как защищать презентацию что говорить
Как защищать презентацию
Одним из самых эффективных способов донесения информации до слушателей является презентация. Она помогает привлечь внимание к новым разработкам, товарам и услугам. Презентацию часто пользуют студенты, бизнесмены, маркетологи, ученые и представители других профессий. Для успешного проведения презентации, необходимо соблюсти несколько важных правил.
Любая презентация состоит из двух частей: демонстрационных слайдов или других наглядных изображений и речи выступающего. Необходимо четко уяснить, что при проведении презентации ваши слова и содержание речи — это главное, а слайды являются только поддержкой! Строить выступление нужно не на изображениях, а на важных тезисах и аргументах. Некоторые люди в слайды вставляют выдержки из речи и на защите просто зачитывают их, добавляя определенные комментарии. Но лучше так не делать, необходимо тщательно продумать свою речь, включив в нее всю информацию, которую хотите донести, а на слайдах отобразить только дополнительные сведения или какие-либо факты.
Конечно, речь — это главное, но не стоит забывать и о слайдах, они должны быть красивыми и хорошо оформленными. Любую информацию проще воспринимать, если она имеет визуальную поддержку. Желательно выбирать шрифт среднего размера и не вставлять много текста. Лучше всего воспринимается градиентный фон. Кроме того, не рекомендуется размещать на слайдах большое количество диаграмм, таблиц и многоуровневых списков.
Рекомендации по проведению презентации
Как же сделать так, чтобы Ваше выступление сразу привлекло внимание, и слушатели заинтересовались темой?
Как известно, человеческие эмоции играют определяющую роль в принятии решений. Все мы восхищаемся «холодным рассудком» и «железной логикой», однако решения зачастую принимаем под влиянием эмоций. Именно поэтому так важен эффект первого впечатления. Как правило, оно формируется на бессознательном уровне в первые секунды общения, и только после этого наступает человеческое рацио. Исходя из этого, выступающему не стоит экспериментировать в одежде, прическе и т.д. При подготовке к выступлению перед неизвестной Вам аудиторией, желательно иметь классический, деловой, аккуратный внешний вид, который соответствует принятым стандартам общественного восприятия. Если же Вам известны вкусы аудитории, то можете использовать какие-то элементы своей внешности, чтобы вызвать положительную реакцию слушателей. В этой погоне за эмоциональным контактом очень важно не потерять свое лицо, нужно быть естественным и убедительным. Говорите только то, что знаете и понимаете, иначе Вам просто не поверят. Кроме того, откажитесь от необдуманных экспериментов, от этого отношение слушателей может только ухудшиться, тем самым Вы потеряете необходимый эмоциональный контакт с аудиторией. Иногда для установления эмоциональной связи Вы можете пошутить на известную тему, выразить позитивное отношение к условиям или месту проведения презентации.
На следующем этапе, после установления первого контакта, необходимо представиться (как зовут, род занятий, должность), объяснить тему презентации, установить регламент своего выступления, озвучить правила взаимодействия (например, указать в какой форме и когда могут задаваться вопросы), а также получить согласие аудитории на начало презентации.
Распространенной ошибкой является то, что после этого спикер начинает сразу доносить свою идею слушателям. Но нужно понимать, что каждый присутствующий имеет разное отношение к заявленной теме, разный жизненный опыт и разное видение. Разное восприятие и не позволяет аудитории сразу принять презентованные идеи. Чтобы они были понятны слушателям, их для начала необходимо подготовить, планомерно подвести к осознанию важности и нужности заявленных решений.
Для этого следует сначала нарисовать эмоциональную картину существующих проблем в контексте заявленной темы и получить отзывы участников, насколько им знакомы эти проблемы и к чему они могут привести. На следующем этапе нужно помочь аудитории осознать потребность в изменении ситуации к лучшему. Далее подкрепите надежду на улучшение. Например, можете сказать, что есть идеи, решение которых поможет изменить ситуацию к лучшему. После всех этих шагов, когда аудитория подготовлена к работе над заявленной темой, шансы на успех максимальны. Теперь все зависит от того, насколько умело, грамотно и убедительно выступающий донесет свои идеи.
