Работодатель по просьбе работника может перевести его на дистанционную работу, конечно, при условии что трудовые функции сотрудника позволяют это. Для перевода работник должен написать соответствующее заявление. Рассмотрим особенности его составления и порядок перехода на дистанционку.
Что говорит закон
Труду дистанционных работников посвящена глава 49.1 ТК РФ. Удаленная работа — это такая, которая выполняется по трудовому договору и вне места расположения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).
Чаще всего такую форму труда предпочитают работники интеллектуально-творческой сферы (в том числе лица с ограниченными возможностями), связи с работодателем и передача документации осуществляются по сети Интернет.
Сотрудник, работающий в офисе, может по каким-либо обстоятельствам попросить работодателя о переводе на дистанционную работу. С работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий работы (ст. 72 ТК РФ). В документе прописывают новый характер труда, рабочий режим, время выхода на связь с работодателем и иные нюансы.
Также можно перезаключить трудовой договор, составив новый и внеся в него все изменения.
Внимание! Предложение о переводе на дистанционную работу может поступить и от работодателя, в этом случае работник тоже должен написать заявление.
Коротко о порядке перевода на дистанционную работу
Алгоритм перевода на удаленную работу выглядит следующим образом:
В трудовую книжку запись вносить не обязательно.
Пишем заявление
Заявление пишут в произвольной форме. Можно писать от руки либо напечатать на компьютере, важно, чтобы подпись на нем была «живая».
После того как заявление будет готово, его передают работодателю, который, в свою очередь, ставит на нем визу. Далее заявление необходимо зарегистрировать в журнале регистрации заявлений.
Образец
Генеральному директору ООО «Восторг» от веб-дизайнера Шишкиной Марии Ивановны
В связи с переездом на новое местожительство прошу перевести меня на дистанционную форму работы с полным сохранением трудовых функций с «01» декабря 2019 года.
Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон
Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку
Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится. Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.
2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.
3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.
4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.
5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.
Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции. Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.
Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно
Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.
Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).
При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.
Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.
Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).
Да, я вполне мог бы работать удаленно, но работодатель требует обязательного присутствия в офисе.
Я готов работать удаленно только на время карантина, мне нужен коллектив.
Да, я хотел бы работать удаленно, но мои должностные обязанности этого не позволяют.
Какие условия нужно указать при изменении трудового договора
В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:
Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать причины, по которым в него вносятся изменения и сотрудник переводится на дистанционную работу (в настоящей ситуации это будет профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции).
Далее соглашение подписывается работником и работодателем, и сотрудник переводится на дистанционную работу с момента, указанного в соглашении.
Труд дистанционных сотрудников
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя и вне стационарного рабочего места. Дистанционными считаются сотрудники, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также им в равной степени гарантируются те же самые права, что и всем другим работникам. В том числе им гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.
Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.
Несмотря на ряд схожих моментов, дистанционных сотрудников, работающих удаленно, необходимо отличать от надомников.
Надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет (ст. 310 ТК РФ).
Исходя из данного определения, можно сказать, что надомники всегда изготавливают какую-либо продукцию, в то время как труд дистанционных сотрудников не ограничивается производством продукции. Дистанционные сотрудники могут оказывать услуги и выполнять работы, результатом которых не является получение конечного продукта.
Еще одно отличие проявляется в характере выполнения работы. Надомник может выполнять работу с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают и работодателя не интересует, чьими именно действиями был получен конечный результат. Дистанционный же работник всегда выполняет порученную работу/задание лично, о чем регулярно отчитывается перед работодателем в оперативном режиме (по интернету или телефону).
Нюансы дистанционной работы
По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Это значит, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Также есть определенные нюансы в отношении места работы дистанционного работника. Как правило, место выполнения работы/осуществления трудовой функции выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.
Однако это не означает, что дистанционный работник может работать на территории иностранного государства. Это обусловлено тем, что в таких случаях работодатель не сможет обеспечить дистанционному работнику безопасные условия труда и его охрану, поскольку нормы ТК РФ не имеют юридической силы на территории других стран.
Следовательно, местом работы дистанционного работника может являться любое место жительства/временного пребывания дистанционного работника в пределах территории РФ (письма Минтруда от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-378, от 15.04.2016 № 17-3/ООГ-578).
При этом если фактическое место проживания работника находится на территории Крайнего Севера или приравненных к нему местностей, а работодатель располагается, скажем, в Москве, то зарплата работнику должна будет выплачиваться с учетом «северных» надбавок. И наоборот – если работодатель находится на Севере, а работник проживает в Москве, то зарплата ему будет начисляться без учета районного коэффициента (ст. 316 ТК РФ).
Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре/дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.
При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя (определение Верховного суд РФ от 16.09.2019 № 5-КГ19-106).
Более того, вызов дистанционного работника в офис работодателя будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные (письмо Минтруда от 09.06.2017 № 14-2/ООГ-4733).
Понятно, что в новых условиях профилактики инфекции дистанционная работа обусловлена лишь заботой о здоровье и безопасности сотрудников и вряд ли работодатель станет требовать появляться в офисе, если сам объявил карантин.
Охрана труда дистанционных сотрудников
Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, им со стороны работодателя должны обеспечиваться безопасные условия труда.
Но в то же время обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников носят ограниченный, «урезанный» по сравнению с обычными сотрудниками характер. В отношении дистанционных сотрудников работодатель в сфере охраны труда должен исполнять следующие обязанности (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан:
Таким образом, при наличии обоюдного согласия работодателя и сотрудника перевести его на удаленную работу не составляет большого труда.
