меню на неделю notion
Мой идеальный ежедневник в Notion
Как студенту получить notion бесплатно
Для студентов notion предоставляет платную подписку абсолютно бесплатно. Чтобы ее получить нужно зарегистрировать аккаунт не на личную почту, а на почту, которую вам выдали в университете, затем вам придет письмо подтверждения на почту и все, можно использовать personal plan, который для обычных людей стоит 4$, абсолютно бесплатно. Я не уверен, что это работает во всех университетах, но в моем работает!
P.S. Замечу, что в своем обзоре я буду использовать веб версию приложения notion, но оно так же прекрасно работает на всех платформах и устройствах.
P.P.S. Для тех, кто уже давно освоил notion и сможет разобраться самостоятельно, финальная фотография моего сетапа ежедневника notion есть в конце статьи
Общий обзор моего ежедневника
Введение
Я очень долго искал для себя идеальный ежедневник. За последние пару лет я перепробовал и множество бумажных вариантов, где нужно по линейке рисовать все линии и писать красивым подчерком, и кучу разных приложений начиная от простых «тудушников» до полноценного использования Trello на протяжении примерно года. Кстати, по Trello у меня есть отдельная статья.
Но все эти ежедневники имели свои компромиссы и часто я не мог мириться с ними, поэтому просто забрасывал ведение ежедневника, из-за чего моя продуктивность заметно падала.
Пару месяцев назад я наткнулся на ныне хайповое приложение notion и потратил огромное количество времени чтобы нормально в нем разобраться. Итогом стало постройка, как мне кажется, практически идеального ежедневника, о котором и пойдет речь далее.
Структура ежедневника
Для меня важно, чтобы мой ежедневник содержал в себе несколько очень полезных для себя элементов и это именно та причина, по которой мне не подошли многие приложения. Они просто недостаточно кастомизируемые для меня.
Первое, что должно быть в моем ежедневнике, это возможность создавать быстрые заметки. Я достаточно долгое время пользовался системой GTD в Trello и привык сразу же записывать все что придет в голову и только потом разбираться с этим.
Такие быстрые заметки абсолютно невозможно реализовать в бумажном варианте ежедневника, потому что нужно искать ручку и доставать эту книжечку, но и в некоторых приложениях это тоже сделать сложно, потому что приложение долго грузится или твои заметки в не после записи выглядят как просто ужасный мусор.
Второе, это почасовой план на день. Я много экспериментировал с этим, и когда мы еще ходили в университет, время распределялось само собой, но с приходом карантина, ты все время сидишь дома и без такого расписания огромное количество времени будет теряться непонятно куда.
Помимо этих пунктов, я также люблю ставить цели на неделю, чтобы понимать, что это мне точно нужно сделать на этой неделе, и чтобы просто не забыть про эти дела.
Мой ежедневник (делаем вместе)!
Как я уже говорил, я использую Notion для своего ежедневника.
Создаем отдельную страницу, называем ее «Мой ежедневник» (или как-нибудь еще, это не важно).
Начинаем создавать заголовки для наших ячеек с частями ежедневника.
Навигация
Навигация — это не самая обязательная часть, но она понадобится если вы планируете создать больше двух-трех ячеек.
Просто пишем на странице «навигация» → нажимаем на 6 точек слева от текста → turn into → heading 2
Затем на строке ниже нажимаем «+» → мотаем вниз → Table of contents
Эта штука автоматически будет создавать ссылочку на Heading и при нажатии на ссылку, вас перекинет в нужную часть страницы, где находится эта ячейка.
P.S. можно также выделить название ячейки цветом. Для этого: три точки слева от надписи → color (внизу) → backgroung
Остальные ячейки
Таким же способ, как создавали заголовок «Навигация», создаем остальные заголовки, прямо подряд. Я рекомендую следующие надписи:
15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
Что такое Notion и для чего он нужен?