Помните, что ни в коем случае нельзя опаздывать на презентацию, а лучше всего прийти заранее, чтобы собраться с мыслями и настроиться на нужный лад. Будьте готовы к всевозможным вопросам аудитории. Старайтесь не читать доклад с листка, ведь так сложно будет установить визуальный контакт с аудиторией. Также не рекомендуется класть обе руки в карман, особенно на длительное время. Этот жест говорит о скованности, неуверенности и скрытности. Одна рука в кармане — не страшно, но при этом соблюдайте осторожность, чтобы такие посторонние звуки, как звон ключей, не отвлекали аудиторию от презентации. Указкой пользуйтесь только при необходимости, ее движение отвлекает внимание слушателей. В течение длительного периода времени не обколачивайтесь на стол или кафедру, иначе слушатели будут сосредоточены на том, чтобы уловить момент падения докладчика, а не на самой презентации. Старайтесь смотреть на аудиторию, а не на потолок или настенные плакаты. Не стоит загромождать собой визуальные предметы, и ни в коем случае нельзя поворачиваться к аудитории спиной.
Старайтесь говорить громко, четко и медленно, чтобы все присутствующие смогли услышать доклад. В больших аудиториях стоит использовать специальную звуковую аппаратуру (микрофон, колонки). Нужные моменты в своей речи следует выделять тоном и темпом голоса, а монотонное нудное чтение вызовет лишь скуку. На месте соответствующих знаков препинания рекомендуется делать паузу, там, где запятая — короткая пауза, тире — чуть длиннее, точка — самая длинная пауза. Поддерживайте свою речь жестами и мимикой, так она лучше воспринимается. Также со слушателями следует установить зрительный контакт, переключаясь с одного человека на другого или обводя аудиторию взглядом. Можете потренироваться перед зеркалом, акцентируя внимание на важных фразах.
Во время защиты презентации докладчику можно передвигаться по комнате, тем самым достигается более близкий контакт со слушателями. Однако не стоит слишком «мельтешить» — это очень отвлекает. Очень сложно долго удерживать внимание слушателей, поэтому на презентацию обычно отводится не более часа. В Вашем выступлении обязательно должны быть ключевые слова и понятия, именно они помогут слушателю в дальнейшем идентифицировать полученную информацию. Чтобы все присутствующие ушли с чувством удовлетворения и ощущением, что время прошло не зря, можете подарить им красочный буклет-конспект презентации, это значительно повысит Ваши шансы на успех.
Помните, что следует быть готовым ко всем неожиданностям: файл не открывается, может сломаться проектор или зависнуть компьютер. Нужно заранее предусмотреть все эти ситуации: записать файл в нескольких форматах и взять с собой ноутбук.
Как успешно защитить проект
Описание презентации по отдельным слайдам:
Презентация и защита проекта
При создании мультимедийной презентации необходимо избегать следующих ошибок, затрудняющих восприятие слушателей: выбор светлого шрифта на темном фоне; обилие текста в слайдах; выбор мелкого размера шрифта; набор текста курсивом; чрезмерное увлечение цветовыми и анимационными эффектами; отсутствие связи рисунков к текстам с их смысловой нагрузкой и др.
План презентации: Слайд 1 Тема проекта Слайд 2 Проблема Слайд 3 Цель проекта Слайд 4 Задачи проекта Слайд 5 Гипотеза Слайд 6 Участники проекта Слайд 7 Теория Слайд 8 Ожидаемые результаты/продукт Слайд 9 Вывод Важно: выступающий не должен читать текст презентации слово в слово! Презентация является лишь опорным конспектом гораздо более глубокого по содержанию текста выступления, который необходимо тщательно продумать и подготовиться к ответам на возможные вопросы
Публичная речь выступающего на презентации или защите должна быть не только убедительной и доказательной, но и красивой. Публичное выступление строится по определенным принципам. Принцип краткости. Обычно речь составляется с расчетом на 10-15-минутное выступление для раскрытия основной идеи проекта, его цели и способов ее достижения. Принцип последовательности. Все микротемы выступления должны быть подчинены основной теме, т.е. отдельные части выступления должны быть взаимообусловлены и взаимосвязаны. Принцип целенаправленности. Выступление должно быть подчинено ясной логике. Выступающий и слушатели должны осознавать направленность выступления, соответствие его логической структуры типу и содержанию проекта. Принцип усиления. Речевое воздействие должно усиливаться от начала к концу выступления. Это может быть достигнуто расположением материала по значимости, усилением эмоционального накала изложения с помощью словесных и интонационных средств. Принцип результативности. Выступление должно содержать некоторый предлагаемый слушателям вывод, призыв к действию, рекомендации. Вывод или призыв должен быть сформулирован в емкой, запоминающейся
Вступление необходимо для установления контакта с аудиторией и подготовки слушателей к восприятию темы. Введению в темы отводится 5-10% времени всего выступления. В нем говорится о проблеме, которой посвящена речь, может прозвучать ее задача, даются определения понятий, иногда сообщается план выступления и т.д.
