меня не будет в офисе отбивка
Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.
Настройка автоматического ответа Outlook 2007
Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.
Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».
Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.
Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.
После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.
Настройка автоматического ответа Outlook 2010
Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».
В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».
Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.
Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.
Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.
Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:
В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.
Телефон: +7 123 456-78-90
Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:
До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.
Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.
Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».
Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.
Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.
Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».
В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.
После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.
На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.
Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016
Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.
Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.
Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».
Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.
Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».
Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.
Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.
Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:
До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.
По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.
При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.
Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.
Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.
Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.
После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.
Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».
Видео создания автоответов в Outlook
Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.
Меня не будет в офисе отбивка
Вот и подходит к концу 2015 год. Впереди – праздники. Ура!
Многие в предпраздничной суете забывают поставить автоответ на рабочую почту … или ставят что-то скучное и банальное.
Давайте изменим тренд в 2016 году и будем писать что-то более интересное! Ведь веселый автоответ не только заставит улыбнуться тех, кто получит его, но и вдохновит на изучение английского (т.е плюс Вашей карме).
Автоответ 1 (для технарей):
Автоответ 2 (для владельцев iPhone):
I will be out of the office until [date]. If you have questions, ask Siri.
Меня не будет в офисе до [даты]. Если у Вас есть вопросы, задайте их Сири.
Автоответ 3 (суровый):
I am on holidays until [date]. When I return I will read only one email from each sender. If you send me multiple messages, I will randomly delete them until only one message is remaining, so choose wisely. Please note that you have already sent me one message.
Я в отпуске__ [дата]. По возвращению я прочту только по 1 сообщению от каждого отправителя и буду удалять сообщения в произвольном порядке, пока не останется 1 сообщение от каждого отправителя, поэтому будьте избирательны. Обратите внимание, что Вы уже отправили мне 1 сообщение.
Автоответ 4 (правдивый):
I am away from my desk and unable to check emails until __. Please be patient and your mail will be deleted in the same order it has been received.
Меня не будет в офисе и я не смогу проверять почту до __. Пожалуйста, проявите терпение и Ваше письмо будет удалено в том же порядке, в котором оно было получено.
Автоответ 5 (для тех, кого посылают на тренинги):
Автоответ 6 (философский):
Автоответ 7 (для любителей головоломок):
I am currently out of the office. I do have a mobile phone, but I haven’t given the number to any of my colleagues and clients. If you can guess the number, however, I will take your call.
Меня сейчас нет в офисе. У меня есть мобильный телефон, но ни один из моих коллег и клиентов не знает его. Если Вы догадаетесь, какой у меня номер, то я отвечу на Ваш звонок.
Рассылка от Ольги [1 раз в месяц/ полезно и интересно]
Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook
Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.
Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.
Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.
Настройка автоматических ответов
Выберите пункты Файл > Автоответы.
Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.
В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.
Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.
Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.
На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.
Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.
Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.
Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе
Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.
Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.
Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook
Параметр «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром «Автоответы» в пути.
Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»
Если в меню «Файл» отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.
Выдающиеся шаблоны электронной почты 10 вне офиса, которые вы можете использовать в 2019
Это снова время года, и у вас все готово, чтобы расслабиться и насладиться праздничным сезоном. Веселый сезон только начинается, и вы с нетерпением ждете, чтобы провести некоторое время со своими родными и близкими. Спорим, ты уже можешь почувствовать запах индейки на День благодарения и услышать, как дети поют рождественские колядки за окном, не так ли? Все это волнение означает, что вы, скорее всего, в конечном итоге подадите заявление на увольнение с работы или что ваша компания закроется на праздники. В любом случае, не стесняйтесь подбирать любое из приведенных ниже сообщений об отсутствии на работе, чтобы люди знали, что вы находитесь в состоянии перерыва.
Голые кости
Спасибо за ваше письмо. В настоящее время я нахожусь в отпуске с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ с ограниченным доступом к электронной почте. По любым неотложным вопросам вы можете написать по адресу name@domain.com или подождать, пока я вернусь в DD / MM / YYYY, чтобы получить мой ответ.
Нечто экстра
Спасибо за ваше письмо. Я ухожу в отпуск с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ. Вы можете ожидать быстрого ответа, когда я вернусь на работу в ДД / ММ / ГГГГ. Если ваш запрос требует немедленного внимания, вы можете написать по адресу name@yourbusiness.com.
Кстати, если вы ищете отличный подарок в этот праздничный сезон, посетите наш интернет-магазин (www.yourbusiness.com/offer), чтобы узнать о последних предложениях.
Праздник трафика
Вы поймали меня не в то время. Я не на работе с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. Прямо сейчас я где-то на лодке, ловлю рыбу с семьей. Я не смогу ответить на ваше письмо, пока не вернусь на ДД / ММ / ГГГГ. В экстренных случаях вы можете обратиться по адресу name@yourbusiness.com.
Между тем, вы можете посмотреть на www.yourbusiness.com/blog интригующие статьи, которые могут заинтересовать вас.
Встречайте и
У меня есть хорошие и плохие новости для вас.
Плохая новость заключается в том, что в настоящее время я не в офисе с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. У меня ограниченный доступ к электронной почте, и я свяжусь с вами в ДД / ММ / ГГГГ.
