Сто смк что это такое
СТО СМК
3.2 СТО СМК: Стандарт организации системы менеджмента качества;
Смотреть что такое «СТО СМК» в других словарях:
СТО СМК 27-2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Внутренние аудиты. Планирование, проведение — Терминология СТО СМК 27 2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Внутренние аудиты. Планирование, проведение: 3.2 аудитор: Уполномоченный дирекцией специалист института, обладающий компетентностью для проведения внутреннего… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 07-2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Стандарты организации. Порядок разработки, построения и оформления — Терминология СТО СМК 07 2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Стандарты организации. Порядок разработки, построения и оформления: 3.3 объект стандартизации: Продукция, процесс или услуга, подлежащие или подвергшиеся… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 04-2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Мониторинг и измерение продукции — Терминология СТО СМК 04 2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Мониторинг и измерение продукции: 3.1 качество : Степень соответствия присущих характеристик требованиям (ГОСТ Р ИСО 9000 2001 п. 3.1.1) Определения термина из… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 05-2007: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Рекламации и замечания по качеству проектной и конструкторской документации. Порядок рассмотрения и устранения — Терминология СТО СМК 05 2007: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Рекламации и замечания по качеству проектной и конструкторской документации. Порядок рассмотрения и устранения: 3.1 качество : Степень соответствия присущих… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 15-2007: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Идентификация и прослеживаемость продукции — Терминология СТО СМК 15 2007: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Идентификация и прослеживаемость продукции: 3.1 идентификация продукции: Установление тождественности характеристик продукции ее существенным признакам [ФЗ « title … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 16-2005: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Требования к оригиналам технической документации — Терминология СТО СМК 16 2005: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Требования к оригиналам технической документации: 3.1 оригиналы: Документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 21-2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Порядок выполнения и оформления изобретательской и патентно-лицензионной работы — Терминология СТО СМК 21 2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Порядок выполнения и оформления изобретательской и патентно лицензионной работы: 3.3 лицензионный договор: Соглашение, по которому институт, как правообладатель… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 28-2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление документацией и записями — Терминология СТО СМК 28 2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление документацией и записями: 3.3 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности (п. 3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 29-2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Выполнение проектных работ — Терминология СТО СМК 29 2004: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Выполнение проектных работ: 3.3 возможности: Способность организации, системы или процесса производить продукцию, которая будет соответствовать требованиям к этой… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
СТО СМК 31-2005: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Договорная документация. Порядок разработки, построения и оформления технического задания — Терминология СТО СМК 31 2005: Стандарт организации. Система менеджмента качества. Договорная документация. Порядок разработки, построения и оформления технического задания: 2.1 обязательные требования: Требования, устанавливаемые государственными … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Сто смк что это такое
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
Дата введения 2004-02-20
УТВЕРЖДЕН директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» В.В.Ларионовым 20.02.2004 г.
1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» 20 февраля 2004 г.
4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2008.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.
Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией. Стандарт разработан в развитие п.4.2 Руководства по качеству.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.
Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.
ГОСТ 2.114-95 ЕСКД. Технические условия
ГОСТ 3.1201-85 ЕСТД. Система обозначения технологической документации
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
ГОСТ РВ 15.002-2003 СРПП ВТ Системы менеджмента качества. Общие требования
ОСТ 134-1028-2006 Ракетно-космическая техника. Требования к системам менеджмента качества предприятий, участвующих в создании производства и эксплуатации изделий
ОСТ 134-1028-2006 Ракетно-космическая техника. Требования к системам менеджмента качества предприятий, участвующих в создании, производстве и эксплуатации изделий
ГОСТ РВ 15.203-2001 СРПП ВТ. Порядок выполнения опытно-конструкторских работ по созданию изделий и их составных частей. Основные положения
ГОСТ РВ 2.902-2005 ЕСКД. Порядок проверки, согласования и утверждения документации
3 Термины и определения, сокращения
В настоящем стандарте применены следующие термины и определения:
3.1 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов
3.2 нормативная и техническая документация: Документы, устанавливающие требования
3.3 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
4 Структура документации
4.1 Структура и состав используемой в институте документации представлены на схеме, приведенной в приложении А.
