как в почте сделать автоответ что ты в отпуске
Как настроить автоответ в электронной почте
Электронная почта – важный канал маркетинга и бизнеса, который постоянно развивается и готов к автоматизации. Это особенно важно, учитывая, что изрядное количество писем, которые отправляют пользователи, представляют собой обычные ответы, и снова и снова приходится отвечать на одни и те же запросы и вопросы. Такие повторяющиеся задачи могут быть утомительными – лучше настроить автоответ в почте, который будет запускать определенные шаблоны в зависимости от содержания получаемых писем.
Gmail.com
Прежде чем реализовать функцию автоматического ответа, необходимо настроить отображаемое сообщение:
Теперь, когда сообщение было сохранен как шаблонный ответ, и нужно использовать его в качестве автоуведомления на определенные письма:
Старые емейлы не получат шаблонный ответ, но в будущем любое новое письмо, которое соответствует установленным критериям, получит автоответ.
Есть еще вариант настройки автоматических ответов абсолютно для всех писем и без создания отдельных шаблонов:
С этого момента адресаты из списка контактов или все пользователи в течение установленного периода будут получать автоматический ответ с определенным текстом.
Yandex.ru
В Yandex тоже есть возможность настроить автоответчик, чтобы отвечать на входящие сообщения электронной почты, соответствующие конкретным условиям:
Mail.ru
Практически каждый поставщик услуг электронной почты предлагает эту функцию, включая Mail.ru. Необходимо выполнить следующие шаги:
Отправитель будет получать автоответ раз в 12 часов. То есть, если пользователь в течение 12 часов отправит несколько писем, автоответ он получит лишь на первое письмо.
Outlook.com
Чтобы настроить автоматические уведомления в браузерной версии:
Outlook не прикрепляет подпись при отправке автоответов. При желании следует добавить ее непосредственно в текст уведомления при настройке автоответчика.
iCloud.com
В iCloud есть специальная функция под названием «Отпуск», которая позволяет создавать сообщения об отсутствии на работе. Вот как ее настроить:
Отправитель будет получать автоответ раз в 24 часа. То есть, если пользователь в течение 24 часов отправит большое количество писем, автоуведомление об отсутствии он получит только на первое письмо.
Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска
Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016
Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.
Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.
Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее
Создаем автоответчик Outlook
Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.
Шаг 1. Создание типового сообщения:
1. Меню «Главная» — «Создать сообщение».
2. В теле письма набираем текст сообщения, которое в дальнейшем будет служить в качестве автоответчика.
3. Меню «Файл» — «Сохранить как».
4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook». 
5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».
Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.
1. Меню «Файл» — опция «Управление правилами и оповещениями».
2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».
3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».
4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».
5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».
7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».
8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».
9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».
10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.
Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.
Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.
Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее
Отключаем автоответчик Outlook
Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:
1. Меню «Файл» — опция «Управление правилами и оповещениями».
2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.
Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков. Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook.
Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.
Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.
Как настроить автоматический ответ в Outlook Web App
Почтовый сервер Microsoft Exchange является один из самых популярных на рынке. В связке с ним используется почтовый веб клиент Outlook Web App (OWA). Вот о нем мы сегодня и поговорим. В данной статье расскажу как настроить автоматический ответ на входящие письма как из вне так и от сотрудников компании в установленный промежуток времени, например, в не рабочие часы. Процесс настройки очень простой, но все же большинство пользователей самостоятельно вряд ли смогут это сделать.
Автоответ на входящие письма
Заходим в свой почтовый ящик, в правом верзнем углу выбираем пункт «Настройка», значок шестеренки и жмем на пункт «Автоматические ответы».
В открывшемся окне отмечаем пункт «Отправлять автоматические ответ», чуть ниже так же отмечаем пункт «Отправлять ответы только в следующий период времени» и указываем время начала и окончания, ниже в поле пишем текст ответа.
Этот пункт касается только вашей организации.
Опускаемся ниже и делаем тоже самое для отправителей не из вашей организации.
Например, если вы уходите в отпуск второй пункт можно не отмечать, просто настроить ответ на все входящие письма.
Такие ответы можно назвать правилом хорошего тона, все будут знать что у вас либо не рабочие время либо вы в отпуске или просто отсутствуете на рабочем месте. В результате вы избавитесь от звонков на сотовый телефон, вопросов и не нужных объяснений каждому почему вы не отвечаете.
Настраиваем автоответ в Outlook
Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook
Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.
Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.
Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.
Настройка автоматических ответов
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.
В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.
Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.
Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.
Обновление параметра “Автоответы” в мобильном приложении Outlook
Параметр “Автоответы” можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Andro >Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром “Автоответы” в пути.
Устранение неполадок Нет параметра “Автоответы”
Если в меню “Файл” отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.
Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook
Инструмент для работы с почтой Microsoft Office Outlook обладает рядом полезных функций, помимо стандартной работы с почтой (вроде сортировки и чтения). Среди этих функций Outlook выделяется «Автоответ», который можно использовать, чтобы отправитель понимал, что его сообщение дошло, даже если пользователь не имеет возможности ответить, или находится в отпуске. Многие сервисные центры и службы поддержки активно пользуются этой возможностью.
Назначение функции
При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:
Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.
Настройки автоответа
Сразу следует отметить, что способ настройки автоответчика в Аутлук варьируется в зависимости от установленной версии офисного пакета. Хотя, набор общих черт и присутствует, но касаются они преимущественно версий: 2010+ и по 2007 включительно. О специфических нюансах в некоторых версиях будет указано, под их общими сведениями (например, 2010 Outlook настраивается аналогично с 2013, 2016, но имеет пару отличительных черт).
Версии 2010 и выше
Речь идёт о 2010, 2013, 2016 и прочих (скриншоты взяты из версии 2016, которая отличается лишь общим дизайном интерфейса). Также указанный вариант действий подходит и для Office 365, который Microsoft активно продвигают уже несколько лет. Для настройки автоответа от пользователя требуется:
Примечание! Чтобы этот пункт присутствовал в меню нужно иметь тип учётной записи «Microsoft Exchange». Если он отсутствует всё равно, то его можно вручную добавить на панель.
Если не указать период в шаге «3», то сообщение будет отправляться постоянно, вплоть до ручной отмены.
Outlook 2007
В Версиях младше 2007 (включительно) не смотря на общее различие в виде интерфейса действует один и тот же алгоритм настройки автоматического ответа:
Кроме незначительного различия в порядке активации действует тот самый принцип во всех версиях. Даже окно настроек не претерпело структурных изменений.
Отключении функции
Ранее упоминалось, что может потребоваться и ручное выключение указанной возможности. Следует понимать, что рассматривается пример с учётной записью Exchange. Процедура проста, по сути выполняется включение, но с иным финальным этапом:
Без учётной записи Exchange
Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.
Включение
Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:
Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:
Отключение
Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:
Добавление пункта «Автоответы»
В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:
Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.
Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила».
Настраиваем автоответ в Outlook
Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.
Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.
Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.
Создание шаблона для автоответа
Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.
Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».
Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.
Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».
В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.
На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.
Создание правила для автоответа на входящие сообщения
Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».
Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.
В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».
На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.
Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.
Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.
На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».
В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.
Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.
Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.
Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».
Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».
Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.
То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.
Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».
С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».
Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.
Телефон: +7 123 456-78-90
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.
На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.
Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Видео создания автоответов в Outlook
Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.