Notion содержит в себе заметки, таск-менеджер, органайзер и творческую мастерскую. Он особенно удобен, если вам приходится работать с разными форматами файлов и документов — их можно объединить в один проект. Внутри есть рабочее пространство, где можно создавать страницы с вложениями, боковая панель (сайдбар) с деревом страниц, основное поле для создания и редактирования блоков.
Что можно делать с помощью Notion
Главная особенность сервиса — в том, что он состоит из отдельных модулей, которые нужно собирать и настраивать под себя. На это уйдет какое-то время, но зато в результате вы получите универсальный рабочий инструмент вместо CRM или десятка приложений и онлайн-сервисов.
Кому подойдет Notion?
Плюсы и минусы Notion
💡 Плюсы:
💣 Минусы:
Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion
💌 Импорт файлов
На панели слева (сайдбар) нажмите Import, затем в выпадающем окне выберите приложение, из которого хотите импортировать файлы. Если это Evernote, Google Docs, Trello или Asana, нужно сначала войти в аккаунт и подтвердить доступ для Notion.
📅 Добавьте дату
Подойдет тем, кто работает с документами, которые проходят множество правок. Откройте блок, в самом низу введите «/date», нажмите ввод и введите нужную дату. Это позволяет отслеживать все версии блоков и документов, переходя к нужной — удобнее, чем история версий в Google Docs.
🖥️ Используйте блоки с кодом
Подойдет разработчикам и тем, кто работает с ними в команде. Введите «/code» в конце блока, и в открывшемся окне добавьте программный код.
🌈 Помечайте блоки разными цветами
Эта функция — аналог цветовых меток в Trello. Она помогает сортировать задачи по этапам и исполнителям. Введите «/color» в конце блока и выберите нужный цвет. Можно выделять цветом сам текст или фон, чтобы пометить фрагменты документа.
👀 Вставляйте ссылки на посты в соцсетях, фото и видео
Эта функция позволит добавить текст, фото или видео прямо в блок, чтобы не нужно было переходить по ссылкам. Наберите в конце блока «/Video», чтобы вставить видео из YouTube или Vimeo и «/tweet» для вставки поста из Twitter.
📁 Добавляйте файлы из Google Drive и Google Maps
Наберите внизу блока «/google» и выберите в выпадающем меню Google Drive или Google Maps. Так вы сможете прикрепить документы, файлы, маршруты или адрес точки на карте.
🔮 Выберите нужный вам цвет темы
Зайдите в настройки (Settings) в сайдбаре, выберите Appearance и тему — Light или Dark. Также можно использовать сочетание клавиш Command + Shift + L или D (macOS) и Ctrl + Shift + L или D (Windows) для переключения между светлой и темной темами.
🔔 Добавляйте напоминания
Это удобно, когда вы работаете со множеством задач и хотите отслеживать дедлайны. Введите внизу блока «/remind» и добавьте дату и время, чтобы получить напоминание.
🧑🤝🧑 Управляйте проектами и командой
В Notion вы можете использовать шаблон Roadmap, чтобы пользоваться теми же функциями, что и в Trello.
Приложение можно «объединить» с групповым чатом в Slack, чтобы вы могли обсуждать все изменения в проекте, обмениваясь данными и файлами из Notion. Для этого нажмите Updates в верхнем правом углу приложения и Connect Slack Channel в выпадающем меню.
✈️ Планируйте поездки и путешествия
В шаблоне Travel Plans (вкладка Templates в левом меню, снизу) удобно составлять планы поездок по датам и маршрутам (через интеграцию с Google Maps), прикладывать билеты и брони, вести учет расходов для всех участников путешествия.
🖌️ Планируйте проект в UI/UX-дизайне
Для дизайнеров в Notion есть поддержка популярных платформ и приложений. Например, в конец блока можно добавить интеграцию: «/Figma» или «/Invisinon» — для соответствующих сервисов. Так вы сможете добавлять в проект все детали, описания и макеты.
☠️ Заблокируйте страницу
Вы можете заблокировать блок или страницу проекта, чтобы отключить возможность редактирования. Для этого нажмите на «…» в верхнем правом углу и выберите Database lock.