4.2 Внутренняя документация института включает:
— производственную документацию, в том числе:
по основной деятельности;
по системе менеджмента качества (СМК).
4.3 Внешняя документация состоит из:
— законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, постановления Правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);
— документов в области стандартизации, включающих действующий фонд нормативных документов на период до их отмены и федеральный информационный фонд технических регламентов и национальных стандартов в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» по мере их поступления;
— документов органов государственного надзора (Правила промышленной безопасности ПБ, руководящие документы РД, инструкции, положения, нормативные документы).
Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.
5 Общие требования к изложению и оформлению документов
5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.
В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.
Изложение, оформление и обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами:
5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:
— учтенный (с номером);
Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.
5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.
5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.
Учтенные экземпляры документов СТО СМК с номером N 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.
5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.
В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.
5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:
на титульном листе:
— название института и его подразделения;
— название журнала, даты начала и окончания;
на первой странице:
— должность ответственного за ведение журнала;
— подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.
При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.
Пример оформления журналов учета документации приведен в приложении В.
5.7 Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТО СМК 20-2007.
5.8 Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.
Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающую подпись и быть датированы.
Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.
5.9 Разработка документов, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.
Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.
6 Управление документацией
6.1 Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.
Что такое СМК
Система менеджмента качества (СМК) — это такой стиль управления предприятием, при котором руководители, инженерно-технические работники и рабочие стремятся к улучшению качества продукции и самой системы управления предприятием. Требования к СМК изложены в международном стандарте ISO 9001:2008, который так и называется «Системы менеджмента качества. Требования». Стандарт разработан международной организацией по стандартизации (ISO, г. Женева, Швейцария) и обобщает лучший мировой опыт управленческих практик.
При внедрении СМК на любом предприятии происходят изменения, которые направлены на установление технологической прозрачности всех видов деятельности. Иначе говоря, вводимые правила позволяют проследить весь путь изделия внутри предприятия: прием заказа от клиента, закупку сырья, изготовление продукции на каждом этапе, проверку, хранение и отгрузку продукции клиенту. При такой технологической прозрачности легко выявляются дефекты изделий и недостатки технологий, а также и причины их возникновения. А это не всем нравится. Особенности истории нашей страны и несовершенство человеческой природы привели к тому, что иногда работники стараются скрыть брак, выполнять технологические операции с отступлениями от требований. Для них внедрение системы управления качеством связано с отрицательными переживаниями, «борьбой» с нововведениями, вплоть до скрытого или явного саботажа. Для других работников, кто привык трудиться «по совести» внедрение СМК — это давно ожидаемое и желанное наведение порядка, возможность для самореализации в труде, возможность получить удовлетворение от труда, что, к тому же, обычно материально поощряется руководством предприятия. Управление качеством несет многие плюсы использования компаниям любого масштаба.
Часто задают вопрос: «Расскажите «в двух словах», что такое СМК».
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо внимательно прочитать Стандарт ISO 9001. Однако, надо честно признаться, что Стандарт написан сложным языком, и понять его содержимое без дополнительного обучения непросто. Поэтому мы возьмем на себя смелость пересказать основные требования Стандарта доступным языком. Перечень требований к деятельности предприятия и каждого работника будет пронумерован не обычным порядком 1,2,3, а по пунктам Стандарта, содержащим соответствующие требования.
4.1. Необходимо представить всю деятельность предприятия как цепочку процессов или подпроцессов.
В зависимости от того, что мы ожидаем в конце каждого процесса (составление плана производства, изготовление партии готовой продукции и т.п.) мы должны научиться численно измерять, в каком состоянии находится процесс, установить разграничительную метку между понятиями «что такое хорошо» и «что такое плохо». Например, качество процесса изготовления фанеры решили измерять с помощью индикатора (показателя) «Доля высоких сортов в общем объёме производства». Границей между «хорошо» и «плохо» является критерий результативности процесса, равный 52% (эта цифра взята для примера). Если получается 52% и более высоких сортов фанеры, то мы говорим о том, что процесс результативен. Если получается 51% и менее, то это значит, что процесс идет плохо и нуждается в улучшении. Таким образом, необходимо измерять все виды деятельности, которые определяют качество продукции. Постоянное улучшение процессов — это и есть управление качеством продукции.