В основной части излагается сама тема. Композиция основной части должна отвечать логическому требованию последовательности. Основные способы изложения темы: Ступенчатый – материал очередного вопроса базируется на предыдущем. Концентрический – рассмотрение данного явления со всех сторон. Спиральный – переход от общего, относительно поверхностного изложения вопроса к повторному, более детальному и глубокому анализу. Хронологический – рассмотрение процесса или явления в становлении. Логический – системно-структурный подход к явлению, без обращения к его истории. Дедуктивный – переход от общих положений к конкретной ситуации и вывод на основе этого. Индуктивный – переход от анализа фактов, явлений к обобщениям. Сравнение, сопоставление явлений, процессов или событий. Анализ проблемы.
Монолог выступающего легче воспринимается, если в нем используются различные приемы речи: обзор, описание, информация, пересказ, повествование, характеристика, размышление, пример, цитирование, диалогизация, обоснование и т.д. Важно соблюдать композиционную соразмерность материала: разумно сочетать старое и новое, теоретический и практический материал, позитивную и негативную информацию, рациональное и эмоциональное в выступлении.
Заключение придает завершенность повествованию. В нем делается обобщение сказанного, формулируются частные и общие выводы. Заключение занимает примерно 5% времени всей речи.
Самые распространенные композиционные ошибки выступления Вступление Изложение Заключение Отсутствует. Слишком затянуто Не подчинено главной идее. Непоследовательно, неинтересно. Используется всего один- два приема изложения. Материал композиционно несоразмерен. Отсутствует. Оратор никак не может остановиться.
Как защищать презентацию
Поработайте над своим голосом, интонацией, жестами и позами. Даже самые занимательные картинки и красочные диаграммы не заинтересуют зрителей, если выступающий бубнит себе под нос, уставившись в листок бумаги. Во-первых, займите уверенную позу, поставьте ноги на ширину плеч, поднимите голову и встаньте прямо. Во-вторых, поддерживайте свою речь жестами и мимикой, так она лучше воспринимается. Установите зрительный контакт со слушателями, переключаясь с одного человека на другого или обводя аудиторию взглядом. Говорите не быстро и не медленно, делайте паузы. Потренируйтесь над интонацией, акцентируя внимание на важных фразах.
Хотя речь – это главное, слайды тоже должны быть красивыми и хорошо оформленными. Гораздо проще воспринимать информацию, когда она имеет визуальную поддержку. Используйте шрифт среднего размера, не вставляйте много текста. Желательно сделать градиентный фон. Не нужно размещать на слайдах большое количество диаграмм, многоуровневых списков и таблиц. По мнению известного писателя и блоггера Кавасаки, нужно следовать правилу 10/20/30 – делать десять слайдов, рассказывать 20 минут и использовать шрифт размером 30.
Если у слушателей возникли вопросы, отвечайте коротко или скажите, что они будут обсуждаться после защиты презентации. Вы не должны менять динамику рассказа и сбиваться с мысли. Будьте готовы к любым неожиданностям: может сломаться проектор, зависнуть компьютер, файл не откроется. Предусмотрите все эти ситуации заранее: запишите файл в нескольких форматах, возьмите с собой ноутбук.
Консультационный час для учащихся «Подготовка и защита презентации»
Цель: Обучить подростка правильно подготовиться к защите своей работы (реферат, доклад, экзаменационная работа), развитие эстетического вкуса.
Технические средства: Проектор, интерактивная доска, ноутбук, ПО «Photoshop».
1. Подготовка мультимедийной презентации
Мультимедиа-презентация означает использование в информационно-рекламных целях широкого спектра средств передачи информации – текста, изображения, звука, видео, анимации.
Важной характеристикой мультимедиа-презентации является интерактивность, т.е. возможность выбора раздела, языка, звукового сопровождения и т.п.
Презентации могут включать в себя анимированные ролики, фото и видеоматериалы, дикторский голос «за кадром», музыкальное сопровождение, а так же самые обширные справочные материалы с текстами, графиками и схемами.
