пункт данные главного меню табличного процессора excel позволяет выполнить операции
Назначение и возможности табличного процессора Excel. Информатика
Содержание:
Массивы цифровой информации представлены базами данных и электронными таблицами (ЭТ). Для работы с последними созданы специальные приложения. Рассмотрим назначение и основные возможности табличного процессора Excel, как в нём обозначаются столбцы, ячейки и строки электронной таблицы. Расскажем основные составляющие ЭТ.
Табличный процессор Excel: что это за инструмент
Применяется программа в десятках других областей, решает широкий круг задач:
В Excel встроена платформа для работы с макросами – миниатюрными внутренними инструментами для автоматизации регулярно повторяемых однообразных операций.
Составляющие электронной таблицы: строка, столбец, ячейка, их обозначение
ЭТ хранятся в файлах преимущественно форматов xlsx и xls, называются рабочими книгами. Состоят из листов, представленных вкладками. Они имеют собственные названия, отображающиеся на ярлыке листа внизу справа. Переименовываются через контекстное меню (правый клик).
Листы могут добавляться в книгу, удаляться из неё, перемещаться. Представлены матрицей со столбцами и строками – таблицей. Первые расположены по вертикали, вторые – горизонтально. На пересечении образуется мельчайший элемент электронной таблицы – ячейка или клетка, имеющая собственный адрес – это ведущая на неё ссылка.
Состоит из номеров строки и столбца, которые её породили, является минимальным элементом ЭТ, используемым для хранения информации. Адрес клетки применяется для обращения к её содержимому, записи формул, определяющих взаимосвязи между числами в ячейке.
Формула задаёт алгоритмы обработки информации в клетке. Для её добавления кликните по ячейке, в адресной строке введите знак равенства, выберите оператор – название совершаемой над входящими данными операции – алгоритм их обработки. Затем – выберите целевую клетку, значение которой будет преобразовываться и заноситься в текущую. Ячейку с формулой называют зависимой.
В Excel различают логические, тригонометрические, математические, текстовые формулы. Поддерживаются инженерные, аналитические, статистические функции, алгоритмы обработки времени, даты.
В качестве содержимого клетки может выступать:
Столбцы электронной таблицы обычно обозначаются цифрами от единицы до миллиона, строки – буквами английского алфавита: сначала одной (A-Z), затем двумя (AA-ZZ), потом – тремя и т. д.
К ЭТ применимы понятия блока и диапазона ячеек. Блок – объект, над которым проводят операции в Excel. Им может быть ячейка, строка, столбец, их диапазон. Обозначается как адрес начальной и конечной клеток, например:
К блокам относится и свободная область – несколько ячеек, расположенных, в том числе не последовательно. При выделении объектов для образования блока его строки обозначаются:
Структура окна Excel
Электронная таблица каждого листа способна вместить свыше миллиона строк и 16 484 столбцов. Для работы с ними следует знать названия основных элементов интерфейса программы. Верхняя часть окна – заголовок приложения, слева расположена панель быстрого доступа. Ниже следует главное меню в виде ленты с вкладками (с Excel 2007) – через него вызывается большинство функций программы.
Под ним расположена форма с адресом текущей ячейки или выделенного блока. После ввода адреса клетки вручную и нажатия Enter активной станет указанная ячейка. Номер её строки и столбца подсвечиваются иным цветом, который зависит от темы оформления Excel и операционной системы. Они нанесены слева и сверху соответственно.
Внизу расположены вкладки с названиями листов для переключения между ними. Правее – строка прокрутки по вертикали и горизонтали для просмотра содержимого, которое не помещается на дисплей. Внизу размещены вкладки – листы и настраиваемая строка состояния. На неё можно добавить кнопки – ссылки на быстрый вызов функций или отобразить полезную информацию.
Справа на строке состояния размещены кнопки для переключения вида документа и инструмент для управления масштабом содержимого окна.
Для закрепления материала ответьте на вопросы:
Выберите верный адрес ячейки электронной таблицы:
Лекция по информатике на тему: «Табличный процессор Microsoft Excel. Назначение и интерфейс»
Конспект урока на тему:
Табличный процессор Microsoft Excel.
