122-ФЗ, все компании с удаленными сотрудниками, а также организации с обычными сотрудниками при определенных условиях (пандемия, стихийные бедствия, решение властей о переводе на удаленную работу).
Кадровый ЭДО. Взгляд изнутри
28 июня 2020 года стартовал эксперимент по переходу на кадровый ЭДО. К нему присоединилось более 70 работодателей, в том числе Контур. Расскажем, почему участвуем в пилоте и какие выводы успели сделать.
В чём суть перехода на электронные кадровые документы
Минтруд предложил отказаться от бумажных кадровых документов и перейти на электронные. Любой работодатель может стать участником эксперимента и самостоятельно определить, какие документы он переведёт в цифру. Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года.
О сути эксперимента и порядке перехода на электронные кадровые документы — в статье
Зачем это нужно Контуру
Первая цель Контура практическая. В электронном виде оформлять кадровые документы быстрее, а обрабатывать дешевле. Учёт станет прозрачнее, а изменения будет легче отслеживать.
Вторая цель — на перспективу. Контур — один из учредителей АНО «Цифровая экономика». Участвуя в эксперименте по переходу на электронные кадровые документы в 2020 году, мы увидим недостатки пилотной модели и сможем внести предложения на этапе разработки законов.
Сколько сотрудников участвует
На кадровый электронный документооборот перешла не вся компания. Не участвуют сотрудники, у которых нет стационарного компьютера: например, уборщики производственных и служебных помещений, вахтёры.
Какие документы перевели в онлайн
До начала эксперимента в Контуре работала система внутреннего ЭДО: в электронном виде подписывали заявки на командировки, согласовывали счета. Перед стартом проекта мы оценили, какие документы кадровая служба оформляет чаще всего и в каких случаях риск нарушить закон меньше.
Решили «оцифровать»: приказ и заявление о предоставлении отпуска, заявление о дне отдыха за сдачу крови, уведомление о начале отпуска, приказ о направлении в командировку, протокол заседания комиссии по проверке знаний по охране труда, журнал регистрации инструктажа по охране труда и трудовые договоры для трудоустроенных после начала эксперимента.
Приказы об изменении условий трудового договора, о переводе и увольнении решили оставить бумажными. По закону их нужно хранить до 50 лет, а порядок хранения электронных документов не утверждён. Кроме того, для этих приказов сотрудник должен получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), а это дополнительные затраты.
Как готовились
Готовиться к переходу на электронные кадровые документы начали ещё в мае 2019 года. Можно было использовать информационную систему «Работа в России»: в этом случае не пришлось бы вкладываться в разработку ПО. Но там есть не все возможности, которые нам нужны.
Поэтому решили «допилить» свою систему внутреннего ЭДО: сделали так, чтобы в сервисе можно было подписывать документы квалифицированной ЭП, и создали API для интеграции с программой кадрового учёта Контур.Персонал.
Было много и организационных вопросов. До начала эксперимента проектная команда:
Как сотрудники подписывают документы
Сотрудник оформляет заявление на отпуск в системе внутреннего ЭДО. Кадровик создаёт приказ, и система сама назначает сотруднику задание — ознакомиться с приказом. Сотрудник входит в сервис, читает приказ или уведомление и нажимает кнопку «Подписать». Система идентифицирует сотрудника и по нажатию подписывает документ простой ЭП. Представитель работодателя ставит квалифицированную ЭП.
Позже сотрудник может просмотреть свои документы и распечатать их.
Что предлагаем
Каждая организация — участник эксперимента представляет в Минтруд промежуточные итоги. Вот что мы предложили по итогам первого месяца.
Эксперт — Анастасия Богатырёва, менеджер проектов по работе с персоналом, Контур
Подготовила редактор Варвара Смирнова
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Вступил в силу закон о кадровом ЭДО
Вступил в силу закон, который разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Расскажем о ключевых нововведениях.
Поправки по кадровому ЭДО (далее — КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:
Какими документами можно обмениваться в электронном виде
Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа:
Какие электронные подписи использовать
Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.
Особые правила
Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):
Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:
Общий порядок
Он применяется для всех остальных документов.
Компания может использовать для подписи документов:
У сотрудника больше вариантов:
Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.
Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.
Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов
Какой информационной системой пользоваться
Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили.
Как переходить на КЭДО
Локальный нормативный акт
Это первое, что должна принять компания, которая решила переходить на КЭДО. Вот что в нем обязательно нужно прописать.
Информационная система. Укажите, через какую информационную систему вы будете обмениваться документами с сотрудникам. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.
Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только 4 документа — мы перечислили их в начале статьи. Все остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых документов и распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории.
Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата старта КЭДО не должна быть раньше, чем срок уведомления.
Порядок КЭДО
Этот документ тоже утверждает работодатель. Вот что нужно в нем предусмотреть.
Сроки. Пропишите, в течение скольких дней сотрудник должен подписывать электронные документы или знакомиться с теми документами, где нужно ознакомление под роспись. Учитывайте рабочий график сотрудника и периодичность работы с документами. Например, если вы отправили документ всем работникам одномоментно, а часть сотрудников работает «два через два», нельзя требовать, чтобы все подписали документ в течение двух рабочих дней.
Инструктаж. Сотрудникам может понадобиться инструктаж, чтобы разобраться, как получать и подписывать электронные документы. Особенно это важно для тех, кто не работает каждый день за компьютером и не сможет разобраться самостоятельно. Пропишите, кто будет проводить инструктаж, в какие даты, как будут обучать новых сотрудников.
Исключительные случаи. Может случиться, что вам потребуется оформить на бумаге кадровый документ, который вы уже перевели в электронный вид. Пропишите, в каких ситуациях это допускается.
Взаимодействие с профсоюзом. КЭДО напрямую затрагивает интересы сотрудников. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится представительный орган работников, выборный орган профсоюза или комиссия по трудовым спорам. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.
Уведомление работников
Это уже не документ, а процедура. В локальном нормативном акте вы прописали, в какие сроки уведомите работников о том, что компания переходит на КЭДО. Каждый сотрудник должен согласиться на это.
Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.
Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
Как быть тем, кто участвовал в эксперименте Минтруда
С 28 июня 2020 года по 15 ноября 2021 года в России проходил эксперимент по КЭДО (Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать. Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года.
Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 16.11.2021 № 14-4/10/В-14980.
Как быть, если работнику нужен кадровый документ или копия
Чтобы получить документ, связанный с работой, или его копию, сотрудник подает заявление. В течение трех рабочих дней работодатель должен предоставить документы, которые затребовал сотрудник.
До 1 сентября 2022 года способы предоставить их есть только такие: либо распечатать электронный документ и заверить, либо направить документ работнику в электронном виде.
С 1 сентября 2022 года, когда станет возможным взаимодействие с госуслугами, работодатели смогут размещать электронные документы в личном кабинете сотрудников на госуслугах.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.