Поскольку аудиовизуальная информация, когда люди слышат и видят одновременно, является наиболее эффективной для восприятия и запоминания, мультимедиа находит широчайшее применение.
Рекомендации по подготовке презентации
Для определения основной задачи презентации необходимо выяснить:
Стилистика. Жанр деловой презентации для узкой аудитории имеет свои особенности. Чем лучше известен психологический портрет слушателей, тем больше шансов адекватно представить информацию. Игровой жанр становится неуместен для взрослых и, наоборот, для детей младшего возраста неинтересна сухая взрослая презентация. Излагать материал с использованием доступной терминологии. Подробную техническую информацию – готовить отдельно с расчетом на технический персонал.
Какова конечная цель презентации?
Что представляет объект презентации?
Для какой аудитории предназначена презентация?
Соблюдайте единый стиль оформления.
Избегайте стилей, которые будут отвлекать от самой презентации.
Вспомогательная информация (управляющие кнопки) не должна преобладать над основной информацией (текст, рисунки).
Для фона выбирайте более холодные тона (синий или зеленый).
Используйте свои фоны и цветовые схемы.
Слайд 5. Использование цвета
На одном слайде рекомендуется использовать не более трех цветов: один для фона, один для заголовков, один для текста,
Для фона и текста используйте контрастные цвета.
Слайд 6. Анимационные эффекты
Динамика. Важное преимущество преподнесения информации в мультимедийных презентациях заключается в том, что помимо текстов, иллюстраций и звука на экране присутствует движение. Движущиеся объекты в первую очередь привлекают внимание любого зрителя.
Используйте возможности компьютерной анимации для представления информации на слайде,
Не стоит злоупотреблять различными анимационными эффектами, они не должны отвлекать внимание от содержания информации на слайде.
Слайд 7. Содержание информации
Приоритет функциональности. При большом объеме сложной информации становится главным – функциональность и наглядность. Информация подается крупным планом, четко и выделяя главное. Даже если это ухудшает эстетическое восприятие. Часто встречаются мультимедийные презентации делового жанра, которые прекрасно оформлены графически, с удачным музыкальным сопровождением. Работы, которые оставят приятное впечатление у массовой аудитории. Но главная тема, которая сама по себе ни имеет привлекательности для незаинтересованного зрителя – уходит на второй план.
Используйте короткие слова и предложения.
Минимизируйте количество предлогов, наречий, прилагательных.
Заголовки должны привлекать внимание аудитории.
Слайд 8. Расположение информации на слайде
Предпочтительно горизонтальное расположение информации.
Наиболее важная информация должна располагаться в центре экрана.
Если на слайде располагается картинка, то под ней располагается надпись.
Для заголовков – размер не менее 24, для информации – размер не менее 18.
Нельзя смешивать разные типы шрифтов в одной презентации.
Рекомендуется использовать шрифт Arial.
Для выделения информации следует использовать жирный шрифт, курсив или подчеркивание.
Нельзя злоупотреблять прописными буквами.
Слайд 10. Способы выделения информации
Слайд 11. Объем информации
Не стоит заполнять один слайд слишком большим объемом информации: люди могут единовременно запомнить не более трех фактов, выводов, определений.
Наибольшая эффективность достигается тогда, когда ключевые пункты отображаются по одному на каждом отдельном слайде.
Слайд 12. Изображения
Способы визуализации. Схематичная подача информации, как правило, облегчает ее восприятие. При демонстрации экономических показателей применяется стандартная деловая графика – столбцы, диаграммы, карты. Трехмерные, пусть даже схематичные модели делают доступными для восприятия и понимания самые сложные процессы.
Слайд 13. Изображения
Какие ошибки на слайде?
Используемые в презентации графические элементы должны быть отчётливо различимы.
1-2 изображения на слайде, ½ или 2/3 площади слайда.
2. Подготовка изображения, его оптимизация
Мы довольно часто используем в презентации графические изображения и часто под рукой нет того что нам надо. Какие пути поиска? Интернет, фотосъемка, сканирование. Чтобы представление о презентации было положительным, качество рисунка должно быть очень хорошим, тогда на помощь приходит одна из распространенных программ обработки изображений «Photoshop». Несколько советов по работе в этой программе.