Назначение и интерфейс
Урок изучения новых знаний
Образовательная цель урока:
Изучение и первичное закрепление знаний;
Актуализация ведущих знаний;
Ввести понятия «табличный процессор» и «электронная таблица»;
Сформировать понятия: ячейка, строка, столбец, адрес ячейки, диапазон (блок ячеек), рабочий лист, книга.
Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.
Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые также называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Таблица – форма организации данных по строкам и столбцам.
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.
Электронная таблица – самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы – возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.
Табличный процессор MS Excel позволяет:
Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;
Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?);
Проводить статистический анализ;
Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;
Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми;
Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;
Вводить и редактировать тексты;
Осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;
Осуществлять многотабличные связи.
Основные объекты табличного процессора MS Excel:
Ячейка – минимальный объект табличного процессора;
Строка – горизонтальный набор ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;
Столбец – вертикальны набор ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;
Адрес ячейки – определяется пересечением столбца и строки (A1, F123, AC72);
Указатель ячейки – рамка;
Активная ячейка – выделенная рамкой, с ней можно производить какие-либо операции;
Смежные ячейки – ячейки расположенные последовательно;
Диапазон (блок) ячеек – выделенные смежные ячейки, образующие прямоугольный участок таблицы;
Книга – документ электронной таблицы, состоящий из листов, объединенных одним именем и являющихся файлом;
Лист – рабочее поле, состоящее из ячеек.
При работе с табличными процессорами создаются документы, которые можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере. Режим формирования электронных таблиц предполагает заполнение и редактирование документа. При этом используются команды, изменяющие содержимое клеток (очистить, редактировать, копировать), и команды, изменяющие структуру таблицы (удалить, вставить, переместить).
Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.
Режим отображения формул задает индикацию содержимого клеток на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого клеток.
Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.
В современных табличных процессорах, например, в Microsoft Excel, в качестве базы данных можно использовать список (набор строк таблицы, содержащий связанные данные). При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных. Перечисленные ниже элементы списков учитываются при организации данных:
• столбцы списков становятся полями базы данных;
• заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;
• каждая строка списка преобразуется в запись данных.
«Типы данных в ячейках электронной таблицы.
Правила записи арифметических операций»
Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:
исходные или первичные данные – константы;
производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.
Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.
Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.
Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.
Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.
Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1
Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)
Аргументами функции могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции; логические значения и др.
MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Имена функций можно набирать в любом регистре – верхнем или нижнем. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.
В формулах используются следующие знаки арифметических операций: 
возведение в степень ^
Для изменения порядка арифметических действий используются круглые скобки.
«Форматирование элементов таблицы.
Формат числа»
Форматированием называется изменение внешнего оформления таблиц и данных в них.
Важно! Excel различает форматирование всей ячейки и форматирование содержимого ячейки.
Для выравнивания данных следует:
щелкнуть на форматируемой ячейке или выделить диапазон ячеек, содержащих выравниваемый текст;
Для оформления предварительно выделенных ячеек с помощью рамок следует выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Граница следует выбрать тип линии для рамки, а затем щелкнуть на кнопке с нужным видом рамки. (Возможно поочередное назначение нескольких видов рамок).
Для назначения цветного фона предварительно выделенным ячейкам необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Вид выбрать цвет фона ячеек и нажать кнопку ОК.
Для изменения шрифта предварительно выделенного текста или числа, находящихся в нескольких ячейках, необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. На закладке Шрифт следует указать тип шрифта (Arial, Times New Roman и т. д.), начертание (жирный, курсив, подчеркнутый), размер шрифта, цвет и т.д.
Для изменения формата чисел, находящихся в выделенном диапазоне ячеек необходимо выполнить команду Формат—Ячейки. С помощью закладки Число можно установить один из следующих форматов чисел: денежный, процентный, дата, текстовый и т.д.
Представление числа 100 в разных форматах
Без использования специальных средств. Текст выравнивается по левому краю, число по правому.