При этом, во время текущей эпидемии коронавируса работодатель получает возможность уберечь своих работников от вирусной опасности и сэкономить значительные средства на обеспечении охраны труда, а работник – возможность более эффективно планировать свое рабочее время и снизить до минимума вероятность заражения.
эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету, эксперт центра оценки квалификаций специалистов финансового рынка
Компания может перевести на удаленку специалистов из офиса или нанять сотрудника сразу на дистанционную работу. Расскажем, какие документы помогут грамотно оформить изменения
Общий порядок действий
Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК). Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).
С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.
Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.
Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору. В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы. В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.
Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников.
Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.
Постоянная удаленная работа
Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно.
Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте.
После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника. В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте. Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Временная удаленная работа
До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).
Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).
Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.
Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.
Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.
Комбинированная удаленная работа
Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.
В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе.
Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома. Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое. Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц.
Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ.
Образцы приказа и дополнительного соглашения о переводе на комбинированную работу можете скачать в конце статьи.
Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях
В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.
Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.
Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.
Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Допсоглашение о переводе на временную дистанционную работу 654.3 КБ
Допсоглашение о переводе на дистанционную работу 654.2 КБ
Допсоглашение о переводе на комбинированную работу 657.1 КБ
Положение о дистанционной работе 761.2 КБ
Приказ об утверждении положения о дистанционной работе 722 КБ
Приказ о переводе на временную дистанционную работу 723.6 КБ
Приказ о переводе на дистант в исключительных обстоятельствах 730.5 КБ
Приказ о переводе на дистанционную работу 723.2 КБ
Приказ о переводе на комбинированную работу 722.1 КБ
Приказ о прекращении режима дистанционной работы 722.7 КБ
Из-за пандемии коронавируса крупные компании переводят сотрудников на удалённую работу. Малый и средний бизнес тоже может работать в режиме home office, если позволяет сфера деятельности. Разобрались, как правильно оформить документы для работы из дома и зачем это нужно.
Почему работать из дома нужно официально
Если у вас маленький стартап, в котором все доверяют друг другу, переход на удалёнку можно не оформлять. Никто не будет проверять, что написано в договорах у сотрудников. Просто работайте из дома, за это не накажут.
Проблемы у предпринимателя могут начаться, если сотрудник попадёт в беду. Например, получит травму в рабочее время. Это печальный сценарий, но такое случается.
Из-за быстрого перехода на удалёнку можно что-то упустить: документы, которые нужно передать, могут остаться в офисе, потому что непонятно, чья это ответственность. Чтобы себя обезопасить, регламентируйте удалённую работу сотрудников и оформляйте это официально.
Нельзя отправить сотрудников работать из дома, если они против. Для изменения условий работы в законе есть особая процедура, которая длится два месяца (ст. 74 ТК РФ)
В случае с коронавирусом переход на удалёнку происходит слишком быстро, поэтому важно подписать документы — так вы сможете подтвердить согласие работников.
Если сотрудники не хотят работать из дома, а офис закрывается, придётся платить за простой — ⅔ оклада или ставки (ст. 157 ТК РФ).
Какие документы нужны, чтобы перейти на удалёнку
По Трудовому кодексу все, кто работает не в офисе, называются либо надомниками, либо дистанционными работниками. Чётких отличий нет, но надомниками принято считать тех, кто что-то создаёт руками, например, собирает украшения из материалов, которые выдал работодатель. Если сотрудник работает через интернет — это дистанционный работник.
Когда решите официально перевести сотрудников на дистанционную работу, вам понадобится по два документа для каждого из них.
Приказ о переводе. В приказе напишите, что решили перейти на дистанционную работу, чтобы предотвратить распространение COVID-19 и обеспечить здоровье сотрудников.
Дополнительное соглашение к трудовому договору. С переходом на дистанционную работу изменится несколько важных моментов, и вам придётся заново выстраивать рабочие процессы. Чтобы обезопасить себя и объяснить новые правила сотрудникам, запишите всё в допсоглашении.
Образец приказа для перевода сотрудника на дистанционную работу. Такой приказ нужно сделать на каждого сотрудника, которого отправляете домой. Скачать образец
Образец приказа для перевода сотрудника на дистанционную работу. Такой приказ нужно сделать на каждого сотрудника, которого отправляете домой. Скачать образец
Что написать в допсоглашении
Возьмите трудовой договор, пройдитесь по пунктам и внесите в допсоглашение всё, что меняется при дистанционной работе. Если у вас разные договоры с разными сотрудниками, придётся сделать эту работу несколько раз. Вот пункты, которые точно должны быть в допсоглашении:
1. Адрес. Напишите, что работа производится дистанционно по месту проживания сотрудника. Если можете, указывайте конкретный адрес. Если адрес написать нельзя, напишите, что дистанционно и не на территории компании.
2. Режим работы. По Трудовому кодексу дистанционный работник сам решает, когда ему работать, а когда отдыхать. Если для вас важно сохранить рабочий график, напишите об этом.
3. Как будете взаимодействовать. С помощью каких средств, в какое время созваниваться, как решать вопросы и передавать документы.
4. Техника. Если сотрудник забирает с собой рабочий ноутбук, напишите об этом. Если он будет работать со своего компьютера, включите в соглашение выплату компенсации или оплату домашнего интернета.
5. Срок. Нельзя перевести сотрудника на удалённую работу бессрочно. Указывайте пока предполагаемый срок. Если карантин продлят, сможете продлить и договор.
Подытожим
Чтобы упорядочить работу и избежать неприятностей, оформите перевод сотрудников на удалёнку официально:
Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.
На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права, а также им в равной степени гарантируются те же самые права, что и всем другим работникам. В том числе им гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.
