кадровик или бухгалтер что лучше
Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство
Автор: Куцакова Елена Директор департамента по зарплате и кадрам
Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство
Автор: Куцакова Елена
Директор департамента по зарплате и кадрам
В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.
Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.
Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.
Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.
Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера
Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.
Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет.
В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.
Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России. Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен. Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.
Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера штатное расписание – часто простая формальность.
Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.
Бухгалтер формально относится к кадровому учету
Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».
К чему может привести нарушение трудового законодательства?
В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев. Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.
Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей. А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.
В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени
А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет». И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя». Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».
Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт
Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).
Таким образом, если вы хотите:
Тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в полном объеме в надежную аутсорсинговую компанию
В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.
Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.
Должностная инструкция бухгалтера-кадровика
Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант
Должностная инструкция бухгалтера-кадровика
Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант
Передать в отдел кадров часть персонифицированной отчетности – совсем не то же самое, что возложить обязанности кадровика на бухгалтера. Возможно ли эффективное совмещение функций в одном лице, и что включить в должностную инструкцию – читайте в нашей статье.
Что должен знать и уметь бухгалтер по кадрам?
Кадровое делопроизводство зачастую делают дополнительной нагрузкой для бухгалтерии. Причем ее возлагают если не на самого главбуха, то на бухгалтера по расчету заработной платы, как на уверенного пользователя 1С:ЗУП. Аргумент – эту же программу используют в своей работе и кадровики.
Однако, помимо учетной программы, обычному бухгалтеру необходимо знать также:
Помимо теоретических знаний от бухгалтера по кадрам ожидают, что он обладает умением:
Как правило, не лишними будут и умения по составлению различных форм отчетности, связанной с зарплатой и персонифицированными данными. Однако мало кто осознает, что во время отчетности бухгалтер не будет иметь времени решать кадровые вопросы.
Если бухгалтер по зарплате делает еще и отчетность, то в данном случае совмещение функций не эффективно.
Права сотрудника
По новой редакции п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (введена с 26 июля 2019 года Федеральным законом от 26.07.2019 № 247-ФЗ) бухгалтер-кадровик получил право направлять письменные требования. В частности, о необходимости предоставления документов первичного учета рабочего времени и расчетов по оплате труда. Например, таких, как:
Также бухгалтер-кадровик может потребовать предоставить ему для разноски в 1С:ЗУП платежные поручения об оплате НДФЛ и страховых взносов.
При отсутствии реакции на свои просьбы, а также в других спорных случаях бухгалтер-кадровик имеет право напрямую обратиться к руководству с просьбой о содействии.
Также руководство не должно препятствовать реализации права:
Последний момент очень острый, так как большинство бухгалтеров считают несправедливым возложение на них обязанностей кадровика, в том числе в силу отсутствия у них специальных знаний. Даже подспудное недовольство чревато напряженностью рабочей обстановки, большим количеством ошибок – как в бухгалтерских, так и в кадровых документах.
Обязанности бухгалтера-кадровика
Первоочередная обязанность бухгалтера-кадровика – формирование первичных учетных документов для:
Однако, кроме сугубо кадрового делопроизводства, на таком универсальном специалисте могу лежать и другие обязанности:
Конкретный перечень и состав обязанностей зависит от конкретных условий.
Должностная инструкция бухгалтера-кадровика – образец
Совмещение должностей бухгалтера и кадровика в одном лице не прописано ни в одном стандарте, поэтому составление должностной инструкции такого работника целиком и полностью зависит от:
Должностные инструкции – это не обязательное условие трудовых отношений, а, скорее, добрая воля. Однако, чтобы расставить все точки над i в таком непростом симбиозе двух смежных отраслей, инструкцию лучше все-таки составить. Например, так, как в представленном ниже образце.
Грамотная должностная инструкция сослужит хорошую службу, когда у компании возникнут неприятности из-за:
К сожалению, такие проблемы обычны для компаний, считающих, что бухгалтер-кадровик будет вести кадровое делопроизводство качественно. Как правило, таким сотрудникам не хватает ни времени, ни знаний, ни понимания важности кадровой работы.
Многие бухгалтеры даже не понимают, что заполнение трудовых книжек – самая малая толика возложенных на них обязанностей кадровика. Мы советуем не тратить время на разработку должностной инструкции, если для вашей компании характерны:
Также не обойтись силами бухгалтера-кадровика, если в компании запланировано сокращение штата в целом. Более того, здесь необходим специалист с опытом решения конфликтных ситуаций.
Помните, что переложить штрафы, полученные компанией, на бухгалтера-кадровика – задача почти нереальная. Между тем, доверившись нашей компании, вы фактически получаете страховку от всех неприятностей. Причем не только потому, что мы применяем риск-ориентированных подход, но и потому, что наша ответственность – застрахована. Оказание услуг по кадровому производству – наш профиль.