Числовой с двумя знаками после запятой
Числовой формат позволяет отображать любое количество знаков после запятой с соблюдением правил округления
Знак денежной единицы («р.» и «) отображается только в ячейке, в строке редактирования (формул) он отсутствует.
Денежный (в долларах)
MS Excel хранит даты в виде последовательных чисел. По умолчанию дате 1 января 1900 года соответствует порядковый номер 1, а 1 января 2008 года – 39448.
В процентном формате число умножается на 100%
E+02 означает 10 во 2-ой степени
Текстовый формат используется для ввода чисел начинающихся с 0.
«Ошибки в формулах в Microsoft Excel»
При проведении расчетов в электронной таблице Microsoft Excel иногда в ячейках вместо ожидаемых значений выводятся различные «непонятные» результаты. Сегодня мы попытаемся сделать их для нас понятными.
Ячейки заполнены знаками # # # # # # # # # #
Ячейка может заполняться набором символов «решетки» (#) по одной из следующих причин:
ширина столбца недостаточна для размещения численного значения, для которого установлен формат Числовой, Денежный или Финансовый. Такая ситуация встречается, например, в ячейке, в которую скопирована формула из другой ячейки, для которой был установлен один из перечисленных форматов. Для исправления ошибки необходимо либо расширить ячейку, либо изменить формат представления данных в ней;
ячейка содержит формулу, возвращающую некорректную дату или время. Excel, например, не поддерживает даты до 1900 года или отрицательные значения времени. Увеличение ширины ячейки данную ошибку не исправляет.
О том, что делить на ноль нельзя, знают даже учащиеся начальных классов. Но тем не менее такая ситуация в Excel встречается довольно часто. Например, на листе, подготовленном для решения линейного уравнения вида ax + b = 0:
— формула в ячейке B4, имеющая вид =–B3/B2, вернет значение ошибки #ДЕЛ/0! в ситуации, когда значение коэффициента а в ячейке B2 еще не задано. Для исключения вывода ошибки можно воспользоваться функцией ЕСЛИ, которая проверяет наличие «неправильного» значения в ячейке B2:
=ЕСЛИ(B2=0; ««; –B3/B2)
Данная формула выводит «пустое» значение (««), если ячейка пустая или содержит 0; в противном случае выводится вычисленное значение корня уравнения.
Другое решение заключается в использовании функции ЕСЛИ для проверки существования любой ошибки. Следующая формула также отображает «пустое» значение в случае получения ошибки любого типа:
=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(–B3/B2); ««; –B3/B2)
С особенностями функции ЕОШИБКА ознакомьтесь самостоятельно.
Как известно, в Excel можно использовать в формулах не только адреса отдельных ячеек или диапазонов, но и их имена. Это облегчает понимание формул. Например, вы согласитесь, что формула нахождения корня линейного уравнения, оформленная в виде:
=ЕСЛИ(a=0; ««; –b/a)
— где a и b — имена ячеек, в которых задаются значения коэффициентов уравнения a и b соответственно, выглядит гораздо понятнее приведенного ранее варианта.
Ошибка Имя? возникает в следующих случаях:
формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона. Здесь же следует отметить одну особенность Excel. Если удалить имя какой-то ячейки или какого-то диапазона, используемое в формуле, то в самой формуле оно останется (казалось бы, Excel мог бы преобразовать имена в ссылки на соответствующие ячейки, однако этого почему-то не происходит);
формула содержит текст, который Excel интерпретирует как неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к отображению ошибки Имя?.
Ошибка весьма распространена и встречается, как правило, в следующих ситуациях.
Формула пытается провести операцию, используя некорректные данные (например, пытается сложить число и текстовое значение). Если на листе в ячейке B7 (см. фрагмент листа ниже) была записана формула =B3+B4+B5+B6, которая затем была распространена (скопирована) на ячейки C7 и D7, то для приведенных исходных данных в ячейке будет выведен результат #Знач! (ясно, что складывать числа и текст нельзя).
