казначейские операции что это

Что такое казначейский счет и как с ним работать

Коммерческая компания может заключать государственные контракты. Последние представляют собой заказы, целью которых является удовлетворение государственных нужд. К примеру, госконтракты могут касаться строительства дорог, работы над оборонными сооружениями. Если компания получает такой контракт, ей выделяются бюджетные средства на исполнение заказа. Расходование этих средств подлежит особому контролю. Для обеспечения контроля над целевым использованием денег открываются казначейские счета.

Вопрос: Как узнать, в каком органе Федерального казначейства открыты лицевые счета должнику по исполнительному документу?
Посмотреть ответ

Что собой представляет казначейский счет

Казначейский счет – это отдельный лицевой р/с. Для его открытия нужно обратиться в местный отдел казначейства. Главная особенность этого счета: на него помещаются только бюджетные средства. Подобными р/с пользуются получатели выплат из бюджета, участники бюджетных процессов. Во всем остальном счет является совершенно обычным.

Открывать такой счет нужно только в том случае, если компания получает бюджетные средства по государственному контракту. Просто коммерческой фирме не обязательно иметь казначейский р/с. Нужен он только при наличии конкретных обстоятельств.

ВАЖНО! Получить бюджетные средства по контракту коммерческая фирма может только через казначейство. КС могут открываться бюджетными и некоммерческими учреждениями, коммерческими субъектами.

Для чего открывается казначейский счет

Казначейский счет позволяет увеличить степень контроля над целевым расходованием бюджетных средств. Казначейство обеспечивает полную проверку этих аспектов использования денег:

Вопрос: Может ли орган Федерального казначейства перенаправить предъявленный взыскателем исполнительный документ в тот орган Федерального казначейства, в котором должнику открыт лицевой счет?
Посмотреть ответ

Казначейство контролирует расходование бюджетных средств, которые предоставляются по следующим основаниям:

Казначейство выполняет эти функции:

Казначейское сопровождение исполняется на основании положений Постановления Правительства №1552 от 30 декабря 2016 года. В этом нормативном акте указано, что получатели бюджетных средств должны открыть р/с в казначействе. Именно на этот счет будут зачисляться целевые средства. Оттуда же они будут списываться.

Вопрос: Мы бюджетное учреждение, хотим принять участие в аукционе, объявленном в соответствии с положениями Закона N 44-ФЗ. В извещении установлено требование о предоставлении обеспечения заявки. Необходимо ли нам открывать спецсчет, если расчетный счет у нас открыт в казначействе?
Посмотреть ответ

Порядок открытия казначейского счета

Порядок открытия р/с регулируется Федеральным казначейством страны. Он содержится в приказе №21н от 17 октября 2016 года в редакции от 28 декабря 2017 года.

Для открытия счета нужно сначала подготовить документы. В частности, это заявка на открытие счета и карточка с образцами подписей. Если р/с открывается для обособленного филиала компании, то потребуется также ходатайство от центрального офиса. В этом ходатайстве должна содержаться просьба об открытии казначейского счета. Составляется документ в свободной форме. Его нужно заверить у управленца компании и главбуха центрального офиса.

Следующий важный документ – заявление на открытие КС. Составляется оно по форме 05311752. В документе содержится эта информация:

Следующий шаг – заполнение карточки образцов подписей. Составляется документ по форме 05311753. Что это такое? Карточка нужна представителям казначейства. Она позволяет известить сотрудников финансового учреждения о том, как выглядит оригинал подписей ключевых лиц компании. В документе также содержится оттиск печати фирмы. Госконтракты обычно предполагают работу с немалыми суммами. А потому наличие образцов подписей является необходимой мерой предосторожности. Карточку с образцами нужно заверить у нотариуса.

Это основной перечень документов. Однако казначейство может попросить дополнительные бумаги. Имеет смысл заранее собрать этот пакет документов:

Представители казначейства могут сравнить представленные клиентом бумаги с документами, запрошенными в различных государственных структурах. Решение об открытии р/с принимается в течение 5 суток. Через это время компании приходит соответствующее уведомление.

Особенности расходования средств с казначейского счета

Итак, компания открыла казначейский счет. Что дальше? На него поступают бюджетные средства, выделенные в рамках государственного контракта. Однако просто так расходовать их не получится. Сначала понадобится направить в отдел казначейства документы, подтверждающие целевой расход. К примеру, это могут быть следующие бумаги:

ВНИМАНИЕ! В платежных бумагах должен быть указан идентификатор государственного контракта.