Наш аутсорсинг кадровой службы весьма разнообразен: от удаленного обслуживания до внедрения в компанию нашего кадровика (импланта). Он не будет состоять в вашем штате, и для него вам не нужно разрабатывать должностную инструкцию.
Разъяснения Роструда: обязанности бухгалтерии и отдела кадров
Нужно ли указывать в трудовом договоре место жительства сотрудника?
Достаточно часто работодатели задаются вопросом о необходимости указания в трудовом договоре постоянной или временной регистрации работника. Так ли это необходимо?
Обратившись к положениям Трудового Кодекса Российской Федерации, а именно к части 1 статьи 57 ТК РФ, можно узнать, что в трудовом договоре обязательно указание определённых сведений о сотруднике, с которым данный договор и заключается:
Таким образом, ответ на вопрос о необходимости указания регистрации сотрудника, принимаемого на работу — работодатель не обязан указывать какие-либо регистрационные данные сотрудника в трудовом договоре: будь то временная или же постоянная регистрация, а также адрес проживания сотрудника. Сведений из документа, подтверждающего личность данного гражданина, вполне достаточно.
Как видно, упомянутая норма не обязывает работодателя указывать в трудовом договоре адрес регистрации работника по месту проживания. Сведений о документе, удостоверяющем личность работника, будет достаточно.
Порядок расчёта компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника
Согласно положениям Трудового Кодекса, при ненормированном рабочем дне сотруднику полагается дополнительные 6 дней оплачиваемого отпуска, кроме ежегодного. В том случае, когда сотрудник увольняется после того, как отработал в компании 6 месяцев, ему полагается компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск. Как правильно рассчитать размер данной компенсации?
Согласно нормам Трудового Кодекса Российской Федерации, денежная компенсация за неиспользованные дни дополнительного оплачиваемого отпуска рассчитывается, исходя из отработанного сотрудником времени.
Таким образом, если за год сотруднику полагается дополнительный оплачиваемый отпуск протяжённостью 6 календарных дней, то за 6 месяцев неиспользованный отпуск составит 3 дня, именно за них и должна быть начислена и выплачена денежная компенсация.
Допустима ли отправка Почтой России справки о заработной плате сотруднику?
В ситуации, когда уволившийся сотрудник не может самостоятельно прийти за справкой о заработной плате, документ допустимо отправить посредством Почты России.
Следует отметить, что работодатель обязан выдать уволенному сотруднику справку о заработной плате (182н) при определённых условиях:
Наличие документа об образовании
В случае, если при трудоустройстве сотрудник не предоставил документ об образовании, работодатель вправе потребовать их предоставить, даже спустя несколько лет.
Однако тут существуют уточнения. Требование работодателя будет провомерным исключительно в том случае, если:
Порядок произведения регистрации кадрового документооборота
В некоторых организациях от кадровиков требуют ведение журналов документооборота, в которых регистрируются трудовые договора, заключенные с сотрудниками, кадровые приказы и т. п. Однако как таковой такой необходимости нет и ответственность за их отсутствие нормами трудового законодательства не предусмотрена.
В чьи обязанности входит сдача отчётности по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ
Регулярная сдача отчётности по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ необходима для всех организаций. Её должен подготавливать и направлять в ПФР тот сотрудник, в чьём трудовом договоре прописана данная обязанность.
Экономист и кадровик: доверяй, но проверяй!
Метод разделения труда существует с древнейших времен. Такой способ работы использует в своей деятельности практически любая организация. При этом разделение труда требует, чтобы все отделы взаимодействовали между собой. Так и кадровики, выполняя свои обязанности, должны учитывать потребности других подразделений.
Журнал «Я кадровик» уже освещал вопрос взаимодействия отдела кадров и отдела по расчету зарплаты на производственном предприятии. Сейчас мы решили поговорить о важности взаимопонимания и взаимопомощи между кадровиками и экономистами в медицинском учреждении. О точках пересечения этих двух отделов и о том, как проще и быстрее они могут найти общий язык, рассказывает менеджер по проектной работе Дмитрий ШАФРАН.
В чьих руках благополучие ЛПУ?
Основные задачи экономиста — анализ, планирование и прогнозирование деятельности медучреждения, составление штатного расписания и тарификационных списков, формирование фонда оплаты труда. Экономисты контролируют хозяйственную деятельность организации, работают над эффективной экономией и производительностью труда, выявляют резервы и стараются предупреждать потери. Во многом от профессионализма и ответственности планово-экономического отдела зависят эффективная работа больницы и уровень оплаты труда специалистов.