Использование функции СУММ позволит найти сумму числовых значений в диапазоне, в котором имеются и текстовые значения: =СУММ(D3:D6). Это означает, что в ячейке B7 можно записать формулу =СУММ(B3:B6) и распространить (скопировать) ее на ячейки C7 и D7.
В качестве аргументов функции использованы данные несоответствующего типа (например, в функции ЕСЛИ вместо условия использовано число или текст).
В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как аргументом должна быть отдельная ячейка. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ (A3:A6).
Ошибка #Число! возникает в одном из двух случаев:
1) для функции, использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа. Пример ошибочного оформления: =КОРЕНЬ(И3);
2) формула содержит слишком большое или слишком маленькое значение. Excel поддерживает величины в пределах от 1Е-307 до 1Е307 (от 10-307 до 10307).
Ошибка #Ссылка! возникает в случае использования формулой ошибочной ссылки на ячейку. Данная ошибка может встречаться в следующих ситуациях.
1. Ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена. Например, следующая формула отображает ошибку #Число!, если удалена строка 20, столбец A или столбец B:
=A20/B20
Формула скопирована в новое место, где относительные ссылки на ячейки становятся недействительными. Например, если формулу =A1–1 в ячейке A2 скопировать в ячейку A1, формула вернет ошибку #Число!, так как в ней будет присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.
Содержимое ячейки с формулой было вырезано (командой Правка — Вырезать) и затем вставлено в ячейку, на которую ссылается формула.
В заключение заметим, что в случаях, когда результатом формулы является ошибка любого из рассмотренных типов, а ширина столбца недостаточна для размещения соответствующего сообщения, ячейка заполняется знаками «#».
Макарова Н.В. Программа по информатике (системно-информационная концепция). К комплекту учебников по информатике 5-11 класс. Санкт-Петербург: Питер.2000г.
Информатика. 5-11 класс. /Под ред. Н.В. Макаровой. – СПб.: Питер, 2001
Коляда М.Г. Окно в удивительный мир информатики. ИКФ «Сталкер»,1997
Горячев А., Шафрин Ю. Практикум по информационным технологиям. М.: Лаборатория базовых знаний, 2001
Семакин И.Г., Шеина Т.Ю. Преподавание курса информатики в средней школе. М.: Лаборатория базовых знаний, 2002
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Практическая информатика. Учебное пособие для средней школы. Универсальный курс. – Москва: АСТ-ПРЕСС: Информ-Пресс, 1998
Симонович С.В. Компьютер в вашей школе. М.: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс, 2001
Симонович С.В., Евсеев Г.А. Занимательный компьютер. Книга для детей, учителей и родителей. Москва: АСТ-ПРЕСС: Информком-Пресс, 2002
Пункт данные главного меню табличного процессора excel позволяет выполнить операции
Оцените полученные результаты. Обратите внимание, что фактически мы составили небольшую программу, которую можно использовать для многократных пересчетов. Например, если вы измените одно или несколько чисел в исходных данных, все суммы будут пересчитаны автоматически. Более того, вы можете модифицировать структуру таблицы, например, удалить строку с записью о модеме или вставить новую строку, и формулы в итогах будут изменены автоматически.
При оценке результатов часто возникает необходимость просмотреть формулы в ячейках таблицы. Для просмотра формулы нужно выделить ячейку, и в строке формул будет выведена формула в данной ячейке. Если требуется просмотреть формулы во всех ячейках таблицы на данном листе, то для переключения режимов просмотра формул и просмотра значений формул следует нажать Ctrl+’ (левая кавычка).
Режим просмотра значений
Режим просмотра формул
Справа показано, как изменяется вид ячеек столбца D при переключении режима просмотра.
Изменение режима отображения формул и результатов вычислений на листе можно выполнить, выбрав команду Параметры в меню Сервис. На вкладке Вид для отображения формул в ячейках включите флажок Формулы. Если вы хотите отображать в ячейках результаты вычислений, то снимите данный флажок.
Для переключения в режим отображения всех формул на листе и доступа к средству проверки формул можно использовать панель инструментов окна контрольного значения. В меню Сервис выберите команду Зависимости формул, а затем на панели Зависимости щелкните кнопку «Показать окно контрольного значения».