Как правило, по контракту выделяются крупные суммы. Именно этим вызван столь усиленный контроль, а также особые требования к подписям. Для расходования средств ключевые лица в компании ставят свои подписи на документах. Последние должны точно соответствовать ранее представленным образцам. Соответствовать образцу должен и оттиск печати. Не допускается неразборчивости. Если подпись не соответствует образцу, сотрудник попросит поставить ее вновь. Если и в этом случае обнаружится несоответствие, клиенту отказывают в расходовании.

Расходовать средства можно только по тем направлениям, которые обозначены в контракте. Это могут быть следующие источники трат:

Средства могут тратиться только по назначению. К примеру, с бюджетными средствами нельзя осуществлять эти действия:

Иногда деньги можно переводить на счета подрядчиков и субподрядчиков. Это актуально при переводе зарплат сотрудникам, оплате за выполненные работы. Субподрядчикам средства переводятся для оплаты услуг ЖКХ, покупки проездных. Направлять средства на счета можно авансом. Если используется метод аванса, нужно предъявить в казначейство соответствующее соглашение и выставленный счет. Также оплата может проводиться при наличии фактических трат. В этом случае нужно предоставить в казначейство бумаги, подтверждающие факт расходов: документы о поставке продукции или предоставлении услуг.

Источник

Роль и задачи казначейства на предприятии

С другой стороны, профицит денежных средств, который в условиях кризиса многие предприятия стараются создать в качестве надёжного финансового резерва «на всякий случай», также означает определённые потери для предприятия, которые с некоторой долей условности можно оценить размером упущенной выгоды от участия в каком-либо инвестиционном проекте.

Таким образом, актуальной проблемой в современных условиях является балансирование между поддержанием текущей платежеспособности и получением дополнительной прибыли от вложения денежных средств.

В условиях нестабильной финансовой ситуации также особое значение приобретает контроль движения финансовых потоков на предприятии. В связи с вошедшей в практику работы российских предприятий системой бюджетного управления, как правило, функции контроля выполнения бюджета движения денежных средств, а в некоторых организациях и составление БДДС, выделяются в структуре управления предприятием в отдельную группу, называемую казначейством.

В рамках данной статьи мы попытаемся рассмотреть основные аспекты работы казначейства и оценить, какие формы организации такого подразделения на разных типах предприятий наиболее эффективны.

Зачем предприятию казначейство?

Действительно, можно распределить функции управления финансовыми потоками между несколькими подразделениями. Например:

Фактически, при такой организации работы нет единого центра, концентрирующего всю информацию по управлению финансовыми ресурсами. По сути, таким центром вынужден являться финансовый директор, являющийся «последней инстанцией» в финансовых вопросах. С увеличением финансовых потоков объем аналитической работы, связанной с принятием управленческих финансовых решений, катастрофически возрастает, что ведет к снижению эффективности работы.

Отсутствие единого центра по управлению финансовыми потоками может сопровождаться следующими проблемами:

Функции казначейства

В целом, задачи управления финансами можно разделить на два класса: стратегическое финансовое планирование и оперативное управление.

Главной задачей казначейства является оперативное управление финансовыми потоками компании, основанное на организации взаимоотношений с банками и другими финансовыми институтами, с целью минимизации финансовых рисков и операционных расходов и максимизации доходности от инвестирования свободных финансовых ресурсов.

Основными функциями казначейства, исполнение которых необходимо для решения главной задачи, являются:

Остановимся на каждой из функций подробнее.

Организация системы взаимоотношений с банками

Практически все казначейские операции предприятия осуществляют с помощью банков:

В целях минимизации рисков желательно держать деньги параллельно на нескольких счетах в различных банках (если один из счетов компании будет заморожен, она сможет продолжить работу, используя счета в других банках) и не объединять в одном банке две или более глобальных функции (например, привлечение средств банков для долгосрочного финансирования и расчётно-кассовое обслуживание). Эти меры позволят обезопасить компанию от финансовых рисков, рисков концентрации, банкротства банка и обеспечить большую конфиденциальность.

Планирование и оптимизация денежных потоков

Само по себе прогнозирование движения денежных потоков на определенный период (год, квартал, месяц) является задачей планово-экономической службы компании. На основании плановых данных (прогноз выручки, оплата дебиторской или кредиторской задолженности, и т. д.) формируется бюджет движения денежных средств, который регулирует остаток денежных средств на конец планового периода.