Хорошая новость в том, что я собираюсь посетить «Название мероприятия». Если вы оказались на той же конференции, обязательно посетите меня на выставке # для быстрого ознакомления.
Спасибо и уважением,
Предварительный товаров
Похоже, ты просто скучал по мне. Я не в офисе с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ в походе с друзьями. Надеюсь, я вернусь к ДД / ММ / ГГГГ и отвечу на ваше письмо. По любым неотложным вопросам вы можете написать на name@yourbusiness.com.
Социального бабочки
Это автоматическое сообщение. Я в настоящее время недоступен на работе с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. Если ваш запрос может подождать, я вернусь к ДД / ММ / ГГГГ и был бы рад продолжить этот разговор. Если нет, вы можете связаться со мной, коллега по адресу name@yourbusiness.com.
Не позволяй моему отсутствию мешать тебе получать то, что ты хочешь. Будьте в курсе наших последних акций, следя за нами в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram и TikTok. Используйте #YourBusiness и получите шанс быть представленными на наших страницах в социальных сетях.
Смысл праздника
К сожалению, вы достигли меня в неудобное время. Я не работаю с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ и смогу ответить на ваше письмо, когда вернусь к ДД / ММ / ГГГГ. Если ваш запрос срочный, вы можете обратиться к моему соучастнику по преступлению по адресу name@yourbusiness.com. Поверьте мне, она похожа на Batgirl для моего Брюса Уэйна в офисе.
Ода Офис
О боже, твоя электронная почта пропущена,
с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ Я не на работе,
По возвращении в ДД / ММ / ГГГГ вы можете ожидать ответа,
Или, если вы не можете ждать, тогда стреляйте в почту моему союзнику,
Направьте ваш запрос по адресу name@yourbusiness.com, для чего-либо срочного,
И вы получите ответ от нас, как только увидите «почта отправлена».
Упаковано с Emojis
Черт, тебе не повезло. Я нахожусь вне офиса на (семейной смайлике) экскурсии с ДД / ММ / ГГГГ на ДД / ММ / ГГГГ. У меня ограниченный доступ к (электронная почта смайликов), и я смогу ответить вам, когда вернусь на ДД / ММ / ГГГГ. Чтобы получить ответ (ракетный эмодзи), вы можете написать по адресу name@mybusiness.com.
Mamma Mia
Я нахожусь в декретном отпуске с ДД / ММ / ГГГГ до ДД / ММ / ГГГГ. Аист в пути с моим маленьким ангелом, и я не хотел бы пропустить его для мира. Я, вероятно, вернусь к ДД / ММ / ГГГГ и тогда смогу написать вам. Если вы не можете ждать так долго, вы можете написать на name@yourbusiness.com для более быстрого ответа.
15 забавных идей для автоматического email (при отсутствии на рабочем месте)
Есть два типа людей накануне отпуска или праздников: 1) те, кто с нетерпением считает часы до отдыха, и 2) те, кто настолько заняты перед этим, что им и в голову не приходит мысль составить текст, предупреждающий об их отсутствии на рабочем месте.
Если вы относитесь ко второй группе, тогда эта статья для вас, потому что, благодаря ей вы заранее подготовите шаблон, причем сделаете это в оригинальной форме.
Традиция отправки сообщения об отсутствии в офисе (Out-of-Office Messages, OOO) пришла к нам из западной корпоративной культуры. Это такое электронное письмо, которое автоматически рассылается всем, написавшим на рабочую почту или отправившим заявку на лендинге. Диапазон стилистики может быть весьма широким: от официальных до комичных, остроумных и даже ехидных.
Сегодня мы приведем самые интересные реальные примеры, своего рода жемчужины автоматической рассылки.
Содержание статьи
1. Совсем не римские каникулы
Этому примеру мы отводим первое место, потому что такое письмо реально вызывает сочувствие. Оно не дразнит других намеками на расслабление в тропической стране — как раз наоборот: ведь вашему коллеге, клиенту или партнеру приходится ехать в место, где бушуют бураны! Почитав мейл, вы не только улыбнетесь, но и преисполнитесь эмпатии, а это свидетельство умения создавать отличный контент!
2. Сожалею, но мне не стыдно
Если ваша почтовая программа позволяет, можете вставить картинку, отражающую ваши чувства. Как говорится, вместо тысячи слов. Да и вообще, не забываем, что визуальный контент — ключевой элемент успешного маркетинга.
3. Указание на популярный фильм
Вы смотрели фильм «Поле его мечты» (Field of Dreams)? Если нет, то он рассказывает о бейсболе и семействе, живущем в штате Айова… Впрочем, дальше углубляться не станем, чтобы не спойлерить.
Автор следующего письма использовал реплику из этого фильма, чтобы начать свое послание, — и она оказалась весьма к месту, так как отправитель как раз собирается поехать в Айову.
Перед своим уходом попробуйте поискать популярные фразочки о том месте, куда вы собираетесь. Кто-то не поймет, а кто-то вспомнит оригинал и улыбнется.