📤 Экспортируйте файлы
Выгружайте файлы HTML, Markdown, PDF и CSV-таблицы. Для этого нажмите в правом верхнем меню «…», затем — Export, далее выберите нужный формат.
🌍 Откройте публичный доступ к странице
Нажмите Share в правом верхнем углу приложения, выберите Share to web и Allow duplicate as template. Теперь вы можете отправить ссылку на страницу, а любой из членов команды сможет скопировать ее, вместе с задачами и файлами.
💸 Экономьте на оплате
В Notion можно снизить плату по тарифу, если воспользоваться специальными опциями. Зайдите в Settings → Earn Credits: здесь отображается сумма на вашем счете. Ее можно пополнить:
Все заработанные средства можно потратить на частичную или полную оплату вашего аккаунта. Вывести их на счет не получится.
Notion вместо десятка приложений (+ мои шаблоны)
«Я не могла разобраться в Notion и не пользовалась им. Как только я разобралась, я не представляю без него свою жизнь».
В первую очередь, статья написана для коммьюнити блога @daria_check. Здесь собран личный опыт использования: философия, идеи и подход. Здесь нет подробных инструкций по использованию приложения, зато будут готовые шаблоны и идеи в конце.
Notion — это как приложение для заметок, таблиц, менеджмента задач и для создания стратегий проектов в одном окошке. Сервис доступен на Windows, macOS, Android, iOS и в виде расширений для Chrome и Firefox.
Если вы никогда не открывали Notion, здесь есть короткий видеогид на русском языке, здесь в виде текста и тут на английском языке.
Это как Trello, Google Docs и Evernote на стероидах
Я активно использую Notion для:
Есть критика приложения, о которой, я считаю, вы обязаны знать. C недавнего времени я заметила, что Notion теперь работает и в оффлайне, то есть можно что-то записать, а сохранит он при подключении к интернету. Стартап развивается, поэтому отсутствие каких-то фич пока что меня не особо расстраивает.
Важное уточнение: я использую Notion, в основном, на Mac и iPad. Мне не очень нравится дизайн на iphone, а также я стараюсь выстроить более рабочие ассоциации с Notion: на телефоне очень легко переключиться на что-то ещё и из-за этого с течением времени будет тяжелее концентрироваться на работе. Когда же я открываю Notion на ноутбуке, то я знаю, что это для анализа, креатива или работы.
Я считаю себя человеком, любящим систему, порядок и понятную структуру. В жизни мне важно видеть прогресс по проектам, а в программах мне важно, чтобы они упрощали, а не усложняли жизнь. С таким настроем я занималась поиском любимых программ всю жизнь. Прошла через Evernote, Notes, Google Docs, Trello, Teams, Slack, Telegram (да, сообщения самой себе до сих пор использую как рабочие заметки), и вот дошла до Notion.
Сделаю оговорку, что Notion мы нашли для работы в команде экошколы, но арсенал инструментов мне так понравился, что я перевезла туда (почти) всю свою жизнь.
Опыт использования программы похож на создание сайта, только здесь не нужно уметь в программирование. Есть достаточно обширный список функций и шаблонов, которые помогут создать удобную минималистичную станицу, таблицу или список. Список функций обширный, но конечный, что важно для того, чтобы в какой-то момент остановить создание страниц и приступить наконец-таки к созданию контента внутри:)
Недавно я переборола боязнь формул и научилась ими пользоваться в Notion. Теперь могу делать более сложные таблицы, но пока лишь использовала такую для планирования финансов (шаблон ниже).
Таблицы можно смотреть в разном стиле: как таблицу, как список, как блоки — удобные варианты, всегда можно найти самый эффективный. А ещё из топовых функций — это, конечно, сортировка и фильтр. Сортировка помогает отображать ячейки в заданном порядке (например, задачи по критичности дедлайна), а фильтр позволяет отображать в таблице только определенные ячейки по фильтру (например, только задачи Даши в общем списке задач).