Поступления и платежи осуществляются компанией ежедневно, и если в целом за месяц в БДДС имеется положительное сальдо, то в течение месяца могут быть кассовые разрывы, когда платежи осуществить необходимо, а средств на счетах нет. Для выявления таких «узких мест» и своевременного принятия мер для их предотвращения предприятию необходимо оперативное планирование. Эта задача ложится на казначейство.

Система оперативного планирования заключается в разработке комплекса краткосрочных плановых заданий по финансовому обеспечению деятельности предприятия.

Для реализации задачи оперативного финансового планирования казначейство формирует Платёжный календарь. С позиции бюджетного управления платёжный календарь является инструментом резервирования денежных средств из бюджета.

В платёжном календаре притоки и оттоки денежных средств должны быть сбалансированы. Отрицательное сальдо поступлений и выплат означает дефицит денежных средств в соответствующем периоде времени. В этом случае необходимо определить источники покрытия плановых денежных дефицитов. При положительном сальдо поступлений и выплат образуется профицит (излишек) денежных средств. В этом случае возникает необходимость определить объекты краткосрочного инвестирования и соответствующую доходность операции.

Информационной базой платёжного календаря служат:

Целесообразно формировать платёжные календари по каждому банковскому счёту и кассе предприятия с тем, чтобы распределить объёмы денежных средств между счетами так, чтобы выполнить обязательства по поддержанию определённого уровня оборотов денежных средств на счетах в «стратегических» банках и обеспечить минимальные операционные расходы.

Формирование платежного календаря проводится в несколько этапов:

Контроллинг

Функции финансового контроллинга в компаниях распределяются между планово-экономическими службами и казначейством. На казначейство ложится часть контроля, касающаяся финансовых потоков: контроль исполнения бюджета движения денежных средств и установленных лимитов, контроль корректности исполнения платежей и своевременности поступлений, постоянный мониторинг и контроль дебиторской и кредиторской задолженностей.

При формировании политики управления денежными потоками необходимо особое внимание уделить взаимодействию казначейства с контуром бюджетного управления. Это не только формирование платёжного календаря, но и контроль его исполнения, а также контроль соблюдения лимитов расхода денежных средств, установленных в БДДС. Поэтому важно четко регламентировать зоны ответственности каждого подразделения в организации контроля финансовых потоков, отслеживании фактического исполнения БДДС.

Например, как правило, БДДС формируется плановыми отделами, и казначейство не обладает информацией о соответствии конкретного платежа статье бюджета. Поэтому при предоставлении заявок на осуществление платежа в них необходимо указывать код или наименование статьи БДДС с тем, чтобы при формировании платёжного календаря казначейство осуществило бюджетный контроль соответствия данных заявок на платёж статьям БДДС. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование в соответствии с установленными процедурами. При этом функцию контроля исполнения бюджета казначейством можно назвать «последним оплотом» на пути движения денежных средств, перед тем как они покидают компанию.

На многих предприятиях казначейство формирует фактическое исполнение платёжного календаря и бюджета движения денежных средств на основании банковских выписок. При этом казначейство осуществляет контроль не только «на выходе», но и «на входе»: проверяется, все ли ожидаемые средства были получены от покупателей, заказчиков, не было ли возвратов платежей, отправленных поставщикам и т.д.

Качественная оперативная проверка задержек в планируемых поступлениях денежных средств на счета компании позволяет располагать информацией для последующего выяснения причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами.

Помимо оптимизации структуры задолженности, источником дополнительного финансирования оборотного капитала может быть краткосрочное финансирование за счёт неоплаты кредиторской задолженности поставщикам. Но здесь нужно действовать осторожно, поскольку такие действия могут привести к штрафным санкциям. Поэтому отсрочку кредиторской задолженности лучше согласовывать с поставщиками.

Управление рисками

К функциям казначейства относится управление финансовыми рисками. Как правило, это валютные, кредитные риски, риски изменения процентных ставок и риски ликвидности.

В условиях финансового кризиса управление рисками приобретает особое значение. Например, для минимизации риска ликвидности необходима организация ежедневного отслеживания финансовых потоков, детальный жёсткий контроль выполнения финансовых обязательств, соблюдение лимитов, установленных на расход денежных средств и остаток дебиторской задолженности. Под особый контроль необходимо взять операции с контрагентами, вызывающими подозрение относительно возможной неплатежеспособности.