После этого в окне Excel откроется окно контрольного значения, как показано на рис. 12. Щелкнув кнопку «Добавить контрольное значение», в окне Добавление контрольного значения уточните адрес ячейки с проверяемой формулой и щелкните кнопку «Добавить». После этого в окне контрольного значения будут отображены: название листа, адрес ячейки, значение и формула.
Для проверки вычислений в формуле выделите нужную ячейку и щелкните кнопку «Вычислить формулу» на панели Зависимости. После этого в окне Вычисление формулы нажимайте кнопку «Вычислить», чтобы проверить значение подчеркнутой ссылки. Результат вычислений показывается в формуле курсивом.
Рис. 12. Окно Excel с панелью зависимости и окном контрольного значения
Если подчеркнутая часть формулы является ссылкой на другую формулу, нажмите кнопку «Шаг с заходом», чтобы отобразить другую формулу в поле Вычисление. Нажмите кнопку «Шаг с выходом», чтобы вернуться в предыдущие ячейку и формулу. Продолжайте, пока каждая часть формулы не будет вычислена.
Чтобы снова увидеть вычисления, нажмите кнопку «Начать сначала». Чтобы закончить вычисления, нажмите кнопку «Закрыть».
Если в ячейках таблицы появляются ошибки, то можно воспользоваться справкой Excel для уточнения характера ошибки. Вызовите справку, выбрав команду Справка Microsoft Excel в меню Справка. На вкладке Мастер ответов задайте слово «ошибки», затем в списке найденных разделов щелкните на ссылке «Исправление ошибки #####». В правой части окна справки Excel ознакомьтесь с причинами возникновения данной ошибки и мерами по ее устранению.
Для изменения содержимого ячейки следует дважды щелкнуть ячейку, содержимое которой необходимо изменить, и отредактировать содержимое ячейки. После изменения содержимого ячейки нажмите клавишу Enter для сохранения изменений или клавишу Esc, если вы хотите отменить внесенные изменения. Если вы уже нажали Enter, то для отказа от внесенных изменений нужно воспользоваться командой Отменить из меню Правка.
Если нужно, вы можете вставить новые столбцы или строки. Например, для вставки в нашу таблицу строки с наименованием Сетевой фильтр в количестве 2 шт., цена которых 5.60, выделим строку 9 и в меню Вставка выберем команду Строки. После этого все строки, расположенные ниже, сместятся на одну строку вниз, и строка вставится в таблицу. Введем в соответствующие столбцы этой строки данные. Обратите внимание, что суммы затрат в ячейках D9 и D11 автоматически пересчитаны с учетом добавленного оборудования.
Шестой этап. Оформление таблицы. Когда таблица проверена, найденные ошибки исправлены, наступает очередь этапа оформления таблицы. Подробную информацию о параметрах форматирования листа, содержимого ячеек вы можете получить, задав на вкладке Мастер ответов окна Справка Microsoft Excel Форматирование, а затем в списке найденных разделов щелкнув на ссылке Форматирование листов и данных.
Итак, задавая высоту строк и ширину столбцов, выбирая тип границ, цвет и узор заливки для ячеек, изменяя шрифт и выравнивание данных в ячейках, вы можете сделать таблицу более наглядной.
Один из самых быстрых способов оформления таблицы заключается в использовании команды Автоформат меню Формат. Для его применения выделите все ячейки таблицы и выберите в меню Формат команду Автоформат. В диалоговом окне Автоформат выберите нужный тип формата в поле Список форматов, а в поле Образец просматривайте вариант оформления таблицы с избранным типом формата. Если нужно сделать дополнительный выбор, то для частичного применения автоформата нажмите кнопку «Параметры» и снимите флажки для форматов, которые не нужно применять. По окончании выбора нужного типа формата щелкните кнопку «ОК» и просмотрите результат избранного вами варианта оформления таблицы. Если этот вариант вас не устраивает, то можно воспользоваться отменой операции, выбрав в меню Правка команду Отменить Автоформат.