4.2. Необходимо управлять информацией, которая содержит требования к продукции и к процессам и данные о состоянии производства.
4.2.3. Требования к продукции, полуфабрикатам, а также к процессам (технологическим режимам) содержатся в ДОКУМЕНТАХ.
Необходимо пользоваться только актуальными документами. На нашем предприятии установлены жесткие правила использования документов внешнего происхождения (например, ГОСТы) и внутреннего происхождения (инструкции, процедуры, чертежи). Вводится новое понятие «Процедура». Это документ, в котором приводится последовательность и описание действий с указанием должностей, ответственных за каждое действие.
4.2.4. Свидетельства выполнения или невыполнения требований содержатся в ЗАПИСЯХ (журналы, наряд-заказы, накладные, акты, отчеты).
Если выполняется запись, то обязательно указывают дату и того, кто выполнил запись. Все записи ведутся аккуратно и хранятся в установленных местах, чтобы их потом можно было найти повторно с ними ознакомиться.
5.3. Руководство предприятия написало короткий, но важный документ «Политика в области качества».
КАЖДЫЙ работник предприятия должен хотя бы раз прочитать эту Политику до конца и понять, что в этой Политике касается его лично. В Политике изложены долгосрочные (стратегические) цели предприятия. Не все предприятия имеют такой документ. Наличие внятной Политики говорит о том, что владельцы и руководство верят в успешное будущее своего предприятия, стараются обеспечить его стабильность, для чего вкладывают средства в развитие предприятия и в подбор лучших кадров. Читая Политику, каждый работник должен понять, какой вклад лично он может сделать для достижения стратегических целей предприятия.
5.4.1. Руководство предприятия установило «Цели предприятия», которые должны быть достигнуты предприятием в целом в краткосрочной (1 год) перспективе, а также цели для каждого руководителя отделов и служб.
Руководство предприятия ценит своих работников, в первую очередь, за то, что они умеют находить способы достигать цели. Для одних — это введение в строй нового оборудования в запланированные сроки, для других — своевременное выполнение плана по разработке технологической документации на изделия, для рабочих — это способность выпускать качественные изделия.
5.5.1. Руководство предприятия должно принять решение о том, каким образом до работников будет доводиться то, за что они отвечают (ответственности и полномочия).
Это могут быть: трудовой договор, процедуры, положения о службах и отделах, должностные инструкции, приказы, устные распоряжения. Каждый работник должен знать, за что он отвечает, и какие имеет полномочия (права).
5.6. Руководство предприятия должно периодически анализировать, насколько хорошо функционирует система управления предприятием.
Для этого собирается обширная информация — как положительная, так и отрицательная — о различных аспектах деятельности предприятия. Такой анализ проводится на совещаниях, посвященных качеству продукции и взаимодействию служб.
6.2.2. Для каждого работника, деятельность которого влияет на качество продукции, должны быть установлены требования к его компетентности: базовому образованию, дополнительному обучению, навыкам и опыту.
Предприятие должно заботится о том, чтобы компетентность работников постоянно повышалась. Необходимо письменно фиксировать результаты оценки компетентности работников. Такую оценку должны периодически проводить руководители в отношении своих подчиненных.
6.3. Руководство предприятия должно заботиться об исправности оборудования для того, чтобы оно не простаивало во внеплановых ремонтах, и было безопасным.
Необходимо выполнять запланированные ремонты, соблюдать правила работы на оборудовании. Показателем качественной работы механиков является малое число простоев оборудования.
Поделитесь этой публикацией:
Полное меню
Основные ссылки
Вернуться в «Каталог СНиП»
СТО СМК 28-2004 Система менеджмента качества. Управление документацией и записями.
Документы по стандартизации
«ЦНИИПСК им. Мельникова»
СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ОРДЕНА ТРУДОВОГО КРАСНОГО ЗНАМЕНИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ СТРОИТЕЛЬНЫХ МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИЙ ИМЕНИ Н.П. МЕЛЬНИКОВА
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова» 20 февраля 2004 г.