Приведённое описание функций казначейства достаточно условно и на каждом предприятии подход к выделению задач казначейства может быть разным. На набор выполняемых казначейством функций может повлиять и выбранная компанией форма организация казначейства.

Формы организации казначейства

Специфика деятельности каждого предприятия, связанные с ней задачи и организационная структура компании или группы компаний определяют и модель, по которой может строиться работа казначейства.

Можно выделить две основные формы организации казначейства в рамках компаний:

Сами названия этих форм информативны и достаточно точно отражают их суть.

Для небольших предприятий, не являющихся холдингом и не входящих в какие-либо холдинги, характерно централизованное казначейство. В структуре предприятия выделяется служба казначейства, через которую идут все финансовые потоки. Другие подразделения предприятия участвуют в процессе лишь путём предоставления заявок на осуществление платежей, планов поступлений и консультированием по приоритетности выплат.

Для холдингов вопрос необходимости централизации казначейства также стоит достаточно остро. В последнее время во многих российских компаниях наблюдается тенденция централизации управления. А поскольку контроль над денежными потоками крайне важен для компании, то одним из основных объектов централизации является казначейство.

Выбор той или иной формы организации работы казначейства в холдинге зависит от многих факторов:

Децентрализованное казначейство, как правило, характерно для предприятий с достаточно демократичной структурой управления, где структура и организация бизнеса допускает предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (отдельные юридические лица или группы компаний, объединенных по единому признаку).

При выборе децентрализованной модели в компании должны быть очень хорошо отлажены бизнес-процессы по взаимодействию казначейств всех предприятий, входящих в холдинг. Часто встречается ситуация, когда одно из предприятий холдинга нуждается в финансировании и вынуждено взять для этих целей кредит в банке, другое же предприятие холдинга в это время располагает свободными средствами. При отсутствии централизации платежей, системы взаимодействия между предприятиями холдинга, компания может терять средства и увеличивать свои финансовые риски. Поэтому для децентрализованных моделей очень важна жёсткая система контроллинга.

Очевидно, что главной отличительной чертой централизованной модели организации казначейства является жёсткая централизация платежей, а во многих компаниях и поступлений. Централизация финансовых потоков осуществляется через единый счет или систему транзитных счетов с автоматической переброской на основной, откуда и осуществляются платежи.

При организации централизованного казначейства особое значение приобретает управление информационными потоками в режиме он-лайн. Необходим постоянный оперативный обмен данными между предприятиями холдинга. Поэтому крайне важен вопрос о выборе автоматизированной системы, которая сможет обеспечить контроль и управление платежами всех компаний холдинга в оперативном режиме.

Задачи автоматизации казначейской функции достаточно успешно решаются средствами программных продуктов https://buroit.org/ 1С:Предприятие. Возможные подходы к использованию инструментария 1С:Предприятия приведены в статье «Антикризисное управление денежными средствами предприятий: найти, а не потерять!».

Жёсткость централизованной модели компенсируется снижением вероятности финансовых рисков. Компания может централизованно планировать потребности в денежных средствах, формируя платёжный календарь в рамках всего холдинга. При этом учитываются заявки на платёж всех предприятий, консолидируются все поступления, что позволяет перераспределять финансовые ресурсы между предприятиями холдинга в соответствии с их потребностями в денежных средствах без привлечения внешнего финансирования, размещать свободные денежные средства всего холдинга, получая при этом более высокий доход от размещения бОльших сумм.

Необходимость в централизации казначейства может возникать и в связи с достаточно большой удалённостью предприятий холдинга друг от друга, объединением в составе холдинга разнопрофильных предприятий с разным уровнем прибыльности, высокой вероятностью и значимостью финансовых рисков.

Возможны и смешанные формы организации казначейства, сочетающие в себе как признаки централизованной, так и децентрализованной модели. Например, предприятия холдинга могут распоряжаться поступлениями от неосновной деятельности и расходовать эти средства на текущие незначительные платежи, а поступления от основной деятельности и ключевые выплаты являются централизованными.

Источник

Как регламентировать казначейские функции

Казначейские функции – это операции, связанные с управлением денежными активами. Во многих компаниях основные казначейские функции выполняет финансовый директор.