3. Защита презентации
Выглядим красиво, деловито. Одежда желательно должна соответствовать цвету презентации.
И главное – хорошо ориентируемся по расположению текста своей работы.
Если какие-то тонкости не проведены в проекте, то можно вставить в презентацию, но повторяться речь и текст презентации не должны. Может быть дополнительная кратная информация или определения терминов, правил.
Если вы сильно волнуетесь
Для того чтобы вам было легче взять себя в руки в начале ответа, можно посоветовать следующее:
Как только справились с волнением, установили визуальный контакт.
С критическими замечаниями соглашаемся, киваем, не спорим – аргументируем фактами, внимательно слушаем вопросы, и очень конкретно отвечаем.
Мастер-класс «Использование ИК-технологий педагогом на разных этапах урока» см. в Приложении 2
Правила хорошей презентации для защиты проекта
Через бизнес-инкубатор прошли сотни и сотни самых разных презентаций от участников многих конкурсов, желающих пройти акселерационную программу.
Некоторые из них запомнились надолго за счет креативных творческих решений и нестандартной подачи, но есть и те, которые все забыли сразу же после выступления. «Вдохновившись» такими презентациями, мы составили топ распространенных ошибок в презентациях на защите проектов.
1. Тексты, тексты, тексты
Одна из наиболее частых ошибок — скопировать на слайд простыню текста. В таком случае аудитория увлечена чтением, игнорируя вашу речь, либо вообще не успевает дочитать текст и теряет мысль. Помните: регламент 3 минуты, в среднем на слайд должно уйти 30 секунд, где должны быть показаны основные тезисы.
Как лучше: сделайте визуальный ряд, следуйте принципу: коротко и по существу. Расширить мысль вы можете устно.
2. Болтливые часов не наблюдают
Из опыта прошлых защит: вы рассказываете треть своего выступления, а затем время кончается, и вас прерывают. Можно злиться, обижаться, возмущаться, но соблюдение регламента – главное правило хорошего тона и успешного выступления – помните об этом.
Как лучше: Репетируйте свое выступление, засекая время. Чтобы укладываться в регламент, выносите все ненужные слайды в приложение. Если не успели что-то рассказать, но вам задали вопрос по этой теме – отмотайте и дайте ответ.
3. Не знаю, о чем говорю
Рассказываете про то, в чем хорошо разбираетесь и не рассказывайте про то, в чем «плаваете». Делая обратное, вы сами роете себе яму. При первом же вопросе от членов жюри можно засыпаться, если вы не компетентны в той или иной теме.
Как лучше: говорите о том, в чем разбираетесь. Если чувствуйте, что не понимаете тему до конца, обратитесь к источнику/трекеру/эксперту или погуглите в конце концов:).
Цифры значительно повышают доверие к вам и проекту в целом – это факт. Свободное владение цифрами повышает вашу экспертность в глазах жюри. Но! На всех данных необходимо указывать источник: объем рынка, количество покупателей, их средний чек и т. п. должны быть обоснованными. Сюда же относится ситуация, когда участники представляют неразборчивые графики, диаграммы, таблицы мелким шрифтом и все те визуальные приемы, которые невозможно прочитать/понять/успеть изучить.
Как лучше: по возможности старайтесь выводить обоснованные цифры по теме в каждый слайд без визуальных нагромождений. Сделайте графики максимально простыми и доступными для прочтения.
5. Чувство меры в цвете и шрифтах
Фон и цвет текста могут помочь вам сделать презентацию проекта легким для восприятия, но порой мы любим все усложнять, используя шрифты/цвет/подложки, которые делают текст нечитабельным, а презентацию безвкусной.
Как лучше: Используйте графические сервисы (Canva, Flaticon), подложки, банки с гифками и фотографиями, которые отображают вашу идею или проблему. Внимательно расставляйте цветовые акценты: они должны подчеркивать важный текст, а не отвлекать внимание от него. Если же вы не чувствуете в себе дизайнерских способностей, черный цвет текста на белом фоне – оптимальное решение в этом случае.
6. И снова здравствуйте!
В защите проекта необходимо дать информацию о себе и членах команды. Зачастую участники увлекаются и используют регалии, которые не соотносятся с проектом из разряда: я мать семерых детей, учитель, министр, по гороскопу весы и т. п., а про остальных и вовсе забывают.
Как лучше: в информации о себе и команде указывайте компетенции и роль участника в вашем проекте.