Для формирования штатного расписания, тарификационных списков, фонда оплаты труда, для планирования численности персонала и составления свода отчетов экономисту необходимы актуальные сведения из отдела кадров: они вносят приказы о приеме, переводе, увольнении, изменении надбавок, об очередном отпуске. Поскольку здесь присутствует человеческий фактор, возможны ошибки, которые сразу же находят отражение в неточных цифрах.
Во многих ЛПУ экономисты не доверяют тем данным, которые предоставляют кадровики. Встречаются организации, у которых в приказе о приеме указано «оплата соответственно положению» или отдел кадров готовит и распечатывает «рыбу» приказа о приеме на работу, в которую экономисты вписывают необходимые цифры. Подобные ситуации происходят именно в тех ЛПУ, где экономисты не доверяют отделу кадров.
По мнению некоторых экономистов ЛПУ, доверие — не метод работы. Порой экономисты утверждают, что для составления отчетов по стажу или персоналу кадровики им не нужны и что проще вносить данные самим, чем исправлять ошибки.
А кто-то из экономистов предполагает, что легче вести свою тарификационную таблицу в Excel. Тогда взаимодействие отделов строится по такой схеме: кадровик принимает сотрудника, а приказ о приеме или копию его относит экономисту, который вносит сведения из приказа в тарификационные списки. Вероятность ошибки снижается, но при этом любые изменения по сотрудникам экономистам надо отслеживать и обновлять вручную: смена фамилии, перевод, повышение квалификации. Если в штате ЛПУ не более ста человек, то экономисты уже наизусть знают, где кто работает, у кого когда должна смениться надбавка, кто получил категорию. Но если штат большой, то все держать в голове очень сложно.
В программе «Контур-Персонал Медицина» успешно работают:
Автоматизация спешит на помощь!
Основной источник недоверия экономистов к кадровикам заключается в устаревшей информации. Внедрение программы, автоматизирующей кадровое делопроизводство, позволяет решить эту проблему и грамотно распределить обязанности между кадровиками и экономистами.
Прежде всего, в системе «Контур-Персонал Медицина» экономист формирует штатное расписание, где расписаны все источники финансирования, оклады и надбавки, положенные по должности. В нем можно посмотреть количество ставок всего, количество нормативных ставок и количество ставок по источникам финансирования: бюджет, ОМС, хозрасчет и др. Таким образом, экономисты снимают с плеч кадровиков обязанность по заведению штатного расписания. Затем специалисты СКБ Контур загружают в программу информацию по сотрудникам, а кадровики ее корректируют, формируют приказы о приеме. В приказах они указывают, на какой должности работает сотрудник, основная это работа или по совместительству, количество ставок. А также отмечают, какие у него надбавки за стаж и категорию, почетные звания, персональные коэффициенты. И в этом случае уже отдел кадров работает во благо планово-экономического отдела: теперь можно в любой момент построить тарификационные списки, они будут актуальны и будут постоянно обновляться без участия экономистов. Например, сформированный приказ о переводе, измененная надбавка, увольнение — все это сразу же отражается в тарификации.
Но и тут есть нюанс: если кадровик не внес изменения надбавок за стаж, оперативно не отследил присвоение какой-либо категории, то в тарификации будут отражаться некорректные надбавки. Поэтому, даже используя программу автоматизации кадрового делопроизводства, экономисты тщательно проверяют тарификационные списки.
Затем на основе тарификации экономист делает сводный отчет, после чего формирует фонд оплаты труда. Кроме основного фонда экономисты должны учитывать затраты на различные переработки, замещения, оплату праздничных и ночных часов, дежурств, замещений на период отпусков и стажировок. «Контур-Персонал Медицина» помогает все учитывать и рассчитывать.
Мы устраним остатки разногласий
Иногда у кадровиков и экономистов возникают разногласия по поводу источников финансирования в тарификационных списках. Например, у врача 0,5 ставки финансируется из бюджета, а 0,5 — из ОМС. Соответственно, экономисты хотят иметь возможность построить тарификацию отдельно по ОМС и по бюджету. А с точки зрения кадров, этот врач работает на одной ставке: у него один трудовой договор и один приказ о приеме.
Специалисты проекта «Контур-Персонал Медицина» делают все возможное, чтобы работать с программой было комфортно всем участникам процесса кадрового делопроизводства. В ближайшей новой версии программы появится возможность делить ставку сотрудника по различным источникам финансирования и формировать соответствующие тарификационные списки.
Вне зависимости от того, какие складываются взаимоотношения между кадровым и планово-экономическим отделами, программа «Контур-Персонал Медицина» упрощает работу и минимизирует риски ошибочного ввода данных.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.