4. Найди меня, если сможешь
Это пример весьма остроумного ответа. Автор рисует перед получателем воображаемую картину, в которой последнему придется забираться на «самую высокую вершину самой высокой горы». Использование такой абсурдной метафоры создает комический эффект, ясно дающий понять, что письмо не прочитают, пока автор не вернется на работу.
Кроме того, присутствует мягкий намек на то, что, если отправители хотят получить ответ поскорее, им стоит напомнить о своей просьбе после возвращении сотрудника в офис. Это позволяет автору не только проявить ответственность, четко обозначив, когда можно будет связаться по срочным вопросам, но и гарантирует ему отдых от работы.
5. Недвусмысленный намек
Отправитель данного письма превратил его в настоящее творение. Он даже специально создал электронный адрес для срочных писем на время отсутствия, присвоив ему весьма ироничное название — interruptyourvacation@firstround.com (в вольном переводе «НарушьМоеСпокойствие@firstround.com»). Такое решение гарантирует 2 вещи: 1) добавляет частичку юмора и 2) предостерегает от написания беспокоящих мейлов.
Читатели также проникаются эмпатией к человеку, который просто хочет посвятить частичку своего времени семье.
6. С помощью посредника
У директора по маркетингу компании HubSpot Карстена Келлера серьезный подход к электронной рассылке об отсутствии на работе — он превратил ее в целый сериал с мультяшным персонажем Троем Макклюром в главной роли.
Каждый раз, когда Макклюр появляется в таких мейлах, он выступает от лица Келлера и ссылается на прошлые автоматические ответы. Текст подается в слегка «самоуничижающей» манере, автор как бы говорит: «Знаю, я снова не офисе». Забавный эффект усиливается последним предложением, служащим своего рода тизером к следующему пропуску рабочего дня.
Здесь, как и в примере с «Полем его мечты», используется известный многим персонаж поп-культуры. Вместо разочарования от невозможности связаться с нужным человеком, он дает читателю что-то узнаваемое, над чем можно посмеяться.
7. Ссылка на соцсети
Возможно, вы чаще проверяете социальные сети, чем почту. Если вам удобнее общаться там, сообщите об этом остальным. Но здесь есть и обратная сторона: если хотите забыть о работе, придумайте иное содержание автоматической рассылки.
«Сейчас я не в офисе, но если это важно, твитните мне, используя #ВЫПРЕРЫВАЕТЕМОЙОТПУСК»
8. Вести с алкофронта
«В настоящее время я в отпуске и, скорее всего, в стельку пьян. Хорошей рабочей недели!».
Несмотря на то что мы приветствуем честность, с такими посланиями стоит быть осторожнее. Нужно учитывать характер вашей аудитории, а также вашего босса, специфику корпоративной культуры. Взвесьте, насколько позитивно будет воспринят такой ответ.
9. Загадка
Папа этой девушки пригласил ее к себе, во Флориду, чтобы вместе посмотреть бейсбольный матч. Шикарный повод отдохнуть! Но перед отъездом специалист решила оставить небанальный ответ на почтовые запросы, предложив отгадать, куда она поехала:
10. Предупреждение
Университетам стоит говорить со студентами на одном языке. Твит Университета Акадия, напоминает, что не стоит расслабляться — начало учебы не за горами. А еще в свое объявление они вставили гифку с конферансье.
«Студенты Акадии! Понедельник — праздничный день, в офисе никого не будет. Мы вернемся в кампус во вторник! Но учтите, что во вторник и среду мы проходим обучение, поэтому не сможем вовремя отвечать на ваши письма. Кстати, скоро время заезда в кампус, хе-хе»
11. Открытка с благодарностью
Данное письмо определенно соответствует праздничной тематике, хотя его тон можно охарактеризовать как пассивно-агрессивный.
Если вы получаете сообщения в праздники, почему бы не воспринимать их как подарки и не отсылать в ответ благодарность?
12. Опрос
Вы решили отправить вопрос по работе, и тут — бац! — вас огорошивают ответным вопросом! По крайней мере, этот забавный.
Пока у вас нет возможности отвечать на письма, попробуйте развлечь людей подобным праздничным опросом.
13. За что я благодарен
Целью данного письма было остановить поток входящей корреспонденции в День благодарения, но сотруднику одной американской фирмы удалось добиться этого мягким путем, согласно тематике праздника.
Составленный им список включает моменты, за которые будет благодарен любой офисный работник. Попробуйте составить свой вариант на основе особенностей вашей компании.
14. Классическое киношное послание
На праздники, особенно на Новый год (или Рождество — для тех, кто живет на Западе), все мы любим посмотреть классику кино. Это можно использовать, отвечая на запросы в эти дни.
Вот пример смешного письма, насыщенного ссылками на известные фильмы 90-х годов.
15. Шаблон, учитывающий особенности всех людей
В этом примере демонстрируется уважение к людям разных воззрений и приверженностей — при этом подача не лишена юмора. Отделу кадров может понравиться.
Вдохновились? Тогда составьте свой текст на случай ухода в отпуск. Ну, или сохраните какой-то из представленных здесь как черновик.