В два клика из списка можно сделать to-do, bullet points или «развертыш». Любую страницу можно сделать как подстранцией, так и главной, или вообще перенести в другой раздел.
Эта функция, из-за которой этот инструмент можно использовать для работы в команде. Любую таблицу (database) можно скопировать и вставить на любую другую страницу и все изменения в любой из версий будут синхронизироваться! Это позволяет иметь большие списки командных задач, из которых каждый может сделать маленький список только своих задач или задач по определенной теме. Также функция полезна для работы в команде или когда одна и та же таблица используется в двух проектах (например, ресурсы по климату нужны и для подкаста, и для блога).
Бесконечные страницы и связи между ними
Просто в восторге от базовой идеи создания собственного мини-сайта для заметок. Как и в этой статье, например, в Notion можно использовать гиперлинки, которые ведут на другие страницы.
1. Нет интеграции с пинтерестом, а было бы круто визуализировать цели в отдельную папку и соединять со страницей письменных целей. Зато есть интеграция с Splash, где в два клика можно найти бесплатную картинку для шапки страницы, что тоже неплохо.
2. Документы из Google не синхронизируются, а значит полностью уйти от обычных программ не получится. Зато их можно оформлять красивым списком, так они хотя бы не потеряются.
3. Заметки всё ещё удобнее записывать в saved сообщениях в Telegram, на бумажке или просто в заметках, потому что в Notion нужно сделать на один клик больше.: )
4. Нельзя полностью заменить таблицы, для которых предназначены Google Sheets: базы клиентов, учет бухгалтерии компании, списки для интеграций с Tilda, Zapier, рассылками и тд.
5. Чем больше синхронизированных таблиц на странице — тем дольше эта страница будет прогреваться. Некритично, но миллисекунды иногда ощущаются.
1. Главный принцип, который я использую в построение любой системы — наблюдение. Что мне нужно получить от этой страницы? Что мне важно видеть? Выписываю из головы критерии и начинаю создавать удобное рабочее онлайн пространство. Затем я наблюдаю за собой, какие вещи используются, а какие вызывают отторжение. Экспериментирую, пока не нахожу систему, которая упрощает.
Если я тыкаю в папку, в поисках чего-то, а этого там нет — значит должно быть, потому что это самое удобное для этого место
2. В начале лучше попробовать использование приложение на минималках, чтобы понять подходит ли оно сейчас под ваши запросы. У меня было 4 попытки полюбить Trello, но оно просто не отвечало моим нуждам (которые я заметила благодаря пункту 1).
3. Я знаю, что после знакомства с приложением захочется вести там абсолютно всё. Но какие-то вещи реально удобнее (пока что) делать в других местах (планировать ленту Инстаграма в приложениях или «Фото», быстро записывать заметки на телефоне в «заметки»)
Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по моей схеме или меняйте документы под себя. Улучшения в комментариях тоже приветствуются.
Мне было важным найти решение, которое позволит запланировать большое видение года, а потом разбить его на конкретные задачи. Сделала я это с помощью трёх страниц: Стратегия, Спринт на 3 недели, Неделя и день.
Видение — цели — стратегия — система, привычки, задачи
Выписываю какие мысли я хочу думать в перспективе года, что хочу видеть вокруг себя, какое состояние хочется испытывать и что хочется делать ежедневно. Делаю это в течение недели, когда хочется. Потом думаю над тем, какие из этого могут быть конкретные цели на год, перевожу видение в цели по разным сферам жизни.
Я знаю, что ты делал утром: гайд по планированию в Notion и Trello с шаблонами
Опыт планирования среднесрочного (проекты, квартал, спринт) в Notion и краткосрочного (спринт, неделя, день) в Trello для себя, команд или проектов.
1. Notion: проекты, квартал (OKR) и спринт
1.3. Спринт (3 недели)
2. Trello: спринт, неделя, день
2.1.1. Матрица Эйзенхауэра
С того момента, когда бумажный ежедневник перестал удовлетворять потребность в планировщике, перепробовал кучу инструментов, начиная от Excel и заканчивая Bitrix24. Остановился на связке Notion + Trello + Google Календарь, где:
Notion — основа долгосрочного планирования и мой виртуальный центр.