4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО «ЦНИИПСК им. Мельникова»
Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.
Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией. Стандарт разработан в развитие п. 4.2 Руководства по качеству.
Директор ЗАО «ЦНИИПСК
___________ В.В. Ларионов
Система менеджмента качества
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ
Дата введения 2004-02-20
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.
Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
3 Термины и определения, сокращения
В настоящем стандарте применены следующие термины и определения:
3.1 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов
3.2 техническая документация (на продукцию): Совокупность документов, необходимая и достаточная для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции
3.3 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
4 Структура документации
4.2 Внутренняя документация института включает:
— производственную документацию, в том числе:
· по основной деятельности;
· по системе менеджмента качества (СМК).
4.3 Внешняя документация состоит из:
— законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, Постановления правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);
— документов в области стандартизации, включающих действующий фонд нормативных документов на период до их отмены и федеральный информационный фонд технических регламентов и национальных стандартов в соответствии с ФЗ «О техническом регулировании» по мере их поступления;
— документов органов государственного надзора (Правила промышленной безопасности ПБ, руководящие документы РД, инструкции, положения, нормативные документы).
Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.
5 Общие требования к изложению и оформлению документов
5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.
В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.
Обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами организации:
5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:
— учтенный (с номером);
Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.
5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как «Контрольный экз.», о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.
5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.
Учтенные экземпляры документов СМК с номером № 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью «Контрольные экз.» в отделе стандартизации.
5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус «недействующих» и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп «Недействующий» и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.
В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп «недействующий» и они хранятся отдельно.
5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:
на титульном листе:
— название института и его подразделения;
— название журнала, даты начала и окончания;
на первой странице:
— должность ответственного за ведение журнала;
— подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.
При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.
5.7 Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТП 20-02.
5.8 Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.
Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающие подпись и быть датированы.
Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.
5.9 Разработка документов, проверка на адекватность, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.
Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.
6 Управление документацией
6.1 Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.
6.2 Процедура управления документацией должны предусматривать:
— проверку документов на адекватность до их выпуска;
— анализ и актуализацию по мере необходимости разработки и переутверждения документов;
— идентификацию документов и их изменений;
— хранения и изъятия устаревших документов;
— обеспечение учета версий документов при их пересмотре.
6.4 Внутренняя документация
6.4.1 Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30 и СТО СМК 12-2004.
Для большинства организационно-распорядительных документов разработаны единые формы, бланки, образцы составления.
6.4.2 Положения о подразделениях разрабатываются руководителями подразделений с учетом направления их деятельности, тематики и специфики работы подразделения.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений для подчиненных им сотрудников.
Положения о подразделениях, должностные инструкции утверждаются директором.
6.4.3 Финансово-экономическая документация разрабатывается и ведется на основе действующего законодательства, Трудового и Налогового Кодексов РФ, Положений бухгалтерского учета (ПБУ) и других утвержденных документов.
Порядок заключения договоров и оформления договорной документации установлен СТП 09-03.
6.4.4 Управление документацией по основной деятельности осуществляется соответственно разработанной документации СМК, устанавливающей порядок выполнения производственных процессов и взаимодействий между ними. Степень детализации документации зависит от значимости работ, требуемого уровня контроля, уровня компетентности персонала.
Документальное оформление процедур выполнения работ является необходимым для утверждения и совершенствования производственных процессов, служит источником информации для персонала.
Порядок управления документацией по основной деятельности установлен:
6.5 Внешняя документация
6.5.1 Базовым уровнем действующей системы менеджмента качества являются законодательные и государственные нормативные документы, требования которых подлежат выполнению при реализации системы.
6.5.2 Законодательная документация (Законы РФ, нормативно-правовые акты правительства РФ, министерств и ведомств и другие правоустанавливающие документы) поступает в институт в виде официальных публикаций в сборниках, газетах, журналах, которые хранятся в ОНТИ и в электронно-цифровой форме программного комплекта «Гарант» в юридическую службу института. Юрисконсульт доводит информацию до сведения руководства и сотрудников института и проводит согласование правомерности документов.
