как в аутлук настроить что я в отпуске
Outlook: как настроить автоответчик на время отпуска?
В Microsoft Outlook можно настроить автоответ на входящие сообщения электронной почты. Если вы отсутствуете в течение длительного времени и не можете проверять почту, Outlook будет отвечать на сообщения за вас.
Если вы в отпуске, и вам нужно уведомлять об этом коллег и партнеров по переписке, можно настроить в Outlook автоматический ответ. Покажем два способа настройки автоответчика в почтовом клиенте Microsoft.
Outlook: быстрая настройка уведомления об отсутствии через «Автоматические ответы»
Первый способ сделать себе автоответчик — настроить отправку автоматического ответа на входящие в Outlook с помощью функции «Автоматические ответы». Для этого не нужно лезть ни в какие специальные настройки. Нижеприведенный способ работает во всех актуальных версиях Outlook, но только для учетных записей на сервере Microsoft Exchange!
Теперь в указанный период на все входящие электронные письма будет даваться ответ, содержащий созданный вами текст.
Outlook: задание правила для уведомления об отсутствии
Если вы хотите использовать автоответчик Outlook дома, или в вашей организации нет Exchange, вы можете создать правило для отправки уведомлений об отсутствии. Это немного сложнее, но такое правило позволит вам отправлять разные письма об отсутствии разным получателям.
В зависимости от версии Office инструкции могут несколько отличаться, но общий принцип приведен ниже.
Вы можете создать несколько правил, чтобы Outlook отвечал разным группам отправителей по разным шаблонам. Количество правил ограничено лишь числом групп отправителей.
Настройка автоматических ответов (нет на месте)
Попробуйте сами!
Обладатели подписки Microsoft 365 могут настроить автоматические ответы на время своего отсутствия на рабочем месте или отсутствия доступа к электронной почте.
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по отправке сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил.
Установите переключатель Отправлять автоответы.
Если вы не хотите, чтобы сообщения отсылались сразу, выберите Отправлять только в течение следующего периода.
Выберите начало и окончание периода, в течение которого должны отправляться автоматические ответы.
Введите сообщение. Вы можете отформатировать текст с помощью панели инструментов или вырезать и вставить отформатированный текст, включая текст гиперссылок.
Чтобы настроить автоматические ответы для контактов за пределами своей организации, откройте вкладку За пределами организации, установите флажок Автоответ отправителям за пределами организации, введите сообщение и нажмите кнопку ОК.
Кнопка ОК может отсутствовать из-за настроек разрешения и масштабирования экрана. Чтобы решить эту проблему, можно изменить настройки разрешения и масштабирования экрана или использовать монитор с большим экраном.
Настройка автоответа в Microsoft Outlook 2019
1. Создание шаблона
1.1. Для настройки автоответа в Outlook 2019 сначала нажмите на «Создать сообщение», затем в нижнем поле введите текст, который получат все отправители.
→ 
→ 
→ 
2. Настройка правила
→ 
→ 
2.2. В диалоговом окне «Какие сообщения следует отбирать?» ничего выбирать не нужно, кликните кнопку «Далее» и нажмите «Да».
2.3. В следующем окне установите галочку на «Ответить, используя ». В нижнем окне нажмите на « ».
2.4. Система предложит выбрать шаблон для отправки ответа. Нужно указать тот, который был создан ранее. В выпадающем списке «Папки» выберите «Шаблоны в файловой системе»*. Из появившегося списка шаблона выделите нужны и нажмите «Открыть». В окне «Мастер правил» следует кликнуть «Далее».
→ 
*если Вы сохранили шаблон не в папке, предложенной системой, а в другой, как в шаге 1.2. данной инструкции, нажмите кнопку «Обзор» и выберите папку, в которой сохранили шаблон.
2.5. В следующем окне мастера выбирать ничего не нужно. Кликните «Далее».
2.6. В финальном окне задайте имя правилу или оставьте по умолчанию и нажмите «Готово».
Теперь на все входящие письма будет отправлен шаблон сообщения в качестве ответа.
Как настроить Outlook для спокойного отпуска
22 April 2016 | Пресс-Центр
Отпуск – это время для отдыха. Однако предшествующие ему недели могут быть очень напряженными: вы спешите закончить все важные дела, прежде чем поставить статус «Вне офиса» и настроить автоответы. Мы хотим помочь вам исключить одну задачу из этого списка.
Веб-версия Outlook упрощает освобождение календаря и автоматической отмены собраний перед тем, как вы покинете офис на некоторое время. При настройке автоответа в веб-версии программа предложит выполнить следующие действия:
Блокировка календаря
Перед тем, как покинуть офис (реальный или виртуальный) и начать отдых, вы маркируете период своего отсутствия в календаре, чтобы адресаты знали о вашем предстоящем отсутствии. Теперь при настройке автоответа можно выбрать опцию Блокировать календарь, и веб-версия Outlook создаст встречу на всю длительность вашего отпуска.
Когда коллеги осведомятся о вашей доступности с помощью Помощника по планированию, они увидят, что вы отсутствуете.
Очищение запланированных собраний
Еще одна задача, о которой следует позаботиться прежде, чем покинуть офис – это отмена и отказ от текущих встреч в календаре. Теперь при настройке автоматического ответа веб-версия Outlook находит все мероприятия, которые запланированы на этот период, и предоставляет возможность указать встречи, которые вы хотели бы отменить, а также настроить вариант ответа.
Веб-версия Outlook по умолчанию выбирает все собрания с участниками, оставляя только собрания без участников (поскольку в большинстве случаев они служат напоминаниями или заметками, которые пользователи создали исключительно для себя). Если есть какая-то встреча, которую вы не хотите отменять, просто снимите галочку в списке, и Outlook оставит это собрание в календаре.
Автоматическая отправка ответов на входящие приглашения
Разумеется, работа не останавливается во время вашего отсутствия в офисе. Но теперь Outlook может автоматически отклонять приглашения от вашего имени. Так ваши коллеги будут знать, что вы не сможете посетить встречу по причине отсутствия. После ответа от вашего имени Outlook оставит приглашение в вашем почтовом ящике, чтобы вы были в курсе того, что происходило во время вашего отъезда.
Как начать использовать эти преимущества?
Добавление сведений о вашем отсутствии в календари Outlook коллег
Вы можете легко отметить время как «Занят» или «Нет на месте» в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.
О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.
Чтобы научиться отправлять ответы об отсутствии на рабочем месте, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook.
Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке «Запросить ответы» отпишитесь.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Отправить.
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег
Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.
Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.
В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.
Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.
Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.
С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.
Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.
В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.
Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.
Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.
Введите любые сведения, предназначенные для получателей.
Укажите получателей в строке Кому.
Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.
При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.
На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.
Нажмите кнопку Отправить.
Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.
Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.
Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре
Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.
Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.
Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.
В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.
В поле Тема введите название отпуска.
В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.
Установите флажок Целый день.
Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.
Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.