При организации системы казначейства важно учитывать «человеческий фактор», который имеет большое значение. Нажатием одной кнопки легко отправить платеж не по тем реквизитам, купить валюту не по тому курсу. Поэтому операции данного функционала должны быть четко регламентированы, а казначейские функции строго распределены. Свобода творчества и креативность здесь неуместны. Необходимы четко прописанные уровни принятия решений.

Казначейские операции на предприятии

Для удобства можно разделить блок казначейских операций на несколько подблоков и для каждого из них сформировать свой регламент. Например, в зависимости от специфики деятельности компании, такими блоками могут быть:

В рамках этих разделов гораздо удобнее сформировать конкретные регламенты и затем на их основе разработать должностные инструкции.

Блок «Кредитные операции»

Данный блок в рамках общего функционала казначейства предназначен для ведения всех операций, связанных с привлечением/возвратом заемного капитала. Компания может применять различные инструменты (см. схему 1):

Схема 1. Кредитные продукты

Каждый из этих продуктов имеет свою специфику, которая должна учитываться при регламентации операций данного блока казначейских функций. Но есть и одно общее железное правило: перед началом каждого планового периода (это может быть и месяц, и квартал) руководитель казначейства (финансовый директор, финансовый менеджер) готовит плановый прогноз движения заемного капитала в рамках каждого кредитного продукта на основе (см. табл. 1):

Таблица 1. Пример прогноза движения заемного капитала (период – ноябрь 2016 года)

Этот прогноз является основой для проведения всех ежедневных операций в рамках кредитной деятельности. Что касается регламентации процессов, приведу пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша».

Пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша»

Аналогичным образом можно подготовить регламенты, которые будут касаться работы с другими кредитными продуктами с учетом конкретной специфики.

Блок «Валютные операции»

Этот блок актуален для тех компаний, деятельность которых подразумевает привлечение валютного финансирования, либо какие-то экспортно-импортные операции.

Формирование отдельных регламентов в рамках блока «валютные операции» обязательно. Причина – пресловутый «человеческий фактор» может сыграть здесь очень негативную роль.

Базисом для всех процессов должен служить прогноз движения валюты, который до начала периода готовит руководитель казначейства (см. табл. 2).

Таблица 2. Пример прогноза движения валюты

Однако этот прогноз не может предусмотреть те курсы, по которым будет продаваться/покупаться валюта, если только речь не идет о сделках хеджирования, когда курс определен заранее.

Поскольку волатильность на валютном рынке России весьма высока, и ситуация может измениться в течение нескольких минут, при формировании регламентов необходимо:

Обратите внимание!

Цепочка согласований не должна быть тормозом в тех случаях, когда оперативно принятое решение поможет избежать убытков или получить прибыль.

Рассмотрим пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта».

Пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта»

На практике применяемая стратегия зависит от нескольких факторов:

Поэтому здесь не может быть какого-то жестко закрепленного правила. Решения должен принимать руководитель казначейства.

Блок «Операционная деятельность»

Это самый большой блок и по количеству транзакций, и по их разнообразию. Поэтому надо четко прописать схему выдачи акцепта на проведение платежей и, таким образом, разграничить уровень полномочий. Проще всего это сделать, внедрив в блок «Казначейство» ERP-системы предприятия алгоритм согласования заявок на финансирование. На схеме 2. представлена возможная разноуровневая схема согласований и движения заявок. В ней предусмотрены следующие ограничения:

Схема 2. Схема согласований и движения заявок

Также необходимо закрепить приказом или распоряжением порядок передачи функционала визирования на время отпуска/болезни/иного отсутствия уполномоченного сотрудника. Иначе хорошо продуманный механизм застопорится и начнет тормозить. А ведь управление деньгами – это оперативный процесс. Промедление может привести и к потерям, и к осложнению отношений с контрагентами.

Обратите внимание!

Когда речь идет об управлении денежными средствами, минута промедления может обойтись очень дорого. Так, например, если даже самый капризный контрагент сможет безболезненно подождать 10-15 минут согласования договора, то курс доллара за это время может измениться на два-три рубля и более. В итоге на разнице в курсе компания потеряет значительную сумму. Такие примеры часто встречаются на практике.

Компаниям, имеющим разветвленную холдинговую структуру, филиалы/дочерние общества, расположенные в различных часовых поясах, необходимо определить:

Казначейские функции: о чем нельзя забывать

При формировании системы казначейства, распределении казначейских функций и казначейских операций, важно не забывать про ключевые моменты. Выделим четыре из них.

Источник