6.5.3 Нормативная документация поступает в ОНТИ, где сформированы фонды:
— нормативной документации национальной системы стандартизации, включая международные и межгосударственные стандарты, ГОСТы и методические документы Госстандарта, отраслевую документацию и др.;
— документации по нормам проектирования в области строительства (СНиП, СП, РД и др.);
6.5.4 Вся поступающая в фонды документация проходит учет (регистрацию), один из экземпляров регистрируется как «Контрольный». На официальные издания документов, поступающих в одном экземпляре, проставляется штамп «Не выдается».
6.5.5 Нормативная документация в области стандартизации содержится также в программном комплекте «Кодекс», который периодически обновляется.
6.5.7 Актуализация и пополнение фондов осуществляются на основании ежегодной информации «Общероссийского строительного каталога СК-1», «Указателя государственных стандартов», «Перечня действующих нормативных документов Госгортехнадзора России» и других.
6.5.8 Документация, поставляемая Заказчиком, регистрируется сотрудниками подразделений в журналах регистрации данных, поступивших от Заказчика, и доводится до сведения всех исполнителей данного договора.
Поступившая документация хранится и используется исполнителем в течение выполнения данной работы, а затем передается в составе работы на хранение в архив или, по договоренности, возвращается Заказчику.
7 Управление документами системы менеджмента качества
7.1 Управление документами СМК включает требования и особенности управления следующих документов:
— Политика в области качества;
— Руководство по качеству;
— записи по качеству, а также порядок внесения изменений в документы.
7.2 Порядок управления Политикой в области качества
7.2.1 Политика в области качества оформляется в виде отдельного документа и в обязательном порядке включается в Руководство по качеству.
Разработка проекта Политики осуществляется согласно СТП 02-03, руководством института, отделом стандартизации с привлечением компетентных специалистов из различных подразделений.
7.2.2 Основанием для пересмотра Политики в области качества являются:
— изменение целей организации;
— результаты внешних и внутренних аудитов;
— результаты анализа руководством производственной деятельности организации;
7.2.3 Разработанный проект Политики проходит обсуждение в подразделениях института, полученные замечания и предложения поступают в отдел стандартизации, который дорабатывает проект и передает уточненную редакцию проекта на рассмотрение директору.
7.2.4 Директор рассматривает, уточняет проект и утверждает Политику ЦНИИПСК им. Мельникова в области качества. Подлинник Политики находится в контрольном экземпляре (№ 1) Руководства по качеству.
7.2.5 Политика размножается и передается согласно листу рассылки во все подразделения института. Для обеспечения понимания, внедрения и следования принятой Политике руководители подразделений доводят ее содержание до каждого сотрудника, добиваясь реализации и соблюдения Политики в каждом подразделении.
7.2.6 Текст Политики вывешивается на видных местах и своевременно заменяется при внесении изменений в Политику.
7.2.7 Пересмотр Политики осуществляется в том же порядке с учетом результатов анализа СМК, проводимого руководством.
7.2.8 Ответственность за работу по организации оформления, рассылки, своевременного внесения изменений и пересмотра Политики несет начальник отдела стандартизации.
7.3 Порядок управления Руководством по качеству
7.3.1 Руководство по качеству является основным руководящим документом в действующей системе менеджмента качества.
Требования к содержанию «Руководства», перечень вопросов, которые должны быть включены в него, установлены п. 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и соответствуют системе производственных процессов института, включая процессы управления, основные и вспомогательные.
7.3.2 Порядок управления руководством изложен, должен соответствовать правилам и порядку, установленным для стандартов организации, а также изложенным в п. 7.4 настоящего стандарта.
7.4.1 Правила построения, изложения, оформления и обозначения стандартов организации установлены СТО СМК 07-2004.
7.4.2 Определение потребности в разработке стандартов или их актуализации производится на основе результатов анализа эффективности действующей СМК и результатов аудитов. С учетом полученных замечаний и предложений отдел стандартизации составляет программу (план) разработки и пересмотра стандартов, где определяются исполнители работ, сроки разработки. Программа утверждается директором института.