Далее по иерархии планирования включается Trello — там детализирую задачи на спринт, занимаюсь техникой «Помодоро», создаю чек-листы и т.д.
Google Календарь — события с «жестким» временем. Тут все понятно и не буду на нем акцентировать внимание в статье.
Можно отказаться от Trello и Google Календаря, так как «швейцарский нож» Notion включает все эти функции. Мне не удобно юзать только Notion. Trello как дэйли-инструмент юзабельнее — всегда под рукой, грузится моментально, поставить задачу «с закрытыми глазами» не проблема. А дополнительный пинг Notion раздражает, особенно когда на бегу необходимо закинуть заметку.
Google Календарь удобнее, потому что синхронизирован с почтой, а также из браузера можно кликнуть на «добавить в календарь» и все зафиксируется автоматически.
Про Google Календарь в этой статье не буду ничего писать, так как это очень крутая тема для следующего контента. Базово: в GC уходят все мероприятия, задачи там не ставлю!
Извините за длинную вводную 😇
Большая часть контента про Notion — именно он является моим онлайн центром и дублированием мозга: тут я планирую, делаю заметки, сохраняю важную информацию, составляю последовательность чтения книг, мечтаю. Но вторая часть про Trello более четкая, так как там другие дедлайны и риторика контента с гибкого подхода будет меняться на более строгое распределение задач.
Все это веду на английском, так как чопорный изучаю язык, поэтому на скринах не по-русски, сорри.
Сам я из сферы рекламы, менеджерю команды и людей. 31 год 🕺
Планирование в Notion делится на 3 блока: общее проектное пространство, поквартальные OKR и спринты.
Общее нативное проектное пространство (Projects и Constant projects) — две доски с проектами. Первая (Projects)— канбан, который является центром обдумывания и планирования перед выставлением целей. Не очень понятно, согласен, далее покажу и расскажу — вы все поймёте.
Вторая доска (Constant) — текущие постоянные проекты, которые всегда со мной и не имеют дедлайна — это мой подкаст про историю брендов «Vova про бренды» и перевод Wiki бирюзовых организаций Фредерика Лалу.
Пространство OKR — квартальное планирование осуществляется через технику Джона Дорра.
Пространство Sprints — задачи на 3 недели, которые надо взять и сделать!
Trello детализирует задачи на спринт и формирует «повестку» дня с чек-листами.
Ключевое пространство для планирования, размышления и приоритезации — Projects. Здесь нет сроков, а только то, что «закрываю сейчас», «закрою совсем скоро» и «проекты на будущее».
Тут все: и работа, и здоровье, и скиллы. Например:
При планировании пространство Projects помогает собирать мысли, визуализируя цели на одном экране. Держит в состоянии потока.
Остальные разделы именно про дедлайны и классическое планирование, и отсюда забираю проекты при квартальном планировании и спринт-планировании.
Повторюсь, данное пространство нативно со мной всегда. Его открываю перед планированием спринта, перед выставлением квартальных OKR и просто для напоминания себе, куда я иду, когда из-за текучки появляются «шоры».
Постараюсь донести важность подобной доски у каждого, потому что не очень понятна ценность.
Жесткое планирование — круто. Супер круто, когда это у вас все в голове. Мега круто, когда подобное у вас четко распределено по месяцам, кварталам, годам и это не двигается по времени, поэтому вы посмеиваетесь, смотря на такую гибкую структуру. У меня так не работает и есть ощущение, что у большинства людей тоже.
Я пробовал — выставлял все жестко по графику, но в течение года меняются вводные (жизнь, карантин, доход, что там еще?). Поэтому по долгосрочному и среднесрочному планированию работаю только по гибкой системе.
Перфекционизм планирования по срокам проявляется у меня в спринтах, неделях и днях, но все, что «размазано», живет тут.