Построим диаграмму, которая будет отображать расходы на приобретение отдельных наименований оборудования. Для построения диаграммы выделим ячейки A3:D10, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме.
Примечание. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, нужно выделить содержащие их ячейки.
Щелкнув кнопку Мастер диаграмм, следуя инструкциям мастера, зададим параметры диаграммы:
· на первом шаге выберем тип диаграммы, например круговая;
· на втором шаге определим источник данных диаграммы:(строки или столбцы) и уточним диапазон ячеек, данные из которых отображаются на диаграмме, на вкладке Ряд можно уточнить состав рядов с данными, участвующих в формировании диаграммы;
· на третьем шаге зададим параметры диаграммы: название диаграммы, подписи осей и данных, отображение линий сетки, состав и место размещения легенды на диаграмме;
· на четвертом шаге выбираем место размещения диаграммы и щелкнем кнопку «Готово».
Диаграмма будет выведена на экран. Просмотрим полученную диаграмму. Если необходимо отредактировать диаграмму, то, щелкнув на ней мышью, откроем на экране панель инструментов редактирования диаграммы, показанную на рис. 13. Пользуясь всплывающей подсказкой, можно изучить назначение отдельных кнопок на этой панели.
Рис.13. Панель инструментов редактирования диаграммы
Подробную справку об использовании диаграмм можно получить в справочной системе Microsoft Excel на вкладке Содержание, выбрав тему Работа с диаграммами.
Для скрытия формул выделите диапазон ячеек, в которых нужно скрыть формулы. (При необходимости можно выделить несмежные диапазоны ячеек или весь лист.)
Примечание. Чтобы упростить в последующем поиск данной книги, в меню Файл выберите команду Свойства. На вкладке Документ введите заголовок книги, тему, автора, ключевые слова и заметки. Эти данные используются затем для размещения файла в диалоговом окне Открыть (меню Файл).
Перед выводом таблицы на печать необходимо выполнить подготовку к печати. Вначале целесообразно перейти в режим редактирования таблицы с разметкой страницы, для чего в меню Вид выбрать команду Разметка страниц. После этого на листе Excel будет показано размещение таблицы на странице. Вы можете, ухватив мышью за край страницы, перетащить ее в другую позицию, изменив состав ячеек, отображаемых на странице.
Для того чтобы увидеть, как будет выглядеть лист, выведенный на печать, со всеми колонтитулами и заголовками печати, нажмите кнопку «Предварительный просмотр» в панели инструментов Стандартная или выберите аналогичную команду в меню Файл. В режиме предварительного просмотра в нижней части экрана в строке состояния отображаются номер текущей страницы и общее число страниц на выделенном листе, а в верхней части экрана отображается панель управления.
Чтобы увеличить масштаб или вернуться в режим отображения полной страницы, нажмите кнопку «Масштаб». Курсор мыши имеет вид лупы, щелкнув мышью в любой области листа, вы также можете увеличить масштаб или вернуться в режим отображения полной страницы. При изменении масштаба размер печатной страницы не изменяется.
Кнопки «Назад/Далее» служат для просмотра предыдущей / следующей страницы листа. Кнопка «Печать» служит для установки параметров печати и печати выделенного листа. Щелчок кнопки «Страница» открывает диалоговое окно настройки параметров распечатываемых страниц. На вкладке Страница этого окна можно выбрать размер бумаги и ориентацию страницы, задать масштаб печати страницы на бумаге. Вкладка Поля позволяет установить размеры полей и расположение колонтитулов на странице. Вкладка Колонтитулы предназначена для создания колонтитулов и ввода в них данных: номер страницы, дата и время, имя файла. Вкладка Лист позволяет определить такие опции печати: печатать ли сетку, заголовки столбцов и строк, определить порядок печати страниц. Кнопка «Поля» служит для отображения и скрытия маркеров настройки полей страницы. Если маркеры настройки полей страницы отображены, то можно брать их указателем мыши и тащить, изменяя размеры полей страницы, верхнего и нижнего колонтитулов и ширину столбцов. Кнопка «Разметка страницы» служит для переключения в режим просмотра разрывов страниц. В этом режиме выполняется настройка разрывов страниц активного листа Excel. Также возможно изменение размеров области печати и изменение листа Excel. Кнопка «Обычный режим» служит для отображения активного листа в обычном режиме. Имя кнопки изменяется на «Обычный», если при нажатии кнопки «Предварительный просмотр» был активен режим просмотра разрывов страниц.