7.4.3 Разработанный проект стандарта при необходимости согласовывается с заинтересованными подразделениями. Формой внутреннего согласования может быть визирование проекта. Проект дорабатывается с учетом полученных замечаний, и окончательная редакция утверждается директором.
Стандарт считается введенным в действие с даты его утверждения директором, которая указывается на первом листе стандарта.
7.4.4 Отдел стандартизации производит регистрацию в журнале учета и регистрации стандартов СТО СМК, размножает необходимое количество учтенных экземпляров и передает стандарт подразделениям института в соответствии с листом рассылки. Получение документа подтверждается подписью начальника подразделения.
7.4.5 Специалисты подразделений, имеющие удостоверение в области менеджмента качества, осуществляют обучение сотрудников по использованию и применению новых утвержденных стандартов и введение их в действие.
7.4.6 Ответственность за внедрение стандартов СТО СМК несет руководитель подразделения, на который он распространяется.
Подлинник отмененного стандарта СТО СМК подлежит уничтожению не ранее, чем через три года со времени его отмены.
7.5 Порядок внесения изменений и изъятия стандартов СТО СМК
7.5.1 Необходимость внесения изменений в стандарты обуславливается.
— накопленным опытом применения;
— задачами совершенствования системы;
— изменением организационной структуры института;
— результатами внутренних и внешних аудитов.
7.5.2 Каждый сотрудник или подразделение института имеет право предложить разработку или изменение стандарта. Предложение передается в письменном виде, в произвольной форме в отдел стандартизации.
7.5.3 Разработка и утверждение изменений проходит в том же порядке и последовательности, как и стандартов. Правила внесения изменений установлены СТО СМК 07-2004.
Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал учета и регистрации стандартов СМК, а также в лист регистрации изменений в подлиннике изменяемого стандарта, прилагаемого к каждому стандарту.
Утвержденное изменение размножается и рассылается подразделениям института в соответствии с листом рассылки данного стандарта.
7.5.4 При наличии значительных изменений, касающихся содержания стандарта, внесения новых требований и положений, стандарт пересматривается и утверждается в новой редакции.
7.5.5 Ответственность за внесение изменений в учтенные экземпляры стандартов и изъятие устаревших несет руководитель подразделения.
7.5.6 Отмененные или утратившие свое действие документы уничтожаются или переводятся в статус «Недействующий».
7.6 Управление записями
Записями по качеству служат отчеты, акты, протоколы заседаний, журналы и другие документы, составляемые исполнителями в ходе выполнения производственных процессов. Они служат основой для последующего проведения анализа, позволяющего выявить тенденции изменения показателей качества, оценивать причины различных несоответствий, назначать корректирующие действия, определять их эффективность.
7.6.2 Процессами управления записями являются:
— регистрация данных о качестве;
— обработка данных о качестве;
— анализ данных о качестве;
— хранение данных о качестве в течение установленного срока;
— изъятие и уничтожение данных о качестве по истечении срока хранения.
В приложении приведены разделы и пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001, в которых содержатся требования о регистрации записей о качестве; подразделения института, ведущие записи; документы (записи), фиксирующие данные о проведенном анализе; содержание регистрируемой информации; должностные лица, ответственные за управление записями о качестве.
7.6.4 Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и поддерживаться в рабочем состоянии. Записи выполняются на бланках и формах установленного образца.
Каждый заполненный (оформленный) документ должен быть подписан ответственным за его составление и датирован. Только при таком условии он считается действительным.
Порядок составления, учета, обращения, хранения и изъятие записей определен в СТП 12-00 Требования к организационно-распорядительной документации.
7.6.5 Записи данных о качестве хранятся в подразделениях, в которых они были выполнены в течение 5 лет или в соответствии с указаниями документов на их разработку.
Оригиналы документов хранятся в местах, защищенных от несанкционированного доступа во избежание их изменений, повреждений или потерь.
7.6.6 Если это отражено в договоре, заказчик имеет право на предоставление ему копий записей по качеству.
8 Ответственность
Ответственность за выполнение установленного порядка управления документацией несут:
— заместитель директора, ответственный за систему менеджмента качества;