Внешний вид страниц в окне предварительного просмотра зависит от доступных шрифтов, разрешения принтера, количества доступных цветов. Так как в нашем примере лист Excel содержит встроенную диаграмму, то в окне предварительного просмотра он отображается вместе с диаграммой. Если перед нажатием кнопки «Предварительный просмотр» была выделена диаграмма, Microsoft Excel отобразит только ее. Для закрытия окна предварительного просмотра и перехода на текущий лист служит кнопка «Закрыть».
Для вывода подготовленной таблицы на бумагу выберите в меню Файл команду Печать, затем задайте параметры печати и щелкните кнопку «ОК» для начала процесса печати. Пронаблюдать процесс печати можно в окне состояния принтера.
Основные методы оптимизации (облегчения) работы в Excel
При подготовке таблиц вы можете воспользоваться некоторыми приемами, которые ускорят и облегчат (оптимизируют) вашу работу в Excel.
2. щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);
4. щелкнуть на F6 и т. д.
Примечание. Копировать формулу, записанную в выделенной ячейке, можно только по горизонтали или вертикали. При этом:
· при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу;
· при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.
Этим же способом можно копировать в смежные ячейки числа и тексты.
Если выделить ячейку или группу ячеек и выбрать команду Формат-Ячейки, на экране появится окно, которое имеет несколько вкладок; с их помощью можно проводить множество дополнительных операций по форматированию ячеек.
Например, вкладка Выравнивание позволяет изменить ориентацию текста (по горизонтали, по вертикали), повернуть текст, сместить его (вниз, вверх и т. п.), разбить текст на несколько строк. Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Вкладка Шрифт позволяет изменить тип шрифта, начертание, размер и цвет символов, включить дополнительные эффекты. Вкладка Число дает возможность задать формат представления данных (например, указать количество знаков в дробной части числа, вывести обозначение валюты при отображении числа в денежном формате и т.п.). На вкладке Граница можно выбрать множество макетов обрамления ячейки или группы ячеек. Вкладка Вид предоставляет возможность выбрать цвет и узор заливки ячейки таблицы. Вкладка Защита позволяет вам сделать недоступным просмотр формул в ячейке, а также запретить изменения данных в ячейке.
Расчетные операции в Excel
Работая с функциями, помните:
1. функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное значение (арифметическое или логическое);
2. существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют некоторые операции (например, объединяют текстовые строки);
3. существуют функции без аргументов (например, функция ПИ() возвращает число к = 3,1416. ).
Ниже будут рассмотрены функции И (AND) и ИЛИ (OR), которые принимают логические значения (True или False).
Функции Excel разделены на категории (тематические группы): финансовые, даты и времени, математические, статистические, ссылки и массивы, работы с базой данных, текстовые, логические, проверки свойств и значений. Для упрощения ввода функций в Excel предусмотрен специальный Мастер функций, который можно вызвать нажатием кнопки « fx » на панели инструментов Стандартная. Предварительно следует выделить ячейку, в которую вставляется формула.
Подробное описание назначения и синтаксиса функций можно просмотреть в справочной системе Excel. Для этого вызовите справку Excel и на вкладке Поиск задайте образ поиска, например СРЗНАЧ, затем в списке найденных разделов выделите раздел СРЗНАЧ и щелкните кнопку «Показать». После этого на экране будет развернуто окно справки Excel по данной теме, в котором можно просмотреть описание назначения функции, ее синтаксиса и примеры ее применения.
При решении некоторых задач значение ячейки необходимо вычислять одним из нескольких способов, в зависимости от выполнения или невыполнения одного или нескольких условий. Для решения таких задач применяют условную функцию ЕСЛИ. Она имеет формат:
Формат функций одинаков: